CVDR385811_1REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERSnlregelingTerschelling2018-04-10Terschellingwebiste gemeente Terschellingreglement van orde voor het college van B&Wartikel 52 van de Gemeentewetcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2015-12-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-01-01nieuwe regelingOnbekendGeenGeenREGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE
VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERSBurgemeester en wethouders van Terschellinggelet op artikel 52 van de Gemeentewet;b e s l u i t e n :vast te stellen het volgende Reglement van orde voor de vergaderingen en
andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.1Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging1.Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.2.Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of
ontstentenis van één der wethouders.3.Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens
verhindering of ontstentenis.4.Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te
oefenen geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.2Dag en plaats van de reguliere vergaderingen1.Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling
overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de
voorzitter of een wethouder het nodig acht.2.Voor elke vergadering wordt, als regel tenminste tweemaal 24 uur van
tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met
bespreekstukken toegezonden. De vergaderstukken liggen voor de leden van
het college bij het bestuurssecretariaat ter inzage. Daarnaast worden de
vergaderstukken langs elektronische weg ter beschikking van de leden van
het college gesteld.3.De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.3Verhindering1.Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij
te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.2.Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of
gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de Burgemeester,
alsmede aan degene die de secretaris vervangt.4Agenda1.De secretaris maakt een voorlopig onderscheid tussen hamerstukken en
bespreekstukken.2.Op de agenda worden geplaatst die adviezen en nota’s waarop een lid van
het college heeft aangegeven dat bespreking tijdens de vergadering
gewenst wordt.3.Op de agenda worden de hamerstukken geplaatst.5Extra vergaderingen1.Indien een besluit een spoedeisend belang heeft, wordt dit in overleg
tussen secretaris en Burgemeester bepaald. Ten minste 24 uur van tevoren
wordt het college van deze extra vergadering aangekondigd. De stukken
worden in de regel meegestuurd.2.Elk collegelid kan, met redenen omkleed, om een extra vergadering
vragen.3.Indien het onmogelijk is om een vergadering bijeen te roepen, kan het
onder lid 1 gevraagde besluit ook tot stand komen na uitwisseling van
standpunten via de mail. Dit besluit wordt op de besluitenlijst van de
eerstvolgende vergadering verwerkt.6Ambtelijke ondersteuningDe secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak
nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het
college.7Deelneming derden aan de vergaderingHet college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een
vergadering uit te nodigen, bijvoorbeeld om een (nadere) toelichting te
verschaffen op een agendapunt.8Stemmingen1.Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit
stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.2.Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming
vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt
toegepast.3.Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een
besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen
gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.4.Indien daarbij de stemming is beperkt tot een persoon en de stemmen
staken, beslist terstond het lot.5.Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de
volstrekte meerderheid is verkregen heeft een tweede stemming plaats
tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op
zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen
over meer dan twee personen verdeeld dan wordt bij een tussenstemming
uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal
plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of de tweede stemming de
stemmen staken, beslist terstond het lot.9Besluitenlijst1.De secretaris draagt zorg voor een besluitenlijst van de
vergadering.2.De besluitenlijst bevat tenminste:
de namen van de aanwezige leden;
de namen van de afwezige leden;
de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de
beraadslaging;
desgewenst een vermelding van zaken die buiten de agenda aan de
orde zijn geweest;
een formulering van de door het college genomen besluiten;
3.Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college
daarom vraagt.4.De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering
vastgesteld.5.De besluitenlijst wordt, voor zover aard en inhoud van de besluitvorming
zich daartegen niet verzet, zo spoedig mogelijk na de vergadering
openbaar gemaakt, toegezonden aan de voorzitters van de raadsfracties en
voor de overige raadsleden op de voor stukken voor de vergaderingen van
de raad gebruikelijke wijze ter inzage gelegd.10Openbare vergadering1.Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.2.De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk ook van
toepassing op een openbare vergadering.11InwerkingtredingDit reglement treedt in werking op 1 januari 2016.OndertekeningVastgesteld in de vergadering van Burgemeesteren Wethouders van Terschelling d.d. 15 december 2015De secretaris, De burgemeester,ToelichtingAlgemeenIngevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van
orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden
wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan
de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen
de wethouders behoort daartoe. De achtergrond voor herzien van het uit 1994
stammende reglement van orde en andere werkzaamheden van het college is met name
gelegen in de ingrijpende wijzigingen in de positie van de secretaris en de
nieuwe functie van griffier. Voor de raad is inmiddels een Reglement van orde in
een dualistisch stelsel vastgesteld. Daarnaast is er een verordening op de
ambtelijke bijstand en een instructie voor de griffier vastgesteld. Door al deze
ontwikkelingen is het reglement voor het college nog eens kritisch bekeken en
geactualiseerd. De Wet dualisering gemeentebestuur op zich heeft weinig concrete
wijzigingen in het reglement van orde voor het college als gevolg. Waar nodig
wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervangingIn het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de
orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van
het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd.
Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de
verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de
portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in
artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele
leden van het college).Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden
geregeld. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk
gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het
(tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Ieder collegelid kan tot het moment van aanvang van de vergadering voorstellen
een hamerstuk alsnog te bespreken. Dit voorstel sluit aan bij de bestaande
praktijk van Terschelling.Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingenMet het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel
53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen
flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen
af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat
ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34
Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat
een extra vergadering wordt gehoudenArtikel 3 VerhinderingDit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht
al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum
voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De
voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.Artikel 4 AgendaDe rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de
artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven.
Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit
reglement, anderzijds in organisatiebesluiten.In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het
doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.Artikel 5Hier is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De
secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten
aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de
collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt. Omdat in de praktijk een
spoedeisend besluit ook via consultatie over de mail wordt genomen, wordt bij
deze regeling daarop aangesloten.Artikel 6 en 7 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan
vergaderingArtikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is
dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig
kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de
eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering
geldt.Artikel 8 StemmingenIn de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een
regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten
aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie
van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van
orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de
wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd
indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook
over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming
wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.Artikel 9 BesluitenlijstIn deze regeling wordt gekozen voor een “lichte” besluitenlijst, zonder een
vermelding van aan- en afwezige leden. Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris. Op Terschelling
gebeurt dit middels een besluitenlijst. Als op grond van artikel 55 van
de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd,
zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp
een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris
afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip “besluitenlijst”. Op
grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van
het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Gekozen is voor een
regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en
niet gewacht hoeft te worden totdat de besluitenlijst is vastgesteld. De
openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden
betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 gemeentewet geheimhouding is
opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar
belang. Het college heeft daarbij wel het bepaalde in art 10 van de WOB (Wet
openbaarheid bestuur) in acht te nemen.Artikel 10 Openbare vergaderingIngevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen
met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via
artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een
vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel
53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan
bekend moet maken.Artikel 11 InwerkingtredingOm praktische reden is gekozen voor 1 januari 2016.