Organisatie | Gouda |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voorzover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer 2003 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening 2003, art. 8
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-09-2004 | 31-10-2019 | nieuwe regeling | 28-06-2004 Onbekend | 2.3.2.1 |
hoofdstuk II - verantwoordelijkheid
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: dienst Informatievoorziening, afdeling Post- en Archiefzaken.
Hoofdstuk III - archiefvorming en -ordening
Artikel 5 productie van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor berichtenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne post, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat uit de informatie blijkt wanneer de informatie is ontvangen of geproduceert, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak de informatie betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de informatie is, en wanneer en aan wie de informatie is verzonden.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Artikel 11 ordening en toegankelijkheid van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Hoofdstuk IV - beheer van informatie
Artikel 14 bewaring van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van informatie, behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.
Artikel 17 beveiliging en raadpleging van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening, inzage of informatieverstrekking van en uit informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden informatie uit informatiebestanden te verwijderen tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen is, behoudens toestemming van burgemeester en wethouders, slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de daarvoor aangewezen functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.
Artikel 21 vervanging van informatie
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het besluit wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.
Artikel 23 vervreemding en overdracht van informatie
Overdracht van informatie aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord
Artikel 24 selectie en vernietiging van informatie
De streekarchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst.
De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Het Besluit informatiebeheer 2003 is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening 2003. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op analoog vastgelegde informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en –ordening en inzake het beheer van informatie.
De definities die zijn opgenomen in de Archiefverordening 2003 zijn ook van toepassing op dit besluit en worden niet herhaald.
Onder d en e , informatiebestand en informatievoorziening ; definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen.
Tenminste die onderdelen die (belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en) zelfstandig informatie registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, die op 20 september 2001 in werking is getreden.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Een minuut is de vastgestelde versie van informatie, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen kan in de techniche ondersteuning op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht van registratie.
De opsteling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen.
Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële Regeling Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, in werking getreden op 20 september 2001.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechterlijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden opgenomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen.
De bepaling dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, doumentatie en apparatuur noodzakelijk.
Wanneer dit nodig is dienen ook deze te worden overgebracht. Overdracht van apparatuur wordt overigens niet voorzien. Van toepassing is met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 vastgestelde ministeriele Regeling geordende en toegankeliijke staat archiefbescheiden, die op 3 maart 2002 in werking is getreden.