Organisatie | Korendijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier |
Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Korendijk |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en recht |
datum inwerkingtreding bij benadering vastgesteld
Gemeentewet, artikel 107a
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-09-2006 | 31-03-2012 | nieuwe regeling | 12-09-2006 Onbekend | 2004/2740 |
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.
Toelichting op de instructie van de griffier
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en zijn leden.
Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris.
Hij is ook eindverantwoordelijke voor de ondersteuning van de commissies en hun leden. Voor een snelle en adequate behandeling van de ingekomen stukken van de raad is het zinvol om de griffier te voorzien van een door de gemeenteraad vastgestelde werkwijze.
De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium (zie de toelichting op artikel 5). De commissieagenda’s worden vastgesteld door de raadscommissies en eveneens voorbereid door het presidium. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De griffier draagt zorg voor de coördinatie en afstemming van afspraken van de raad, raadscommissies en fracties.
De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend of wordt verricht onder verantwoordelijkheid van de griffier. Indien de raad een beleids- of jaaragenda vaststelt, biedt de griffier bij de totstandkoming ondersteuning. De beleids- of jaaragenda wordt voorbereid door het college op basis van de door de raad geformuleerde wensen.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier.
De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor de notulen en zorgt voor alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel volgt tijdens raads- en commissievergaderingen de aanwijzingen van de griffier op. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van alle commissies die door de raad conform de artikelen 82, 83 en 84 van de Gemeentewet kunnen worden ingesteld. Hierbij gaat het vooral om de raadscommissies (op basis van artikel 82).
De griffier ondersteunt het presidium en het seniorenconvent in de voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. Zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze wordt vanuit de griffie gegeven, want de enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. De griffier moet daar voor zorg dragen.
Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning en de werkafspraken tussen het Managementteam (MT) en de griffier van 12 september 2005. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
De griffier geeft leiding aan de medewerkers van de griffie en is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie van de griffie. De administratief-secretariële medewerkers maken deel uit van de griffie en vallen onder het gezag van de griffier.
Bij afwezigheid in verband met ziekte en verlof meldt de griffier dit aan de burgemeester als voorzitter van de raad. Indien de afwezigheid langer dan dertig dagen duurt, wordt dit eveneens aan het presidium gemeld.
Indien zich situaties voordoen waarin de instructie niet voorziet, overlegt de griffier met de voorzitter van de raad en het presidium. Het presidium kan initiatief nemen om wezenlijke wijzigingen of aanvullingen op de instructie formeel aan de raad voor te leggen.