| Organisatie | Alphen aan den Rijn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instructie voor de Griffier |
| Citeertitel | Instructie voor de Griffier |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Vervangt de Instructie voor de griffier van 2 januari 2014
Artikel 107a Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-10-2015 | Nieuwe regeling | 15-10-2015 Gbl. 27 oktober 2015, nr. 100392 | 2015/41636 en 2015/41637 |
De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een activiteitenplan dat in overleg met de werkgeverscommissie van de griffie wordt vastgesteld.
De griffier draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid vanwege andere redenen zijn vervanging adequaat geregeld is. Hierin wordt voorzien door het aanwijzen door de raad van een plaatsvervangend griffier.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie griffier en de voorzitter van de raad. Indien noodzakelijk wordt over de uitslag van het overleg informatie verstrekt aan het fractievoorzittersoverleg en/of de agendacommissie.
Besloten door de raad van Alphen aan den Rijn in de openbare raadsvergadering van 15 oktober 2015,
Toelichting op de Instructie voor de Griffier
Artikel 107a Gemeentewet schrijft voor dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.
Voor de nieuwe gemeente Alphen aan den Rijn dient ook een nieuwe instructie voor de griffier te worden vastgesteld. Bij het opstellen van een instructie is rekening gehouden met de wijze waarop de raad vorm heeft gegeven aan het besluitvormingsproces. Bij het opstellen van deze instructie is gebruik gemaakt van de modelverordening de VNG en van instructies van enkele andere gemeenten, zonder deze overigens te kopiëren.
Artikel 1 Algemene ondersteuning
In dit artikel wordt de griffier gepositioneerd als de eerste adviseur van de gemeenteraad. Het gaat dus niet alleen om secretariële ondersteuning, maar ook om inhoudelijke ondersteuning zoals bedoeld in lid 3. In lid 2 wordt geregeld dat de griffier een belangrijke rol speelt in de informatievoorziening naar de raad toe. De griffier kan hierbij ten behoeve van de raad optreden als intermediair tussen de raad enerzijds en het college en de burgemeester anderzijds. In diverse andere verordeningen worden taken aan de griffier toebedeeld. In lid 4 wordt daar kortheidshalve naar verwezen. Hierbij kan gedacht worden aan bepalingen uit onder andere het Reglement van Orde voor de raad, de verordening op de raadscommissies , de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, de verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad, verordening op de werkgeverscommissie en de verordening op het onderzoeksrecht van de raad (artikel 155a Gemeentewet).
In artikel 19 Gemeentewet wordt nog steeds gesproken over de burgemeester die de oproeping voor de raad verzendt. In de meeste gemeenten wordt inmiddels gewerkt met een commissie die zich bezig houdt met de agendering voor de bijeenkomsten van de raad. In Alphen aan den Rijn is dat de agendacommissie. Het is vanzelfsprekend dat de griffier deze commissie ondersteunt.
Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters
Artikel 107 b Gemeentewet schrijft voor dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. De griffier of een van zijn vervangers treedt daarnaast ook op tijdens andere vergaderingen als ambtelijk ondersteuner van de voorzitter. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan het optreden als griffier bij commissievergaderingen.
Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging
De griffier voert het secretariaat voor de door de raad ingestelde commissies en is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een toezeggingenlijst. Het gaat hierbij om toezeggingen die tijdens een raadsvergadering door het college aan de raad worden gedaan. Er wordt hier niet gesproken over toezeggingen tijdens commissievergaderingen. Deze komen wel in de besluitenlijst maar worden niet op een toezeggingenlijst geplaatst, omdat de afdoening daarvan in de regel voor de eerstvolgende raadsvergadering plaatsvindt.
Artikel 5 Communicatie van en voor de raad
De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd omtrent hetgeen zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en besluitenlijsten op internet e.d. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Burgers en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie.
De griffier ondersteunt de gemeenteraad onder meer door afstemmingsoverleggen te voeren met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Met de voorzitters van de raadscommissies onderhoudt de griffier ook contacten. Met de (voorzitters van) de Auditcommissie en de rekenkamercommissie onderhoudt de griffier eveneens contacten.
De griffier is in grote mate volgend ten opzichte van de raad. Desondanks zijn er wel bepaalde specifieke trajecten die nader kunnen worden omschreven in een activiteitenplan. In een activiteitenplan kunnen zaken worden opgenomen als de gemeenteraadsverkiezingen, de uitrol van bepaalde projecten e.d.
De griffier stelt het activiteitenplan vast, het is het spoorboekje van de griffie voor een bepaald jaar, vergelijkbaar met een afdelingsplan.
Het ligt voor de hand dat het activiteitenplan voor de vaststelling wordt besproken met de werkgeverscommissie van de griffier. De werkgeverscommissie treedt namens de raad op als werkgever (opdrachtgever) voor de griffier. De werkgeverscommissie zal op haar beurt het plan bespreken in het fractievoorzittersoverleg.
De Gemeentewet bepaalt in artikel 107 dat de raad de griffier benoemt, schorst en ontslaat. Ten aanzien van het personeel op de griffie is in artikel 107e lid 2 bepaald dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen en te ontslaan. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag, maar kan deze bevoegdheid in mandaat overdragen aan de werkgeverscommissie of de griffier. In de verordening op de werkgeverscommissie Griffier worden nadere regels gesteld over de wijze waarop de griffier verantwoording aflegt aan de raad. Hierin is ook een mandaatregeling voor de griffier opgenomen. De personeelsleden van de griffie leggen aldus verantwoording af aan de griffier en de griffier aan de werkgeverscommissie.
Artikel 9 Afwezigheid griffier
In artikel 72 bepaalt de Gemeentewet dat als de burgemeester langer dan zes weken afwezig is, hij hiervoor toestemming nodig heeft van de Commissaris van de Koning. Gelet op de positie die de griffier vervult is het van belang een soortgelijke regeling te treffen en te voorzien in informatieverstrekking aan de werkgeverscommissie Griffier en de burgemeester als voorzitter van de raad.
In dit artikel wordt geregeld op welke wijze om dient te worden gegaan met onvoorziene situaties. In de regel vindt overleg plaats met de werkgeverscommissie Griffier en de burgemeester als voorzitter van de raad. Zo nodig worden de fractievoorzitters en/of de agendacommissie vervolgens geïnformeerd.