CVDR385466_1Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente CoevordennlregelingCoevorden2016-01-01CoevordenElektronisch gemeenteblad 9-12-2015Controleverordening gemeente CoevordenGemeentewet artikel 213gemeenteraadbestuur en recht2015-11-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-01-012023-01-01Nieuwe regelingCollegevoorstel, bijlage nr. 1257Algemeen bestuur en organisatieGeenGeenVerordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente CoevordenNo. 2016/1257De raad van de gemeente Coevorden;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, bijlagenr. 1257;gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
gemeenten;b e s l u i t:vast te stellen de volgende:Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de
inrichtingvan de financiële organisatie van de
gemeente Coevorden1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant: een door de raad benoemde:
registeraccountant, of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36, Wet op de Accountant-administratie consulenten,
of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de in
artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de
Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad
benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel
186 van de Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere
regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213
van de Gemeentewet in acht worden genomen.
rechtmatigheid: een rechtmatigheidsoordeel over de financiële
beheershandelingen van de gemeente;
deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de
verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke
organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
financiële beheershandelingen: handelingen die betrekking hebben op
die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten
en lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden
verantwoord.
2Opdrachtverlening accountantscontrole
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te
benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor
een periode van vier jaar.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringtoleranties) bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij
toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en
afwijkende rapporteringtoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en de inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportagesen voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met
bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden;
de gemeentelijke producten en/of organisatieonderdelen met
bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden.
In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en
g kan de raad in het programma van eisen opnemen,
dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de
accountantscontrole in overleg met de accountant
vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten
van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke
producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek
aandacht dient te besteden en welke
rapporteringtoleranties hij daarbij dient te
hanteren.
In geval van Europese aanbesteding van de
accountantscontrole stelt de raad voor de selectie
van de accountant de selectiecriteria en per
selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
3Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving
en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór 1 juli aan de
raad.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.5Auditcommittee1.Er is een auditcommittee.2.Het auditcommittee heeft tot taak het voeren van periodiek
(afstemmings)overleg met de accountant, (een vertegenwoordiger van) de
rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de
gemeentesecretaris en de (concern)controller ter bevordering van een
efficiënte en doeltreffende accountantscontrole in het kader van de
gemeentelijke jaarrekening.3.Het auditcommittee bestaat uit drie raadsleden, de accountant en de
voorzitter.4.De raad benoemt uit zijn midden drie leden en twee plaatsvervangende
leden.5.De plaatsvervangend voorzitter van de raad is voorzitter van het
auditcommittee.6.De griffier ondersteunt het auditcommittee en is bij iedere vergadering
aanwezig.7.De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het eind van
de zittingsperiode van de raad.8.De vergaderingen van het auditcommittee zijn niet openbaar.9.De raad stelt op voorstel van het seniorenconvent nadere regels over de
werkwijze van het auditcommittee.6Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.7Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS en dergelijke) en
neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van
deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad
benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.8Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt hij een afschrift hiervan aan
het college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles
verslag uit van zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de
ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de
dienst waar de betreffende ambtenaar werkzaam is en de (concern-)
controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende
ambtenaren.3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de
raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.9Intrekking oude verordeningDe verordening tot wijziging van de Controleverordening gemeente Coevorden,
vastgesteld bij raadsbesluit van 13 mei 2008, wordt ingetrokken.10InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 1 januari 2016, met dien verstande
dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en
deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2015 en de daarop volgende
jaren.11CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente
Coevorden”.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 10 november
2015., voorzitter, griffier