| Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2015 |
| Citeertitel | Controleverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2015 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze verordening vervangt de "Controleverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2003".
Gemeentewet, art. 213
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-09-2019 | art. 2 | 10-09-2019 | 1264 | ||
| 02-10-2015 | 14-09-2019 | nieuwe regeling | 15-09-2015 | 1374176 |
De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg;
gezien het raadsvoorstel van de commissie Algemene Zaken d.d. 8 september 2015 (1374176) in verband met het vaststellen van de controleverordening (verordening ex artikel 213 Gemeentewet);
vast te stellen de controleverordening 2015 van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
In deze verordening wordt verstaan onder:
Accountantscontrole: De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de raad benoemde accountant van:
1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
2. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
3. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
5. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Bij deze controle worden de nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht genomen.
Artikel 3 Informatieverstrekking door college
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, tussentijdse rapportages, stukken voor jaarrekeningafsluiting, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
Artikel 5 Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige informatie, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
Het college en/of de Rekenkamer(functie) kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, Ministeries, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller, het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
Toelichting op de controleverordening ex art. 213 Gemeentewet
Met de Wet dualisering gemeentebestuur is de functionele scheiding tussen de raad en het college scherper geworden. De raad concentreert zich meer op zijn kaderstellende en controlerende rol. Dit betekent dat hij de kaders stelt voor de rechtmatigheid, de relevante wet- en regelgeving en de regelgeving waarvoor de raad een verordende bevoegdheid heeft. De raad stelt ook de kaders voor de accountantscontrole waarbij gebruik wordt gemaakt van artikel 213 GW en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegde accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet).
De controleverklaring en rechtmatigheid
De controleverklaring is belangrijk voor de raad omdat zij een rol speelt bij het oordeel van de raad over de wijze waarop het college het beleid en het daarmee samenhangend financieel beheer heeft uitgevoerd. De controleverklaring is vooral belangrijk voor het verlenen van décharge aan het college en voor het eventueel starten van een indemniteitsprocedure. Zie daarvoor ook artikel 198 Gemeentewet.
De controleverklaring bevat een oordeel over de getrouwheid én de rechtmatigheid. De getrouwheid houdt in dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven waarbij rekening wordt gehouden met het doel waarvoor de verantwoording is opgesteld. Een getrouw beeld impliceert dat de jaarrekening geen zodanige fouten en / of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker wordt beïnvloed.
Rechtmatigheid in brede zin betekent het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Voor gemeenten zijn dat de wet- en regelgeving van hogere overheden en die van de gemeente zelf.
Van belang is daarom dat onderscheid wordt gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten en lasten in de jaarrekening en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Soorten controleverklaringen zijn:
a) een goedkeurend oordeel (al dan niet met een beperking),
Het soort controleverklaring is afhankelijk van de fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle.
Minimumeisen accountantscontrole
Een accountant controleert niet ieder bonnetje of iedere financiële handeling die binnen een gemeente wordt verricht. Dit is theoretisch wel mogelijk maar de kosten van de accountantscontrole zouden dan buitensporig oplopen. Daarom is de controle gericht op het ontdekken van belangrijke fouten. De accountant maakt hiervoor bij zijn controle onder meer gebruik van toleranties, risicoanalyses en statistische berekeningen. Daarmee wordt de kans beperkt dat de jaarrekening de gebruiker, in casu de raad, op het verkeerde been zet en blijven de controlewerkzaamheden betaalbaar. In de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor controle en rapportering aangeven. Dit zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. Deze toleranties gelden zowel voor het getrouwe beeld als voor de rechtmatigheid.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in de jaarrekening kan bijvoorbeeld ontstaan doordat jaarrekeningposten onvolledig zijn opgenomen of dat de waarderingsgrondslag onjuist is. Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle, waardoor het achteraf niet meer vast te stellen is of bijvoorbeeld een bepaalde uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of bepaalde baten volledig zijn verantwoord.
De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% voor de fouten in de jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze percentages echter aanscherpen dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% vaststellen.
Voor de fouten in de jaarrekening is een goedkeuringstolerantie van 1% van de totale lasten van de gemeente geregeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Als de totale lasten van de gemeente € 100 miljoen bedragen dan is de maximale fout in de jaarrekening € 1 miljoen. Als de raad dit een te hoge marge vindt, dan kan het percentage bijvoorbeeld worden verlaagd naar 0,9%. De maximale fout is dan € 900.000. De accountant zal dan meer werkzaamheden verrichten om aan deze eis te voldoen.
De goedkeuringstolerantie is door de raad momenteel vastgesteld op bovengenoemde maximum percentages. Deze goedkeuringstolerantie is voor de looptijd van de opdracht van toepassing, tenzij de raad anders besluit.
In de Gemeentewet staat dat de accountant behalve de controleverklaring ook een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant onder meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De raad kan hogere eisen aan de rapporteringstoleranties stellen dus strengere normen stellen. Daarmee bepaalt de raad dat over bepaalde onderwerpen eerder elementen van onrechtmatigheden in het verslag van bevindingen worden opgenomen zonder dat die onderwerpen direct leiden tot een niet-goedkeurende verklaring. Redenen van een niet-goedkeurende verklaring moeten in ieder geval worden opgenomen in het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie is door de raad momenteel vastgesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie. Deze rapporteringstolerantie is voor de looptijd van de opdracht van toepassing, tenzij de raad anders besluit.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. De raad is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De benoeming van de accountant geschiedt door de raad overeenkomstig landelijke en Europese regelgeving. De selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren bepalen uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening. De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen.
De wensen van de raad zullen mee ontwikkelen met gewijzigde (politieke) omstandigheden. In het programma van eisen zal moeten worden geregeld hoe bijvoorbeeld wensen op het gebied van bijvoorbeeld aanvullende tussentijdse controles, deelverantwoordingen en specifieke aandachtspunten procesmatig en inhoudelijk worden gerealiseerd.
Het college biedt de raad een normen- en toetsingskader voor de accountantscontrole ter vaststelling aan. De accountant gebruikt dit kader bij de beoordeling of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen dat deze in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen en collegebesluiten die een nadere uitwerking zijn van externe regelgeving dan wel van raadsbesluiten of door de raad vastgestelde verordeningen. De rechtmatigheidscontrole van de accountant richt zich alleen op de financiële beheershandelingen als gevolg van deze wet- en regelgeving.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college zorgt er voor, dat deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk aan de accountant beschikbaar worden gesteld.
Het derde lid is hoewel het een algemeen gebruik is, geen wettelijke verplichting. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden.
Het vierde lid van het artikel verplicht het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, direct te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 4. Uitvoering controle
De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel zal er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Het artikel geeft aan het college de taak om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle informatie en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De redenen hiervoor kunnen bijvoorbeeld van prijstechnische of organisatorische aard zijn. Dit artikel regelt in welke gevallen en onder welke voorwaarden het college vrij is in de keuze van de accountant.
Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de administratieve organisatie. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan het college kenbaar te maken. De verwachting is dat de wetgeving op het gebied van dit soort advieswerkzaamheden de komende jaren wordt aangescherpt.
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. Deze opdracht maakt deel uit van de controleopdracht door de raad. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op.
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen bijvoorbeeld (zoals nu ook gebruikelijk) tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Artikel 3 regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant voorgelegd aan het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet opgestelde verordening.
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.