Mandaatbesluit 2016

BIJLAGEN BEHORENDE BIJ HET MANDAATBESLUIT 2016

Bijlage I MANDATEN PER AFDELING

Hoofdstuk 1 Alle afdelingen

Hoofdstuk 2 Afdeling Bedrijfsvoering

Hoofdstuk 3 Afdeling Beleid

Hoofdstuk 4 Afdeling Frontoffice Publiekszaken en afdeling Backoffice Publiekszaken, team Gegevensbeheer

Hoofdstuk 5 Afdeling Frontoffice Publiekszaken en Afdeling Backoffice Publiekszaken, team Maatschappelijke Zaken

Hoofdstuk 6 Afdeling Frontoffice Publiekszaken en afdeling Backoffice Publiekszaken, onderdeel Ruimtelijke Zaken

Hoofdstuk 7 Afdeling Frontoffice Publiekszaken, onderdeel Milieu en Bouw- en Woningtoezicht

Hoofdstuk 8 Afdeling Interne Dienstverlening

Hoofdstuk 9 Afdeling Ontwikkeling

Hoofdstuk 10 Afdeling Wijkzaken, Crisisbeheersing

Hoofdstuk 10 Afdeling Wijkzaken, team Milieu en Verkeer

Hoofdstuk 10 Afdeling Wijkzaken, Stafbureau

Hoofdstuk 10 Afdeling Wijkzaken, team Veiligheid en Handhaving

Hoofdstuk 10 Afdeling Wijkzaken, team Inrichting en Beheer Openbare Ruimte

Bijlage II BESTUURLIJKE MANDATEN

Bijlage III MANDATEN AAN EXTERNEN

Bijlage IV PRIVAATRECHTELIJKE MANDATEN

Bij de uitoefening van de onderstaande mandaten nr’s PM1 tot en met PM6 wordt gehandeld overeenkomstig het bepaalde in het Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013, het Inkoop- en aanbestedingsreglement 2013, de Regeling budgethouderschap en verplichtingen, het Hand- en Voetboek Projectmatig Werken en voorts overeenkomstig het bepaalde in bijlage VII die hoort bij de volmachten PM1 tot en met PM6.

Bijlage V VOLMACHTEN EN MACHTIGINGEN

Op basis van het Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013 en het Inkoop- en aanbestedingsreglement 2013 worden bij de uitvoering van de privaatrechtelijke mandaten PM1 tot en met PM6 de volgende volmachten verstrekt. Een volmacht strekt tot ondertekening van overeenkomsten.

BIJLAGE V VOLMACHTEN EN MACHTIGINGEN

Bijlage VI

Algemeen machtigingsbesluit als bedoeld in Bijlage V nummer M1

Het college en de burgemeester van Pijnacker-Nootdorp, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelet op hun besluit van …………….2015 tot vaststelling van het Mandaatbesluit 2016, bijlage V Volmachten en machtigingen, nummer M1;

gelet op artikel 8:24 juncto artikel 8:59 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 160, eerste lid onder f van de Gemeentewet;

besluiten :

• 1.

  de wethouders, de secretaris, de directeuren en de afdelingshoofden van de gemeente Pijnacker-Nootdorp te machtigen het college en de burgemeester ter zitting in rechtsgedingen en bij (bestuursrechtelijke) bezwaar- en beroepszaken tot in alle instanties en bij de Nationale Ombudsman te vertegenwoordigen en het woord te voeren.

• 2.

  afdelingshoofden toe te staan medewerkers van hun afdeling te machtigen met betrekking tot de onder het eerste lid bedoelde vertegenwoordiging.

Bijlage VII

Voorbeeld van een specifieke machtiging aan medewerkers ter uitoefening van een machtiging als bedoeld in Bijlage V nummer M1

Het hoofd van de afdeling……………………………….

gelet op het algemeen machtigingsbesluit van het college en de burgemeester van Pijnacker-Nootdorp van ……. 2015;

gezien de mededeling van [de griffier van de Arrondissementsrechtsbank ’s-Gravenhage, Sector bestuursrecht van. (datum …….), procedurenummer………en het verzoek om voorlopige voorziening/beroepschrift van de heer/mevrouw ………………tegen het besluit (de beslissing) van de raad/ het college/de burgemeester (op het bezwaarschrift) van(datum…………), kenmerk………….];

gelet op artikel 8:24 juncto artikel 8:59 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluit:

mevrouw/ de heer ………………….. , werkzaam bij [de afdeling…………van de gemeente Pijnacker-Nootdorp], te machtigen de raad/het college/de burgemeester te vertegenwoordigen en het woord te voeren bij de behandeling van bovengenoemd [verzoek/beroepschrift] tijdens de openbare terechtzitting van de (President van de rechtbank/de rechtbank) op (datum…………).

Pijnacker, (datum…………).

Het hoofd van de afdeling………………

(Handtekening)

(titel en naam)

Bijlage VIII Redactie van besluiten in mandaat en machtigingen

• 1.

  Redactie besluiten in mandaat zoals bedoeld in de Bijlagen I t/m IV van het Mandaatbesluit 2016 (zie artikel 1, elfde lid Mandaatbesluit 2016)

Toelichting:

Een (zuiver) besluit in mandaat, waarbij de wethouder of de ambtenaar overeenkomstig het Mandaatbesluit 2016, het Ondermandaatbesluit 2016 of het Mandaatbesluit belastingen een besluit neemt namens het college of de burgemeester (zie artikel 1, elfde lid Mandaatbesluit 2016) wordt als volgt geredigeerd:

Aanhef:

Geacht(e) heer/mevrouw/bestuur/college

Vorm

Besluit / brief in de IK-vorm (de wethouder of de ambtenaar neemt immers het besluit!)

Ondertekening:

Pijnacker, (datum……..).

Met vriendelijke groet/hoogachtend),

Namens de burgemeester/het college van Pijnacker-Nootdorp

de wethouder / de directeur /het hoofd van de afdeling……/ (bij ondermandaat) de (senior)medewerker/ teamleider…….,

Handtekening

(titel en naam)

• 2.

  Redactie ondertekeningsmandaat (zie artikel 1, twaalfde lid Mandaatbesluit 2011).

Toelichting:

Deze vorm komt voor in de gevallen als genoemd in bijlage V, onderdeel M3 tot en met M6 in het Mandaatbesluit 2016 en wordt als volgt geredigeerd(zie artikel 1, twaalfde lid Mandaatbesluit 2016) :

Aanhef:

Geacht(e) heer/mevrouw/bestuur/college

Vorm

Besluit / brief in de WIJ-vorm (college) of (IK-vorm (burgemeester)

Ondertekening:

Pijnacker, (datum……..).

Met vriendelijke groet/hoogachtend,

de burgemeester / het college van Pijnacker-Nootdorp,

voor deze,

de wethouder… (portefeuille) / de directeur…../het hoofd van de afdeling…/

de (senior)medewerker/teamleider……,

Handtekening

(titel en naam)

Nb.

• 1)

  In geval van afwezigheid of verhindering van functionarissen aan wie bij of krachtens het Mandaatbesluit 2011 bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger. In dat geval wordt de handtekening vooraf gegaan door de letters b.a. (bij afwezigheid).

• 2)

  In geval van ondermandaat wordt de hiërarchisch leidinggevende van de gemandateerde aangemerkt als zijn plaatsvervanger.

• 3.

  Redactie van een volmacht betreffende aanhef en ondertekening van privaatrechtelijk(e) contracten/overeenkomsten door een wethouder/directeur/afdelingshoofd/budgethouder (zie artikel 1, dertiende lid Mandaatbesluit 2016 en bijlage V onder nummer VM6)

Toelichting:

Deze ondertekeningsvorm komt voor in de volgende situaties:

• 1.

  Als een (project)wethouder, een directeur, een hoofd van een afdeling of een budgethouder een contract/overeenkomst tekent op grond van bijlage V, onder VM6 van het Mandaatbesluit 2016.

• 2.

  Als een (project)portefeuillehouder een overeenkomst ondertekent op grond van een college- besluit

Aanhef

De gemeente Pijnacker-Nootdorp, hierna te noemen ‘de gemeente’, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door (wethouder) (mevrouw/ de heer/ +naam) /(de directeur) / (het hoofd van de afdeling /(senior)medewerker /teamleider/ van de afdeling…….) (mevrouw/de heer +naam), hiertoe op grond van artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet gemachtigd door de burgemeester bij zijn besluit van ………….2015 (in voorkomende gevallen: en handelende ter uitvoering van het besluit van het college van (datum));

Ondertekening

Gemeente Pijnacker-Nootdorp,

(Handtekening

(titel en naam)

• 4.

  Redactie van een machtiging betreffende aanhef en ondertekening van publiekrechtelijke overeenkomsten, convenanten, intentieverklaringen e.d. door een wethouder/secretaris of directeur/afdelingshoofd (zie artikel 1, veertiende lid Mandaatbesluit 2016 en bijlage V onder nummer M2)

Toelichting:

Deze ondertekeningsvorm komt voor in de volgende situatie:

Als een (project)wethouder, de secretaris of een directeur een publiekrechtelijke overeenkomst o.i.d. tekent op grond van bijlage V onder M3 van het Mandaatbesluit 2011.

Aanhef

• a)

  De gemeente Pijnacker-Nootdorp, hierna te noemen ‘de gemeente’, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door (wethouder) (mevrouw/ de heer +naam), de secretaris (de heer/mevrouw+naam) /(de directeur) (mevrouw/ de heer +naam), hiertoe gemachtigd door de burgemeester/het college bij besluit van (datum vaststelling Mandaatbesluit 2016 ) en handelende ter uitvoering van het besluit van de burgemeester/het college van (datum);

of

• b)

  De burgemeester/het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, handelend als bestuursorgaan, namens deze wethouder mevrouw/de heer +naam, ten deze handelend als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, hiertoe gemachtigd door de burgemeester/het college bij besluit van (datum vaststelling Mandaatbesluit 2016 ) en handelende ter uitvoering van het besluit van de burgemeester/het college van (datum);

Ondertekening

Gemeente Pijnacker-Nootdorp,

(Handtekening)

(titel en naam)

Toelichting op het Mandaat-, volmacht en machtigingbesluit 2016 Pijnacker-Nootdorp

Algemeen

Het uitgangspunt van dit Mandaatbesluit 2016 is dat, voor zover mandaat is verleend voor het uitoefenen van een bepaalde bevoegdheid van het college of de burgemeester zoals genoemd in de bijlagen I tot en met V, dit mandaat tevens alle correspondentie en handelingen die samenhangen met die bevoegdheid omvat.

Het mandaat strekt tevens tot alle mogelijke uitkomsten van een besluit dus zowel begunstigend als niet begunstigend.

Voor de situaties dat besluiten niet zijn gemandateerd, is in het Mandaatbesluit een bepaling opgenomen dat alle correspondentie en handelingen die aan een besluit van het college of de burgemeester voorafgaan ook op ambtelijk niveau kunnen worden afgedaan. Het gaat dan bijvoorbeeld om correspondentie en handelingen die vooraf gaan aan een besluit betreffende vergunningplicht of tot handhaving op grond van de Gemeentewet, bijzondere wetten of plaatselijke verordeningen.

Mandaat wordt in principe toegekend op het niveau van de primaire leidinggevenden, te weten de secretaris, directeuren en afdelingshoofden. In veel situaties is bepaald dat door de gemandateerden ondermandaat kan worden verleend aan senioren/teamleiders of medewerkers van een afdeling. Dit wordt dan verder uitgewerkt in het Ondermandaatbesluit.

Het Mandaatbesluit is onderverdeeld in bijlagen. In bijlage I tot en met IV worden de ‘zuivere’ mandaten opgesomd in volgorde van mandaten betreffende de afdelingen en vervolgens mandaten aan wethouders en aan externen.

Bijlage V regelt de volmachten tot het daadwerkelijk verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en de machtigingen tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Bijlagen VI en VII geven een praktische uitwerking in de vorm van formats van veel gebruikte machtigingen voor vertegenwoordiging van het college of de burgemeester in juridische procedures.

Bijlage VIII geeft richtlijnen voor de redactie van formats van besluiten/brieven in mandaat, ondertekeningsmandaat en ondertekening van overeenkomsten.

Inhoudelijke toelichting

Artikel 1 Algemene bepalingen

De algemene bepalingen geven de kaders aan waarbinnen de mandaatbevoegdheid wordt uitgeoefend.

Artikel 1, tweede lid bepaalt de definitie en reikwijdte van mandaat in het kader van dit Mandaatbesluit.

Het derde tot en met zesde lid bepalen de begrenzing van het uitoefenen van de mandaatbevoegdheid, waarbij vooral het vijfde lid van belang is. Dit doet een dringend beroep op de gemandateerde om in bestuurlijk of politiek gevoelige situaties overleg te plegen met de bestuurlijke mandaatgever (college of burgemeester) voordat van de mandaatbevoegdheid gebruik wordt gemaakt. In de praktijk zal het regelmatig voorkomen dat de bestuurlijke mandaatgever het besluit dan aan zich houdt.

Het zevende en achtste lid regelen de plaatsvervanging van een gemandateerde. Het negende en tiende lid hebben betrekking op ondermandaat.

Het elfde tot en met veertiende lid regelen de ondertekeningvorm van mandaten, volmachten en machtigingen waarbij wordt verwezen naar een aantal bijlagen waarin in de vorm van voorbeelden een en ander is uitgewerkt. Deze voorbeelden vormen onder andere de input voor de standaardsjablonen voor besluiten en brieven die afdelingen kunnen maken.

Bijlage I, hoofdstuk 1 mandaten die gelden voor alle afdelingen

Bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot veel voorkomende mandaten waarvan het in praktische zin goed is dat mandatering plaatsvindt aan afdelingshoofden en in daartoe aangewezen gevallen aan medewerkers van een afdeling.

Ook zijn in dit hoofdstuk de mandaten opgenomen met betrekking tot rechtspositionele aangelegenheden.

Bijlage I, hoofdstukken 2 tot en met 10

Deze hoofdstukken regelen de mandaten per afdeling en taakveld binnen een afdeling.

Bijlagen II en III regelen mandaten aan respectievelijk wethouders en externen.

Bijlage IV

In deze bijlage staan de privaatrechtelijke mandaten vermeld. Deze hebben een nauwe relatie met de inhoud van de Nota inkoop en aanbesteding en bepalen welke functionarissen bevoegd zijn tot bepaalde vormen van aanbesteding.

Belangrijk is hierbij dat het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen bij uitstek de bevoegdheid is van het college (artikel 160, eerste lid onder e van de Gemeentewet). In bijlage IV wordt die bevoegdheid in de daar genoemde gevallen gemandateerd aan bestuurders/ambtenaren.

Bijlage V

Voor formele handelingen die nodig zijn om besluiten tot een privaatrechtelijke rechtshandeling ook tot een rechtshandeling te maken, is de burgemeester competent. Op grond van artikel 171, tweede lid Gemeentewet kan hij anderen een volmacht verlenen. Dit is geregeld in deze bijlage.

Ook zijn in deze bijlage de machtigingen geregeld tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

De inhoud van de bijlagen VI tot en met VIII is al besproken onder “Algemeen”.