Organisatie | Drimmelen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Interne klachtenregeling gemeente Drimmelen |
Citeertitel | Interne klachtenregeling gemeente Drimmelen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | personeel en organisatie |
Intern bekendgemaakt
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-10-2008 | Nieuwe regeling | 16-09-2008 Onbekend | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drimmelen;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 september 2008;
gelet op de bepalingen van de Gemeentewet en titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de Wet Nationale ombudsman;
gezien de instemming van de Ondernemingsraad van 3 september 2008;
In deze regeling wordt verstaan onder:
Nationale ombudsman: het bureau van de Nationale ombudsman te Den Haag die als externe klachtvoorziening onderzoek verricht naar de feiten die aanleiding gaven tot de interne klacht, aan het gemeentebestuur rapporteert over zijn bevindingen en een behoorlijkheidsoordeel geeft over de gedraging, eventueel voorzien van aanbevelingen.
Het doel van deze regeling is het geven van een interne procedure voor de behandeling van interne klachten binnen de gemeentelijke organisatie ter uitwerking van de klachtregeling opgenomen in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.
Een ambtenaar, ingehuurde kracht, manager, gemeentesecretaris, wethouder, burgemeester, griffier, medewerker griffie heeft het recht om over de wijze waarop een ambtenaar, ingehuurde kracht, manager, gemeentesecretaris, wethouder, burgemeester, griffier, medewerker griffie zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen, een klacht in te dienen.
Artikel 4 De externe klachtencommissie
Er is een externe klachtencommissie die als taak heeft het college van burgemeester en wethouders te adviseren over ingekomen interne klachten.
De commissie wordt samengesteld als volgt:
een lid, tevens voorzitter, op voordracht van de leden onder a. en b.
De voorzitter en de (plv) leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.
De voorzitter en de (plv) leden kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een van de bestuursorganen van de Gemeente Drimmelen.
Artikel 10 Fasering van de klachtbehandeling
De klachtbehandeling kent drie fasen:
Indien iemand zich met een interne klacht tot het college van burgemeester en wethouders, wendt, wordt getracht de interne klacht direct op te lossen en de klager tevreden te stellen. Indien de klager daar prijs op stelt, wordt geprobeerd om middels een gesprek de interne klacht af te handelen. De klager wordt altijd gewezen op de mogelijkheid om, als hij ontevreden is over de eerste interne bemiddelingsfase, de tweede interne behandelfase te doorlopen.
Een ingediende interne klacht wordt, indien geen gebruik wordt gemaakt van de eerste interne bemiddelingsfase of in de situatie dat naar het oordeel van de klager na het bemiddelingsgesprek in eerste fase de interne klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, ingevolge artikel 9:14 Algemene wet bestuursrecht ter behandeling van en ter advisering over voorgelegd aan de externe klachtencommissie.
Onderzoek naar de gegrondheid van de klacht door de Nationale ombudsman na afronding van de twee fasen van interne klachtbehandeling.
Hoofdstuk 3 Eerste interne bemiddelingsfase
Artikel 11 Instemming klager vereist
Indien klager wel bereid is mee te werken aan de bemiddelingsfase, wordt door de interne klachtencoördinator een afspraak gemaakt voor een gesprek van de klager met degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft en de interne klachtbehandelaar in casu de manager c.q. respectievelijke bestuurder .
Hoofdstuk 4 Tweede interne behandelfase
Op verzoek van partijen, dan wel ambtshalve door de externe klachtencommissie, kunnen partijen afzonderlijk worden gehoord, indien aannemelijk is dat gezamenlijk horen een zorgvuldige behandeling zal belemmeren of dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Op een dergelijk verzoek beslist de voorzitter van de externe klachtencommissie.
Vastgesteld in de vergadering van het college d.d. 16 september 2008
drs. C. Smits
secretaries
drs. G.L.C.M. de Kok
burgemeester
In de interne klachtenregeling gemeente Drimmelen is titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht (verder: Awb) nader uitgewerkt. Sommige bepalingen van deze interne regeling overlappen de bepalingen uit de Awb geheel of gedeeltelijk Hiervoor is vanuit een oogpunt van interne klantgerichtheid gekozen. Met het lezen van de interne klachtenregeling gemeente Drimmelen heeft een (potentiële) interne klager alle bepalingen die betrekking hebben op de klachtprocedure in één document bij elkaar.Daarnaast blijven gemeentelijke medewerkers op grond van de nota integriteitsbeleid en de lokale klokkenluidersregeling de mogelijkheid behouden om niet integer gedrag te melden bij respectievelijk de manager, burgemeester, gemeentesecretaris en/of vertrouwenspersoon bij de Arbo-dienst. Eventueel kan ook nog een beroep worden gedaan op de Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid.
De interne klachtenregeling is een afgeleide van de Klachtverordening gemeente Drimmelen. In laatstgenoemde verordening is de procedure opgenomen voor de behandeling van klachten door burgers, niet zijnde medewerkers van de gemeente Drimmelen.
Hier is een aantal begrippen gedefinieerd die veelvuldig in de interne regeling worden gebruikt.
Het begrip “klacht” wordt in de Awb niet gedefinieerd. In artikel 9:1 Awb wordt echter bepaald dat “een ieder, dus ook een medewerker van de gemeente Drimmelen, het recht heeft over de wijze waarop een collega zich jegens hem of haar heeft gedragen een klacht in te dienen bij het ” bestuursorgaan” onder wiens verantwoordelijkheid de medewerker werkzaam is in casu het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de gemeenteraad. In artikel 1 sub a van de interne regeling wordt daarom in aansluiting op de tekst van de Awb het begrip “klacht” gedefinieerd als: “een uiting van onvrede over of kritiek op de wijze waarop een ambtenaar of lid van het college van burgemeester en wethouders zich in een bepaalde situatie ten opzichte van een ambtenaar of lid van het college van burgemeester en wethouders heeft gedragen... Het begrip ambtenaar dient ruim te worden geïnterpreteerd. Hieronder worden tevens begrepen de manager, gemeentesecretaris, griffier en de medewerker griffie. Personen die in opdracht van het gemeentebestuur bepaalde werkzaamheden uitvoeren, zonder dat er sprake is van een rechtstreekse arbeidsverhouding worden hier ook onder gerangschikt. Hierbij moet men denken aan personen die werken voor particuliere bedrijven die diensten voor de gemeente verrichten, zoals bijvoorbeeld schoonmaakwerkzaamheden en verzorging van de catering. Ook arbeidscontractanten, collegiale inlening, stagiaires, wsw’ers en uitzendkrachten vallen onder het begrip ambtenaar en als zodanig onder de interne klachtenregeling. De gedachte hierachter is dat al deze personen werkzaamheden binnen gemeentelijke organisatie verrichten en derhalve bijdragen aan de beeldbepaling van de gemeentelijke organisatie.
Een gemeenteraadslid is niet toegevoegd aan vorenstaande groep van personen omdat hij/zij niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de raad, zodat alleen geklaagd kan worden over handelingen van de gemeenteraad als zodanig, maar niet over handelingen van individuele raadsleden.
Voor alle duidelijkheid wordt gewezen op het onderscheid tussen een klacht in de zin van hoofdstuk 9 van de Awb en een melding. De interne klachtenregeling biedt een interne regeling voor de behandeling van interne klachten over gedragingen van een ambtenaar jegens de klager (andere ambtenaar). Hieronder vallen dus niet meldingen. Deze meldingen kunnen wel plaatsvinden maar dan op grond van de nota integriteitsbeleid en de lokale klokkenluidersregeling.
Voorts komt bij de begripsbepalingen het onderscheid tussen de klachtbehandelaar, de externe klachtencommissie en de interne klachtencoördinator ter sprake. In de toelichting op de afzonderlijke artikelen zal de functie van deze actoren nader worden verduidelijkt.
De interne regeling dient om de interne klachtprocedure, gebaseerd op titel 9.1 Awb, nader uit te werken.
Deze bepalingen regelen het toepassingsbereik van de interne klachtenregeling. Er is hierbij aansluiting gezocht bij artikel 9:1 lid 1 Awb. Geklaagd kan worden over een gedraging. Bij het begrip “gedraging” moet men onder andere denken aan klachten omtrent de wijze van bejegening/onderlinge omgang etc.
Klachten kunnen louter worden ingediend over gedragingen van ambtenaren en leden van het college van burgemeester en wethouders. . In artikel 1 van de toelichting staat met name gedefinieerd wie allemaal onder het begrip ambtenaar kunnen worden gerangschikt.
Deze regeling is niet van toepassing op klachten die op grond van de Klachtenverordening gemeente Drimmelen zijn/worden behandeld. Dit houdt dus in dat degene op wiens gedraging een klacht op basis van de interne regeling betrekking heeft, geen klacht (op basis van de Verordening) kan indienen tegen de beslissing van het bestuursorgaan op de ingekomen klacht. De procedure die gevolgd wordt biedt immers zodanige waarborgen dat ook de belangen van degene op wiens gedraging de klacht betrekking zijn gewaarborgd.
Artikel 4 De externe klachtencommissie
In het kader van deze interne regeling fungeert een externe klachtencommissie als klachtencommissie. Voor een externe klachtencommissie is gekozen om de objectiviteit te garanderen. Bewust is er niet voor gekozen om de advisering neer te leggen bij de bezwaarschriftencommissie personele aangelegenheden. Immers, dan blijft de kans aanwezig dat deze commissie in een later stadium in het kader van een bezwaarprocedure het college van burgemeester en wethouders moet adviseren over een bezwaar waarbij in een eerder stadium al een interne klacht bij betrokken is geweest. Iedere schijn van partijdigheid wordt hiermee voorkomen. De voorzitter en (plv.) worden in principe voor een tijdvak van 4 jaar benoemd.
Artikel 5 De interne klachtencoördinator
De interne klachtencoördinator is in alle fasen van de klachtbehandeling belast met de coördinatie van de behandeling van interne klachten. Daarnaast ondersteunt de interne klachtencoördinator de klachtbehandelaar en fungeert hij als secretaris van de externe klachtencommissie. Voor wat betreft diens werk als secretaris van de externe klachtencommissie in de tweede interne behandelfase, is de interne klachtencoördinator werkzaam onder verantwoordelijkheid van de externe klachtencommissie.
Daarnaast draagt de interne klachtencoördinator zorg voor de jaarlijkse publicatie van ingediende schriftelijke klachten in het sociaal jaarverslag. . De bevindingen en de conclusies naar aanleiding van een schriftelijke interne klacht hoeven niet te worden gepubliceerd. Tot slot dient de publicatie altijd te worden geanonimiseerd.
In dit artikel worden enige eisen gegeven waaraan een in te dienen interne klacht moet voldoen. Interne klachten dienen schriftelijk te worden ingediend.. Schriftelijke interne klachten moeten voldoen aan de in dit artikel genoemde eisen. Voor de vereisten die worden gesteld aan schriftelijke klachten is aangesloten bij artikel 9:4 Awb. Interne klachten ingediend per e-mail worden met schriftelijke interne klachten gelijkgesteld.
Artikel 7 De ontvangst van de interne klacht
In dit artikel wordt omschreven hoe omgegaan moet worden met de ontvangst van de interne klacht. Belangrijk is dat de klager direct op de hoogte moet worden gesteld van het verdere verloop van de procedure.Ook degene op wie de klacht betrekking heeft en diens manager moeten direct van de klacht op de hoogte worden gesteld.
Artikel 8 Niet behandelen van een interne klacht
In dit artikel is bepaald wanneer een interne klacht niet in behandeling wordt genomen. Hierbij is grotendeels aansluiting gezocht bij het bepaalde in artikel 6 van de Wet nationale ombudsman en artikel 9:8 van de Awb. Het niet in behandeling nemen van een interne klacht is geen besluit in de zin van artikel 1:3 lid 1 Awb, zodat hiertegen geen bezwaar –of beroepsmogelijkheid bestaat. Wel bestaat de mogelijkheid om de klacht nog bij de Nationale Ombudsman in te dienen.
Artikel 9 De behandelingstermijn
Ingevolge artikel 9:11 Awb handelt de manager c.q. respectievelijke bestuurder de interne klacht af binnen tien weken. Eventueel kan de beslissing op de klacht met vier weken worden verdaagd. Bij de gemeente Drimmelen bestaat de mogelijkheid om interne klachten ter advisering voor te leggen aan de externe klachtencommissie, zijnde een klachtadviesprocedure. Daarom is deze termijn van tien weken van toepassing. Het is echter de bedoeling om de meerderheid van de klachten, ruim binnen deze termijn, met toepassing van de eerste interne bemiddelingsfase, af te handelen.
Dit hoofdstuk bevat de kern van de klachtenregeling van de gemeente Drimmelen. Er is gekozen voor het verdelen van de klachtbehandeling in twee interne fasen en één externe fase.
Artikel 10 Fasering van de klachtbehandeling
Allereerst is er de eerste, interne bemiddelingsfase, desgewenst gevolgd door een tweede interne behandelfase. Daarna neemt het college van burgemeester en wethouders c.q. de gemeenteraad een beslissing op de interne klacht. Als de klager dat wenst, is het mogelijk na het doorlopen van de interne klachtprocedure, een beroep te doen op de Nationale ombudsman als externe (tweedelijns)voorziening.
Hoofdstuk 3 Eerste interne bemiddelingsfase
In dit hoofdstuk wordt de eerste interne bemiddelingsfase nader uitgewerkt. Zoals hierboven reeds vermeld, is het de bedoeling dat deze fase de meeste interne klachten die bij de gemeente Drimmelen worden ingediend zal ondervangen. Voordeel van deze eerste interne bemiddelingsfase is dat het een eenvoudige, snelle en laagdrempelige procedure is.
Artikel 11 Instemming klager vereist
Vanuit een oogpunt van klantgerichtheid is ervoor gekozen de interne klachtencoördinator contact te laten opnemen met de klager met de vraag of de klager instemt met het doorlopen van de eerste interne bemiddelingsfase. De eerste interne bemiddelingsfase zal alleen worden ingegaan als de klager daarmee instemt. Stemt de klager niet in, dan zal direct de tweede interne behandelfase worden ingezet.
Artikel 12 De interne klachtbehandelaar
In dit artikel is bepaald wie in de eerste interne bemiddelingsfase belast is met de behandeling van interne klachten. De klachtbehandeling is als taak in het kader van integraal management op de daarvoor bestemde plaats weggelegd., zodat snel kan worden gereageerd op de interne klacht. Bijzonder aandacht wordt gevraagd voor de positie van de burgemeester. Een interne klacht kan in deze specifieke situatie zowel worden afgehandeld door de loco-burgemeester als de eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter van de raad afhankelijk rol die burgemeester heeft ingenomen. Betreft het een klacht van de griffier en/of medewerker griffie over de burgemeester dan dient deze te worden afgehandeld door de eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter van de raad.
Artikel 13 Het bemiddelingsgesprek
Het belangrijkste onderdeel van de eerste interne bemiddelingsfase is het bemiddelingsgesprek. Bij het bemiddelingsgesprek is de klager, degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, de klachtbehandelaar en indien gewenst de interne klachtencoördinator, aanwezig.
Het bemiddelingsgesprek heeft als belangrijkste functie helder te krijgen waarom de klager het noodzakelijk achtte een interne klacht in te dienen en waarom degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft op een dergelijke wijze heeft gehandeld. De klachtbehandelaar probeert vervolgens beide partijen tot elkaar te brengen en indien mogelijk een praktische oplossing te bereiken. Afspraken die tijdens het bemiddelingsgesprek worden gemaakt worden in een kort verslag vastgelegd.
De interne klachtencoördinator informeert na het bemiddelingsgesprek of de klager vindt dat de interne klacht hiermee naar tevredenheid is afgehandeld. Als dat zo is, dan is de interne klacht afgedaan en wordt dit schriftelijk door de interne klachtencoördinator bevestigd. Soms zal het ook voorkomen dat de klager al tijdens het bemiddelingsgesprek aangeeft dat hiermee de interne klacht naar tevredenheid is afgehandeld. De interne klachtencoördinator hoeft dan geen contact meer op te nemen met de klager na het bemiddelingsgesprek, maar bevestigt schriftelijk de gemaakte afspraken.
Artikel 14 Afdoening of verdere behandeling
Waarschijnlijk wordt de meerderheid van de interne klachten met het bemiddelingsgesprek opgelost. Het kan echter voorkomen dat de standpunten zo ver uit elkaar liggen dat het bemiddelingsgesprek niet het gewenste resultaat heeft. In die gevallen zal de tweede interne behandelfase worden ingezet.
Hoofdstuk 4 Tweede interne behandelfase
In dit artikel zijn voorschriften opgenomen over de wijze waarop de externe klachtencommissie betrokkenen hoort. Belangrijk is dat er sprake is van hoor en wederhoor.
Partijen worden in principe in elkaars aanwezigheid door de commissie in de gelegenheid gesteld om hun standpunten toe te lichten. Het horen van partijen dient ertoe om de juiste feiten op tafel te krijgen, waarop het advies van de klachtencommissie gebaseerd zal moeten worden. Net zo belangrijk is het om de communicatie tussen de respectievelijke ambtenaren te verbeteren en wederzijds begrip te kweken. Het horen kan dus ook (alsnog) leiden tot bemiddeling, waarna de commissie kan besluiten af te zien van het opstellen van een rapport. Om een goede verbinding te krijgen tussen de eerste interne bemiddelingsfase en de tweede interne behandelfase, wordt ook de klachtbehandelaar gehoord door de externe klachtencommissie. Deze is daarom eveneens aanwezig bij de hoorzitting.
Ook is voorzien in een mogelijkheid om in bijzondere gevallen af te zien van het horen van partijen in elkaars aanwezigheid, indien hiertegen zwaarwegende bezwaren bestaan. Dit is ter beoordeling van de voorzitter van de commissie.
De hoorzitting is niet openbaar. Met interne klachten moet namelijk vertrouwelijk worden omgegaan. Dit blijkt ook uit artikel 5 lid 5 van de regeling.
Artikel 16 Het advies en de beslissing
Na de hoorzitting formuleert de externe klachtencommissie een advies naar aanleiding van de interne klacht. Dit advies is gebaseerd op feiten die bij beide partijen bekend zijn. De externe klachtencommissie zendt het advies aan het college van burgemeester en wethouders c.q. de gemeenteraad.
De commissie heeft de bevoegdheid tot het doen van aanbevelingen. Deze aanbevelingen kunnen onder meer betrekking hebben op het aanbieden van excuses. De bevoegdheid van de commissie strekt echter niet verder dan het doen van aanbevelingen niet zijnde personele maatregelen aan het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders zal zelf een beslissing op de interne klacht moeten nemen en kan als enige besluiten tot het daadwerkelijk treffen van maatregelen naar aanleiding van een interne klacht. Het college van burgemeester en wethouders kan in de beslissing op de interne klacht het advies van de klachtencommissie volgen, maar het college van burgemeester en wethouders kan ook afwijken van het advies van de externe klachtencommissie. In dat geval moet het college van burgemeester en wethouders wel motiveren waarom het advies niet gevolgd wordt. Het college van burgemeester en wethouders zendt een afschrift van de beslissing op de interne klacht aan degene tegen wie de interne klacht was gericht. In de situatie van de griffier en medewerker griffie moet in plaats van college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad worden gelezen.
De beslissing op de interne klacht is geen besluit in de zin van artikel 1:3 lid 1 Awb zodat hiertegen geen bezwaar –of beroepsmogelijkheden openstaan.
Artikel 17 Formele behandeling in tweede instantie
Als de klager naar aanleiding van de interne klachtprocedure niet tevreden is, kan een verzoek worden ingediend bij de Nationale ombudsman als tweedelijnsvoorziening. In de beslissing op de interne klacht wordt deze mogelijkheid door het bestuursorgaan aan de klager medegedeeld. Tevens wordt informatie gegeven over de wijze waarop een dergelijk verzoekschrift bij de Nationale ombudsman kan worden ingediend.
Hoofdstuk 5 Slot –en overgangsbepalingen
Ingevolge artikel 142 Gemeentewet treedt een verordening in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking, tenzij daarvoor een ander tijdstip is aangewezen. De inwerkingtreding mag niet eerder liggen dan het tijdstip van bekendmaking, tenzij om bijzondere redenen gekozen wordt voor het met terugwerkende kracht in werking laten treden van een verordening. In het onderhavige geval is er voor gekozen de klachtenverordening in werking te laten treden op de eerste dag na bekendmaking. Bekendmaking zal geschieden door publicatie op intranet.
Klachten waarvan de behandeling nog niet is gestart op het moment van inwerkingtreding van de klachtenverordening, worden conform de klachtenverordening behandeld.
In dit artikel is bepaald hoe de interne klachtenregeling geciteerd dient te worden.