| Organisatie | Bodegraven-Reeuwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening behandeling bezwaarschriften Bodegraven-Reeuwijk 2016 |
| Citeertitel | Verordening behandeling bezwaarschriften Bodegraven-Reeuwijk 2016 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bezwaarschriften |
Geen
Regeling ambtelijk horen Bodegraven-Reeuwijk 2016
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2016 | Nieuwe regeling | 16-12-2015 Gemeenteblad 2015, 128831 | Z-15-35842 |
De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 november 2015;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en de artikelen 7:5 en 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;
Verordening behandeling bezwaarschriften Bodegraven-Reeuwijk 2016
Na ontvangst van een bezwaarschrift wordt een onderzoek ingesteld naar de mogelijkheid om het geschil in der minne te schikken (pre-mediation).
Artikel 8: Uitoefening bevoegdheden
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de commissie:
Artikel 13: Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
Artikel 18: Uitbrengen advies en verdaging
Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de wet, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.
Artikel 19: Intrekking oude regeling
De “Verordening commissie bezwaarschriften Bodegraven-Reeuwijk 2011” van 3 januari 2011 wordt ingetrokken.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, gehouden op 16 december 2015.
De griffier,
drs. J.H,. Rijs
De voorzitter,
mr. C. van der Kamp
Aldus besloten door burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk op 10 november 2015.
De secretaris, a.i.,
drs. J.G. de Jager
De burgemeester,
mr. C. van der Kamp
Aldus besloten door de burgemeester van Bodegraven-Reeuwijk op 10 november 2015.
mr. C. van der Kamp
Op grond van artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan een gemeente ervoor kiezen om bezwaarschriften door een externe commissie te laten behandelen. Tot nu toe was dat in de gemeente Bodegraven-Reeuwijk ook het geval. Met ingang van 2016 zal bij bepaalde categorieën bezwaarschriften niet meer door de commissie bezwaarschriften worden gehoord en geadviseerd, maar ambtelijk horen en dus ook ambtelijke advisering worden ingezet. Artikel 7:5 van de Awb biedt daartoe de mogelijkheid.
Deze verordening geeft in eerste instantie een uitwerking van de behandeling van bezwaarschriften door een adviescommissie. Daarnaast biedt de verordening ook de mogelijkheid om bij bepaalde, door het college aan te wijzen categorieën bezwaarschriften het horen ambtelijk te laten plaatsvinden. Voor de afbakening daarvan en de in dat geval te volgen procedure zal het college een apart reglement vaststellen.
In dit artikel is een aantal begripsbepalingen opgenomen. Er ontbreekt een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan'. Dit begrip wordt namelijk in de Awb al nader gedefinieerd. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan dus de gemeenteraad betreffen, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.
Artikel 2: Inleidende bepaling commissie
Hierboven bij de algemene toelichting is aangegeven dat een gemeente ervoor kan kiezen om bezwaarschriften door een externe commissie te laten behandelen. Deze commissie wordt in artikel 2 geïntroduceerd.
Verder wordt in dit artikel een aantal zaken uitgezonderd van behandeling door de commissie. Dit betreft zaken waarvoor afwijkende of aanvullende bepalingen gelden over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding.
Tenslotte wordt in het artikel de mogelijkheid geboden om voor bepaalde door het college bij apart reglement aan te wijzen categorieën bezwaarschriften ambtelijk horen en adviseren in te zetten.
Artikel 3: Samenstelling van de commissie
In dit artikel wordt, conform het bepaalde in artikel 7:13 Awb, aangegeven dat de commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden en dat de voorzitter geen deel uitmaakt van of werkzaam is voor een bestuursorgaan van de gemeente. Omdat in onze gemeente is gekozen voor een geheel externe commissie, geldt dat laatste ook voor leden of plaatsvervangende leden.
Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen, het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Mocht een commissielid niet zelf ontslag nemen dan is het uiteindelijk aan het college om op te treden. Het college mag uiteraard niet te lichtvaardig met die ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuurorgaan onwelgevallig standpunt. Het ligt dus voor de hand dat voordat een dergelijke stap wordt genomen er diverse gesprekken hebben plaatsgehad en dat er een dossier is gevormd.
Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij het functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. Ook bij het ambtelijk horen speelt deze secretaris een rol.
Voorheen liep de zittingsduur van de commissie gelijk met de zittingsduur van de raad. Een aantal jaren geleden is daarvan afgestapt en worden de leden van de commissie benoemd voor een periode van vier jaar, ook wanneer deze benoeming tijdens een raadsperiode plaatsvindt. Daardoor ontstaat een zekere mate van continuïteit bij de commissie. Het is namelijk niet meer zo dat op één moment de hele commissie opstapt, maar door natuurlijk verloop zal dit meer gespreid zijn.
Het artikel bevat verder een aantal bepalingen met betrekking tot het ontslag of aftreden van een commissielid. Ten aanzien het vijfde lid moet nog wel worden opgemerkt dat dit een bepaling van orde is. Een ontslagnemend lid kan uiteraard niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
Artikel 6: Ingediend bezwaarschrift
Dit artikel spreekt voor zich. Aan welke vereisten een bezwaarschrift moet voldoen, binnen welke termijn dat moet worden ingediend, en welke procedure na ontvangst van het bezwaarschrift moet worden gevolgd, is uitgebreid geregeld in de Awb.
Dit artikel maakt het mogelijk om na ontvangst van een bezwaarschrift over te gaan tot een bemiddelingspoging, bijvoorbeeld in de vorm van pre-mediation. In dat geval zal de secretaris of de behandelend ambtenaar direct na ontvangst van het bezwaarschrift telefonisch contact opnemen met de bezwaarde. Op deze manier kunnen misverstanden worden rechtsgezet of het bezwaar nader worden toegelicht. Dit kan leiden tot intrekking van het bezwaarschrift.
Door deze bepaling is procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.
Artikel 8: Uitoefening bevoegdheden
In dit artikel wordt een aantal bevoegdheden of verplichtingen, die volgens de Awb aan het bestuursorgaan toekomen, overgedragen aan de voorzitter van de commissie. Het gaat daarbij om:
Uiteraard is het bovenstaande bedoeld om het proces rondom de afhandeling van bezwaarschriften efficiënter te laten verlopen.
Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.
De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.
Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.
In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak. Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.
Dit artikel betreft een nadere uitwerking van artikel 7:13 Awb, waarin is bepaald dat wanneer er een adviescommissie is ingesteld, het horen ook plaatsvindt door deze commissie. Daarbij wordt aan de voorzitter van de commissie een aantal bevoegdheden toegekend, in lijn met hetgeen in artikel 8 van de verordening is bepaald. Anders dan in artikel 8 gaat het hierbij echter niet om bevoegdheden die normaal gesproken bij het bestuursorgaan gelegen zouden hebben, maar bij de commissie als geheel.
Artikel 11: Uitnodiging zitting
Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.
In navolging van de modelverordening van de VNG is ervoor gekozen voor een uitnodiging ten minste 2 weken voor de zitting, zodat de bezwaarde en de overige belanghebbenden:
Anderzijds is die termijn ook weer niet te lang, gelet op de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie art. 7:10 Awb).
Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient uiteraard wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen.
Lid 1 van dit artikel spreekt voor zich. Lid 2 vormt een verdere uitwerking van artikel 7:13 lid 3 Awb, waarin is bepaald dat het horen kan worden opgedragen aan de voorzitter of een commissielid. Dat wil echter niet zeggen dat de advisering dan ook door die voorzitter of dat commissielid kan plaatsvinden. Dat zou namelijk in strijd zijn met artikel 7:13 Awb. In het eerste lid onder a van dat artikel is namelijk bepaald dat de commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden en op grond van het derde lid kan daarop alleen ten aanzien van het horen (en dus niet ten aanzien van het uitbrengen van advies) een uitzondering worden gemaakt. De wet schrijft echter niet voor hoe in een dergelijk geval het advies tot stand moet komen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de overige leden schriftelijk te consulteren, of voorafgaand aan of tijdens de beraadslaging de digitale geluidsopname af te luisteren.
Artikel 13: Niet-deelneming aan de behandeling
Dit artikel betreft een uitwerking van artikel 2:4 Awb. Daarin is bepaald dat een bestuursorgaan zijn taak zonder vooringenomenheid vervult en ervoor waakt dat de voor hem werkzame personen (waaronder dus de leden van de commissie) die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden.
Artikel 14: Openbaarheid zitting
Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.
In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.
De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 16 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.
Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. In de gemeente Bodegraven-Reeuwijk is het tegenwoordig gebruikelijk dat van de hoorzitting een digitale geluidsopname en dus geen geschreven verslag wordt gemaakt.
Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag of de geluidsopname duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.
Indien belanghebbende daarom verzoekt, wordt de digitale geluidsopname naar hem toegezonden. Dit kan zowel voorafgaand aan als tegelijkertijd met het advies plaatsvinden.
Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het horen en de stemmen staken in de adviescommissie, dan hoeft bij de hernieuwde behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden. Bij onduidelijkheden kan immers de geluidsopname worden afgeluisterd.
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden.
In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren.
Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek.
Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken.
Artikel 17: Raadkamer en advies
Zie met betrekking tot lid 1 ook de toelichting bij artikel 14: de hoorzitting is in principe openbaar, de beraadslaging van de commissie vindt achter gesloten deuren plaats.
In lid 2 wordt bepaald dat de commissie bij meerderheid van stemmen beslist. Voor het geval er geen meerderheid is, bijvoorbeeld doordat één of meer leden dan wel hun plaatsvervangers tijdens de beraadslaging niet aanwezig zijn, wordt in lid 3 bepaald dat de stem van de voorzitter dan de doorslag geeft.
Zie voor het uitbrengen van advies in het geval er niet door de voltallige commissie is gehoord, ook de toelichting op artikel 12.
In lid 5 wordt duidelijk aangegeven dat de commissie alleen advies uitbrengt en dus geen beslisbevoegdheid heeft. Dat laatste is uiteraard voorbehouden aan het verwerend orgaan.
Artikel 18: Uitbrengen advies en verdaging
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb wordt het advies van de commissie schriftelijk uitgebracht.
De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.
Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden. Lid 3 voorziet daar dan ook in.
Artikel 19: Intrekken oude regeling
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 20: Inwerkingtreding en overgangsrecht
In artikel 139 tot en met 144 Gemeentewet zijn de bekendmaking en inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden geregeld. Daarin is bepaald dat deze besluiten van het gemeentebestuur niet eerder verbinden dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het (digitale) Gemeenteblad.
In lid 2 is een bepaling van overgangsrecht opgenomen voor het geval een bezwaarschrift is binnengekomen vóór 1 januari 2016, maar er nog geen hoorzitting is gehouden. Voor dat geval geldt de nieuwe regeling.