Organisatie | Schiedam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit elektronisch berichtenverkeer gemeente Schiedam 2015 |
Citeertitel | Besluit Elektronisch Berichtenverkeer gemeente Schiedam 2015 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het "Besluit e-mailverkeer gemeente Schiedam".
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2016 | nieuwe regeling | 01-12-2015 Elektronisch Gemeenteblad, 17-12-2015 | 15INT00330 |
HOOFDSTUK II OPENSTELLING EN NADERE EISEN GEBRUIK ELEKTRONISCHE WEG
HOOFDSTUK III INTERNE WERKWIJZE
Artikel 7. Afhandeling functionele berichten
Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen, stuurt de behandelaar een vertragingsbericht. Dit kan een verdaging zijn op grond van een specifiek wettelijk voorschrift, maar als dat niet (meer) mogelijk is een algemeen vertragingsbericht waarin een streefdatum wordt genoemd. Daarnaast bevat dit bericht de reden van vertraging. Dit bericht wordt ook vast gelegd in het daarvoor bestemde beheersysteem.
Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit besluit beslist het college van burgemeester en wethouders.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 1 december 2015
De secretaris, De voorzitter,
ir. J.C. van Ginkel MCM, C.H.J. Lamers
Aldus besloten door de burgemeester van Schiedam, op 1 december 2015
C.H.J. Lamers
TOELICHTING BESLUIT ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER
Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen burgers/bedrijven en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Algemene wet bestuursrecht biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer en in welke andere gevallen verkeer langs elektronische weg gelijkgesteld kan worden aan andere vormen van berichtenverkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties.
Naast de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geven de Wet elektronische handtekeningen, de Grondwet, de al bestaande artikelen in de Algemene wet bestuursrecht en sectorspecifieke regelgeving ook voorwaarden voor het elektronisch communiceren en het elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van burgers door overheidsinstanties.
De gemeente moet wel nadere regels geven over de manier waarop en wanneer er via de elektronische weg gecommuniceerd kan worden. De gemeente Schiedam doet dit in de vorm van dit besluit.
De aanbevelingen van de Nationale Ombudsman over hoe de overheid met e-mail moet omgaan, zijn in dit besluit meegenomen.
HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN
Voor dit besluit zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën.
Per categorie kan vervolgens weer onderscheid gemaakt worden tussen inkomende,uitgaande en interne berichten.
Het besluit is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Schiedam en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische berichten ontvangen door of verzonden door een bestuursorgaan.
De werking van het besluit is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z. berichten die een medewerk(st)er vanuit zijn of haar functie ontvangt of verzendt (intern of naar buiten). Het besluit beoogt geen regels te geven omtrent privégebruik van e-mail.
Daarnaast wordt aangegeven dat het besluit van toepassing is op e-mailberichten en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.
HOOFDSTUK II OPENSTELLING EN NADERE EISEN GEBRUIK ELEKTRONISCHE WEG
Artikel 4. Openstelling elektronische weg
Sinds 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) opgenomen, in afdeling 2.3 “Verkeer langs elektronische weg”.
Een bericht kan elektronisch naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend (artikel 2:15, eerste lid Awb).
De elektronische weg kan opengesteld zijn, zonder dat een expliciet besluit hieraan ten grondslag ligt. De openstelling kan blijken uit de praktijk waarin aanvragen per e-mail worden geaccepteerd en in behandeling worden genomen. Om te voorkomen dat er ongewenste of verschillende praktijken ontstaan, wordt in dit artikel expliciet vastgelegd in welke gevallen en op welke wijze elektronische berichten aan gemeentelijke bestuursorganen kunnen worden gestuurd.
Een bestuursorgaan kan voor zover het dat wenselijk acht de elektronische weg openen voor een of meer categorieën van berichten, opdat het zijn organisatie en werkprocessen vooraf afdoende gereed kan maken voor het afhandelen van elektronisch ingediende berichten van de desbetreffende categorie. Daarbij is differentiatie mogelijk. Hieruit volgt dat een bericht slechts langs elektronische weg bij een bestuursorgaan kan worden ingediend indien voldoende duidelijk is dat deze weg voor de desbetreffende berichtencategorie is opengesteld. (Memorie van toelichting bij de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Kamerstukken II 2001/02, 28 483, nr. 3, blz. 12 en 13), waarbij afdeling 2.3 van de Awb is ingevoerd).
De raad van Schiedam heeft zich ten doel gesteld om het aanbod van digitale diensten uit te breiden (Masterplan Dienstverlening 2009). Sindsdien groeit het aanbod aan digitale diensten geleidelijk. Op de website van de gemeente Schiedam is te zien welke producten en diensten digitaal kunnen worden aangevraagd en op welke manier.
Voor Wob-verzoeken is de elektronische weg is vooralsnog geheel afgesloten. Sinds de inwerkingtreding van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen, kan een verzoeker een bestuursorgaan in gebreke stellen wanneer het niet tijdig een besluit neemt op zijn Wob-verzoek en een dwangsom opeisen die oploopt tot €1260,- . Gebleken is dat er sindsdien particulieren en zelfs bureaus zijn die zich gespecialiseerd hebben in het indienen van Wob-verzoeken, niet met het oogmerk om overheidsinformatie openbaar te maken, maar vooral om dwangsommen wegens niet tijdig beslissen op te eisen. In verband hiermee is vooralsnog besloten de elektronische weg pas open te stellen op het moment dat de wetgeving op het voorkomen van dergelijk oneigenlijk gebruik is aangepast.
Artikel 5. Nadere eisen aan het gebruik van de elektronische weg
Het bestuursorgaan kan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg (artikel 2:15 Awb).
Elektronische ondertekening via DigiD
Aanvragen, bezwaarschriften en zienswijzen die in papieren vorm worden ingediend, moeten voorzien zijn van een handtekening. Wanneer deze berichten elektronisch worden ingediend, geldt de eis dat deze voorzien moeten zijn van een elektronische handtekening (artikel 2:16 Awb). Hierbij dient een methode voor authentificatie te worden gebruikt die voldoende betrouwbaar is. Er moet zekerheid bestaan over de vraag of het bericht werkelijk afkomstig is van degene op wiens naam het bericht is gesteld.
De DigiD-toegangscode wordt aangemerkt als elektronische handtekening als bedoeld in artikel 2:16 van de Awb.
HOOFDSTUK III INTERNE WERKWIJZE
Artikel 7. Afhandeling functionele berichten
Het maakt niet uit of een aanvraag elektronisch of via een brief wordt ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen gelijk aan de wettelijke termijn.
In sommige gevallen heeft de gemeente Schiedam een andere termijn afgesproken. Dan geldt de Schiedamse termijn. Deze Schiedamse termijnen zijn terug te vinden in de Schiedamse servicenormen.
Bij het ontbreken van een een schiedams termijn of een wettelijke termijn geldt een termijn overeenkomstig de termijn uit de Awb. Echter gezien het ‘snelle’ karakter van elektronische berichten verdient het de voorkeur om deze berichten zo snel mogelijk af te handelen.
Voor de afhandeling van functionele berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden.
Artikel 9. Beheersysteem elektronische berichten
Het beheersysteem voor elektronische berichten dient te voldoen aan de Nen norm 2082, waarin algemene eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur staan beschreven en welke geldt als de minimale verzameling van eisen die van toepassing is op elk systeem dat archiefstukken beheert.
De verzameling eisen betreft ook eisen voor “recordsmanagementfunctionaliteit” in bedrijfsapplicaties en kantoorautomatisering.