| Organisatie | Veiligheidsregio Brabant-Noord |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | : Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de Veiligheidsregio en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Archiefverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-06-2018 | Onbekend | 16-11-2011 Onbekend | Onbekend | ||
| 13-09-2012 | 18-06-2018 | Onbekend | 16-11-2011 Onbekend | Onbekend |
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord;
Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 19 oktober 2011;
Gelet op artikel 30, eerste lid en 32 van de Archiefwet, alsmede artikel 10.1, eerste lid van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant- Noord;
vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de Veiligheidsregio en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011);
Hoofdstuk II De zorg voor archiefbescheiden
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanstellen van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen omgeacht hun vorm
Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging
van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van
welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als
archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting van de Regio voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris van de gemeente ’s-Hertogenbosch oefent toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door een aan hem ondergeschikte ambtenaar.
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die hem vervangt of bijstaat, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn/haar taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de oefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 16 november 2011,
de secretaris, de voorzitter,
dr. ir. P. Verlaan MCDm mr. dr. A.G.J.M. Rombouts
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stbl. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stbl.671).
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven van de Veiligheidsregio Brabant Noord en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer
specifieke betekenis moest worden toegekend.
De ministeriële archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De ministeriële archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist
De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011.
Binnen één zittingsperiode verneemt het bestuur aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied
van archiefzorg, het archiefbeheer en toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De archivaris voert het toezicht (de inspectie) uit over de nog niet overgebrachte archiefbestanden
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en de Wet bescherming persoonsgegevens
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben of tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden.