382497_1: Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de Veiligheidsregio en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats nlregelingVeiligheidsregio Brabant-Noord2015-11-25OnbekendArchiefverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011Onbekendalgemeen bestuuropenbare orde en veiligheid2011-11-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-09-132018-06-18OnbekendOnbekendGeenGeenHet Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord;Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 19 oktober 2011;Gelet op artikel 30, eerste lid en 32 van de Archiefwet, alsmede artikel 10.1, eerste lid van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant- Noord;Besluit : vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de Veiligheidsregio en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011);HoofdstukIBegripsbepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

de regeling: de gemeenschappelijke regeling VeiligheidsregioBrabant-Noord;

c.regionale organen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b vande wet, voor zover behorend tot de Veiligheidsregio Brabant-Noord;d.archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente’s-Hertogenbosch als bedoeld in artikel 31 van de wet;

archiefbescheiden zoals bedoeld in art. 1 sub c van de wet;

beheer de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

zorg de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de archiefwet 1995;

de archivaris: de archivaris van de gemeente ‘s-Hertogenboschbedoeld in artikel 32 van de wet;

i.beheerder: degene die ingevolge deze verordening is belastmet het beheer van archiefbescheiden van regionale organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;j.beheerseenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan tewijzen organisatieonderdeel;k.informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures apparatuurk. en programmatuur met behulp waarvan archief-k. bescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden ontvangen en geraadpleegd.HoofdstukIIDe zorg voor archiefbescheidenArtikel2Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.Artikel4Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanstellen van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen omgeacht hun vormArtikel51.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van Archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel6Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting van de Regio voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor dearchiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de regionaleorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.Artikel8Het Dagelijks Bestuur doet elke twee jaar verslag aan het algemeen bestuuromtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.HoofdstukIIIHet toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheidenArtikel9De archivaris van de gemeente ’s-Hertogenbosch oefent toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel10De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door een aan hem ondergeschikte ambtenaar. Artikel121.De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die hem vervangt of bijstaat, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn/haar taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de oefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel14De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimte als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel15De archivaris doet eenmaal 2 jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.HOOFDSTUKIVSlotbepalingenArtikel16Deze verordening treedt in werking op de dag na die waarop zij bekend is gemaakt. Artikel17Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011”Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 16 november 2011,de secretaris, de voorzitter,dr. ir. P. Verlaan MCDm mr. dr. A.G.J.M. Rombouts ToelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stbl. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stbl.671).Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven van de Veiligheidsregio Brabant Noord en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meerspecifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2De ministeriële archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.Artikel 5De ministeriële archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.Artikel 11 van het archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuistDe gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011.Artikel 8, Binnen één zittingsperiode verneemt het bestuur aldus tenminste tweemaal wat er op het gebiedvan archiefzorg, het archiefbeheer en toezicht daarop heeft plaatsgevonden.Artikel 9De archivaris voert het toezicht (de inspectie) uit over de nog niet overgebrachte archiefbestandenarchivaris.Artikel 12De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en de Wet bescherming persoonsgegevensArtikel 14Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben of tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden.