Organisatie | Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Protocol Gebruik ICT-faciliteiten en Sociale Media Provincie Zeeland 2015 |
Citeertitel | Protocol Gebruik ICT-faciliteiten en Sociale Media Provincie Zeeland 2015 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Personeel |
Geen
Algemene wet bestuursrecht
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-12-2015 | Nieuwe regeling | 08-12-2015 | 15017314 |
Besluit van Gedeputeerde Staten van 8 december 2015, kenmerk 15017314, tot vaststelling van het Protocol Gebruik ICT-faciliteiten en Sociale Media Provincie Zeeland 2015, tot intrekking van de Regeling Gebruik Internet en E-mail en tot intrekking van het Protocol Gebruik Telefoniefaciliteit.
Gedeputeerde Staten van Zeeland,
Besluiten tot vaststelling van:
Protocol Gebruik ICT-faciliteiten en Sociale Media Provincie Zeeland 2015
De Provincie Zeeland biedt aan haar medewerkers en bestuurders de faciliteiten van het gebruik van e-mail, computernetwerk, internet, telefonie en data. De Provincie gaat ervan uit dat deze gebruikers de ICT-faciliteiten gebruiken ten behoeve van hun werk en dat deze faciliteiten zodanig worden gebruikt dat geen schade ontstaat aan het computernetwerk. Daarnaast gaat de Provincie ervan uit dat de gebruikers de ICT-faciliteiten zodanig gebruiken dat zij als organisatie niet in diskrediet wordt gebracht.
De Provincie onderkent het maatschappelijke belang en de positieve effecten van een verantwoord gebruik van communicatiemiddelen als sociale media. Het gebruik van sociale media kan bijdragen aan het delen en verspreiden van informatie en kennis van en over de Provincie. Het gebruik van sociale media op individueel niveau kan echter onbedoelde en voor de Provincie ongewenste gevolgen hebben. Dit protocol voorziet in richtlijnen die gebruikers helpen sociale media goed te benutten, zodat sociale interactie zonder negatieve effecten kan plaatsvinden.
Dit protocol heeft ten doel een kader te bieden voor een verantwoord gebruik van de ICT-faciliteiten en sociale media en voorziet in spelregels voor dit gebruik, voor een doelmatig systeembeheer ter zake van controle in overeenstemming met wet- en regelgeving alsmede in een sanctiebepaling voor gevallen waarin sprake is van handelen in strijd met het protocol.
Dit protocol hangt samen met het provinciale integriteitsbeleid voor medewerkers en politieke ambtsdragers, waarvan het doel is - naast het borgen en bevorderen van integriteitsbewustzijn en het (moreel) verantwoord handelen - het voorkomen en zorgvuldig aanpakken van integriteitsschendingen. De uitgangspunten van het integriteitsbeleid raken ook een verantwoord gebruik van de genoemde ICT-faciliteiten en sociale media.
In dit protocol wordt verstaan onder:
Medewerker: de ambtenaar als bedoeld in artikel A.1, eerste lid, onder a, van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling (CAP). De arbeidscontractant met wie gedeputeerde staten een dienstverband op arbeidsovereenkomst zijn aangegaan als bedoeld in hoofdstuk H van genoemde arbeidsvoorwaardenregeling, wordt voor de toepassing van dit protocol met de ambtenaar gelijkgesteld;
Dit protocol heeft tot doel regels te stellen ten aanzien van het gebruik van de ICT-faciliteiten en sociale media. Dit protocol heeft tevens tot doel te regelen de wijze waarop de Provincie omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot een persoon herleidbare data inzake het gebruik van de ICT-faciliteiten en sociale media. Dit protocol bevordert het vinden van een goede balans tussen een verantwoord gebruik van deze faciliteiten en de bescherming van de privacy van de gebruiker op de werkplek en van de gebruiker die vanaf een andere locatie gebruik maakt van het netwerk van de Provincie.
Elke gebruiker is verantwoordelijk voor het beheer van de persoonlijke e-mail postbus. De opslagcapaciteit van de e-mailpostbus is gelimiteerd. Hetzelfde geldt voor de maximum grootte van de te verzenden en ontvangen e-mailberichten. Bij vragen hierover kan contact worden opgenomen met de Servicedesk I&A (0118-631512 of servicedesk@zeeland.nl).
E-mail maakt gebruik van een open infrastructuur die voor iedereen toegankelijk is. De gebruiker dient er rekening mee te houden dat de betrouwbaarheid van informatie en informatieoverdracht niet altijd te garanderen is. Bij het raadplegen van informatie kunnen virussen meekomen of worden opgestart. Om dergelijke virussen/programma’s op een effectieve wijze te detecteren en (indien mogelijk) te verwijderen wordt antivirus programmatuur ingezet. Iedere gebruiker dient bij detectie van een vermoedelijk virus hiervan melding te maken bij de Servicedesk I&A (0118-631512 of servicedesk@zeeland.nl).
Bij afwezigheid van de gebruiker in verband met vakantie of ziekte kan zakelijke e-mail vanuit werkgeversbelang worden gelezen. De gebruiker kan zelf onderscheid maken tussen zakelijke- en privé-e-mail. Is geen scheiding gemaakt tussen zakelijke en privé-e-mail dan worden privéberichten zoveel mogelijk ontzien.
Internet maakt gebruik van een open infrastructuur die voor iedereen toegankelijk is. De gebruiker dient er rekening mee te houden dat de betrouwbaarheid van informatie en informatieoverdracht niet altijd te garanderen is. Bij het raadplegen van informatie kunnen virussen meekomen of worden opgestart. Om dergelijke virussen/programma’s op een effectieve wijze te detecteren en (indien mogelijk) te verwijderen wordt antivirus programmatuur ingezet. Iedere gebruiker dient bij detectie van een vermoedelijk virus hiervan melding te maken bij de Servicedesk I&A (0118-631512 of servicedesk@zeeland.nl).
Het is niet toegestaan om ongeacht zakelijk- dan wel kortstondig persoonlijk gebruik van internet:
via Internet programmatuur te downloaden en/of te installeren van programmatuur buiten het systeembeheer om, tenzij de gebruiker hiervoor vanuit zijn functie toestemming voor heeft verkregen. (Dit geldt alleen voor computers en laptops van de Provincie, niet voor de in bruikleen gegeven tablets en mobiele telefoons).
Mobiele apparatuur in bruikleen en (bijbehorend) telefonie- en/of data abonnement: beperkt persoonlijk gebruik van de mobiele apparatuur in bruikleen en (bijbehorend) telefonie- en/of data abonnement is toegestaan waarbij het verbruik niet significant mag afwijken van het gemiddelde verbruik van alle gebruikers (fair use policy).
Het is niet toegestaan om met de mobiele apparatuur in bruikleen en (bijbehorend) telefonie- en/of data abonnement sites te bezoeken die kosten met zich meebrengen die niet verbonden zijn met taken die voortvloeien uit de functie van de gebruiker. Dergelijke kosten worden in rekening gebracht bij de gebruiker.
Medewerkers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze publiceren. Mocht je communiceren over de provinciale organisatie, geef dan in de communicatie aan dat het persoonlijke opvattingen en meningen betreft. Voeg zo nodig een disclaimer toe: "De hier gepubliceerde uitingen vertegenwoordigen uitsluitend mijn persoonlijke meningen en opvattingen en komen niet noodzakelijkerwijs overeen met die van de Provincie Zeeland".