Paragraaf 1: Tijdstip van vergaderen en
voorbereidingen
Artikel 9 Vergaderfrequentie, -tijden en
–locaties
- 1.
Drie weken vóór een raadsvergadering is er een Forum, genaamd
Forum Eerste Dinsdag.
- 2.
Een Forum Eerste Dinsdag start met een Plenair Blok. Na
afsluiting van het Plenaire Blok kunnen er Deelfora
plaatsvinden. Er kunnen maximaal drie Deelfora tegelijkertijd
plaatsvinden.
- 3.
Twee weken vóór een raadsvergadering is er een Forum, genaamd
Forum Tweede Dinsdag. Dit Forum kent geen Plenair Blok. Er
kunnen maximaal drie Deelfora tegelijkertijd plaatsvinden. In
een Forum Tweede Dinsdag kunnen presentaties, hoorzittingen en
andersoortige bijeenkomsten worden gehouden.
- 4.
Een Forum wordt gehouden op dinsdagavond vanaf 20.00 uur in het
stadhuis.
- 5.
Het Raadspresidium kan in bijzondere gevallen een andere dag of
aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Het
voert hierover overleg met de griffier.
- 6.
Het Raadspresidium kan besluiten om op andere tijdstippen en
locaties dan in de vorige leden bepaald een Forum te houden over
een specifiek onderwerp. Artikel 14, lid 1, is op deze
vergaderingen niet van toepassing.
- 7.
Onverminderd hetgeen in deze regeling is vermeld, bepaalt het
Raadspresidium het vergaderschema, de vergadertijden en –zalen
van het Forum en de Deelfora.
Artikel 10 De planning en agendering van
Forumvergaderingen
- 1.
Het opstellen en voorbereiden van de conceptagenda voor de
vergaderingen van het Forum en Deelfora geschiedt door het
Raadspresidium als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van
orde voor de raad van de gemeente Rijswijk (hierna te noemen:
RvO RSWK).
- 2.
Het Raadspresidium bepaalt voor elk Forum:
- a)
het aantal Deelfora op die avond, de verdeling daarvan over de
vergaderzalen, alsmede de tijdsduur en de agenda van ieder van
de vergaderingen;
- b)
de aanwijzing van de personen die tijdens deze Deelfora zullen
optreden als Forumvoorzitter.
- 3.
Tijdens een Plenair Blok kunnen in ieder geval de volgende zaken
aan de orde komen:
- a)
Algemeen spreekrecht burgers over onderwerpen die niet op de
agenda staan;
- b)
Beantwoording van raadsadressen;
- c)
- d)
Mededelingen van het college en zijn leden in het kader van de
actieve informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de
Gemeentewet;
- e)
Bespreking van het presidiumvoorstel inzake de conceptagenda
voor de raadsvergadering;
- f)
Verzoeken van het college voor het houden van presentaties;
- g)
Terugkoppeling inzake gemeenschappelijke regelingen;
- h)
Lijst van toezeggingen en moties;
- i)
Procedurebespreking van ingekomen stukken.
Artikel 11 Oproep en agenda
- 1.
De griffie verzendt op last van het Raadspresidium ten minste 10
dagen vóór het Forum Eerste Dinsdag een oproep aan alle
raadsleden en vaste vervangers, onder vermelding van de dag, de
tijdstippen en de locaties van de Deelfora.
- 2.
Het vergaderschema voor het betreffende Forum en de Deelfora, de
agenda’s en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd
met de schriftelijke oproep verzonden.
- 3.
Te wijzigen stukken en extra informatie worden op de donderdag,
ten minste 10 dagen vóór de desbetreffende raadsvergadering (na
behandeling tijdens het Forum Eerste Dinsdag) én op de donderdag
voorafgaand aan de raad (vanuit het Forum Tweede Dinsdag) aan de
raad verzonden.
Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen
op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van
de oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd.
- 2.
Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten
het gemeentehuis gebracht.
- 3.
Indien voor stukken op grond van artikel 23 geheimhouding is
opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid
onder berusting van de griffie en verleent deze slechts inzage
aan de personen die op grond van artikel 21, lid 2, de besloten
vergadering hadden mogen bijwonen.
Artikel 13 Openbare kennisgeving
- 1.
De vergaderingen worden door aankondiging in één of meer dag-,
nieuws-, of huis-aan-huis bladen, in het gemeentelijk
informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente
gebruikelijke wijze en tevens door plaatsing op de gemeentelijke
website ter openbare kennis gebracht.
- 2.
De openbare kennisgeving vermeldt in ieder geval:
- a)
de datum, aanvangstijd en plaats van het Forum en de
Deelfora;
- b)
de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en
de daarbij behorende stukken kan inzien;
- c)
de onderwerpen van de agenda;
- d)
de mogelijkheden tot het uitoefenen van het spreekrecht
als bedoeld in artikel 15.
Paragraaf 2: Orde van de vergadering
Artikel 14 Woordvoerder tijdens (Deel)Forum
- 1.
Iedere fractie is bevoegd om per agendapunt één persoon in een
(Deel-)Forum het woord te laten voeren. Dit lid wordt geacht
namens zijn fractie het woord te voeren.
- 2.
In bijzondere gevallen kan het Raadspresidium besluiten tot het
houden van een Forum of Deelforum waaraan meer dan één deelnemer
per fractie kan deelnemen.
Artikel 15 Spreekrecht burgers en belanghebbenden in
(Deel)Forum
- 1.
Burgers en belanghebbenden hebben, met inachtneming van het
in dit artikel bepaalde, het recht om in te spreken tijdens
het Forum of Deelfora.
- 2.
Over een onderwerp dat niet op de agenda vermeld is, kan
worden ingesproken aan het begin van het Forum Eerste
Dinsdag.
- 3.
Over een onderwerp dat geagendeerd is voor behandeling in
één van de Deelfora kan voorafgaande aan de behandeling van
bedoeld onderwerp worden ingesproken.
- 4.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit
uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de desbetreffende
vergadering aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij
het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam, adres en
telefoonnummer.
- 5.
Elke spreker krijgt maximaal 5 minuten het woord, met een
maximum van 3 sprekers.
- 6.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De
voorzitter kan van het bepaalde in lid 5 en van de volgorde
afwijken, indien de voorzitter dit in het belang acht van de
orde van de vergadering.
- 7.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit
heeft verleend. De voorzitter of een lid van de raad kan een
voorstel doen voor de behandeling van de inbreng van de
inspreker.
- 8.
De voorzitter van een Deelforum kan aan insprekers de
gelegenheid geven om kort (circa 1 minuut) te reageren op de
door het Forum gevoerde discussie.
- 9.
Er kan niet worden ingesproken:
a) over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of
beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;
b) over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van
personen;
c) indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet
bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
Artikel 16 Verslaglegging Forum en Deelfora
- 1.
De verslaglegging van het Forum en de Deelfora kan, onder
verantwoordelijkheid van de Forumgriffier, aan een notulist
worden opgedragen. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van
de Forumgriffier.
- 2.
Van het besprokene in een (Deel)Forum wordt in de verslaglegging
per fractie vastgelegd welke opvattingen en (voorlopige)
standpunten zijn ingebracht, alsmede een zakelijke samenvatting
van de gevoerde discussie daarover.
- 3.
Het verslag bevat in ieder geval de adviezen als bedoeld in
artikel 3, lid 2.
- 4.
De verslaglegging bedoeld in het eerste lid bevat per agendapunt
ten minste de namen van de Forumvoorzitter, de deelnemers aan de
Forumvergadering, de Forumgriffier, de notulist, de griffier, de
burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris, allen voor
zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord
gevoerd hebben.
- 5.
Het ontwerpverslag van het Forum en de Deelfora wordt, behoudens
bijzondere omstandigheden, tijdig voor de daaropvolgende
raadsvergadering toegezonden aan alle raadsleden en vaste
vervangers, de burgemeester, de wethouders en de
gemeentesecretaris, alsmede aan de overige deelnemers.
- 6.
Het verslag van het Forum en de Deelfora wordt vastgesteld in de
vergadering van het daarop volgende plenaire forum. De
vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de griffier
ondertekend.
Artikel 17 Spreekregels
- 1.
Een lid, de burgemeester en een wethouder spreken vanaf hun
plaats of vanaf de spreekplaats en richten zich tot de
voorzitter. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter
bepalen dat zij vanaf een andere plaats spreken.
- 2.
Een lid, de burgemeester of een wethouder voeren het woord na
het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te
hebben.
- 3.
De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord
wordt gevraagd over de orde van de vergadering.
Artikel 18 Aantal spreektermijnen
- 1.
De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten
hoogste twee termijnen.
- 2.
Voorafgaand aan de eerste termijn inventariseert de voorzitter
de beoogde inbreng van de fracties en bepaalt aan de hand
daarvan de volgorde van de sprekers.
- 3.
Elke spreektermijn wordt door de (Deel)Forumvoorzitter
afgesloten.
- 4.
Een deelnemer mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord
voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 5.
Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp
of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend
interrupties en het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 19 Voorstellen van orde
- 1.
De voorzitter van het (Deel)Forum en iedere deelnemer kan
mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden
toegelicht.
- 2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de
orde van het betreffende (Deel)Forum.
- 3.
Over een voorstel van orde beslist de vergadering terstond.
Artikel 20 Handhaving orde; schorsing
- 1.
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord,
tenzij:
- a)
de voorzitter van het (Deel)Forum het nodig oordeelt om
hem aan het opvolgen van deze regeling te
herinneren;
- b)
een deelnemer aan de vergadering hem interrumpeert; de
voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere
interrupties zijn betoog zal afronden.
- 2.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke
uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde
onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan
wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter
tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg
geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin
zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord
ontzeggen.
- 3.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor
een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de
heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering
sluiten.
- 4.
De voorzitter is bevoegd om uitvoering te geven aan het bepaalde
in artikel 24, lid 2.