Organisatie | Regionale uitvoeringsdienst Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-11-2015 | Nieuwe regeling | 14-09-2015 | Onbekend |
Het Dagelijks Bestuur van de Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland (RUD Zeeland);
Vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de informatie, voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Voor gehanteerde begrippen, die reeds in de vigerende Informatieverordening RUD Zeeland 2015 zijn opgevoerd, wordt verwezen naar deze verordening. Verder verstaat dit besluit onder:
de overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de Archiefwet door het dagelijks bestuur aangewezen archivaris, onder verwijzing naar het Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 en het Protocol voor de archivaris van de gemeente Terneuzen.
het verlenen van een of meer kenmerken aan informatie op het moment van creatie of ontvangst, op zodanige wijze dat kan worden vastgesteld dat het originele, unieke en authentieke informatie betreft.
het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
degenen die ingevolge artikel 3 in het Besluit Informatiebeheer RUD Zeeland 2015 zijn belast met het beheer van de informatie van de RUD Zeeland die (nog) niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
beheerder van de archiefbewaarplaats
de beheerder van de archieven van de gemeente Terneuzen.
door het dagelijks bestuur als zodanig aangewezen afdelingen.
omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat.
k ritische prestatie indicat o ren (kpi’s)
overzicht van wettelijke verplichtingen (Archiefwet 1995 c.s.) waaraan gemeenten moeten voldoen op het gebied van archief en informatiebeheer op basis van de Wet Revitalisering generiek toezicht.
overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.
gewaarmerkt afschrift van de uitgaande versie, veelal bestaande uit een door middel van kenmerken geauthentiseerde reproductie (kopie).
het daadwerkelijk teniet doen van informatie zodanig, dat de informatie niet meer tevoorschijn is te halen.
de in de artikel 40, lid 2 van de Archiefwet bedoelde Informatieverordening RUD Zeeland 2015.
overzetting van gegevens op een andere drager met de opzet om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te verlenen.
het ontoegankelijk maken van informatie voor operationele doeleinden door de informatie te bewaren in een vorm die het niet meer mogelijk maakt de informatie te identificeren.
de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd en aan de raadpleger wordt gepresenteerd.
Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op informatie die op grond van de voor de RUD Zeeland geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk II. Aanwijzing beheerder, archiefbewaarplaats en archivaris
De gemeentesecretaris van de gemeente Terneuzen is beheerder van de in de archiefbewaarplaats berustende informatie en documentaire verzamelingen. De door burgemeester en wethouders van Terneuzen ter ondersteuning van de gemeentesecretaris aangewezen deskundige, die in het bezit is van het diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de Archiefwet, wordt aangewezen als archivaris. Het door burgemeester en wethouders van Terneuzen vastgestelde “protocol voor de archivaris” is op de archivaris van toepassing.
Als beheerders van RUD Zeeland, elk voor hun eigen afdeling, worden aangewezen het hoofd Staf, het afdelingshoofd Vergunningverlening en het afdelingshoofd Toezicht en Handhaving van RUD Zeeland. Bij een organisatiewijziging blijft dit besluit van toepassing op de al dan ontstane organisatiestructuur.
Hoofdstuk III. Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
1. De beheerders van RUD Zeeland zijn belast met de informatievoorziening binnen de RUD Zeeland betreffende de door de RUD Zeeland uitgevoerde taken alsmede met het beheer van informatie van de RUD Zeeland, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
2. De beheerders van RUD Zeeland kunnen de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.
1. De beheerder van de archiefbewaarplaats is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen.
2. De beheerder van de archiefbewaarplaats draagt zorg voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de conversie en migratie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling.
1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van deelnemers van de RUD Zeeland. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het bestuur van de gemeente Terneuzen bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Hoofdstuk IV. Informatievorming en –ordening
De beheerders van RUD Zeeland dragen er zorg voor dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerders van RUD Zeeland dragen er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van informatie, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
De beheerders van RUD Zeeland dragen – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor informatieverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
1. De beheerders van RUD Zeeland dragen er zorg voor dat uit elke informatie blijkt wanneer de informatie is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak de informatie betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de informatie zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
2. Ten aanzien van informatie dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
3. Het vorige lid is niet van toepassing op informatie, die niet benodigd is in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
De beheerders van RUD Zeeland zorgen voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
1. De beheerders van RUD Zeeland dragen er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
2. De beheerders van RUD Zeeland dragen er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.
1. Ook van op termijn vernietigbare digitale informatie wordt op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
2. Van vernietigbare digitale informatie worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
3. De beheerders als bedoeld in artikel 3 van dit besluit waar de betreffende digitale informatie of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen, dragen zorg voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering als bedoeld in artikel 15, tweede lid van dit besluit.
4. De afdeling Middelen, team ICT van de gemeente Terneuzen verleent technische ondersteuning bij de in artikel 15, tweede lid van dit besluit bedoelde conversie, migratie en emulatie.
Hoofdstuk V. Beheer van informatie
Het informatiebeheerplan wordt aan de hand van een vastgesteld model uit naam van het hoofd Staf opgesteld. Het informatiebeheerplan houdt ten minste de volgende elementen in:
een separaat documentair structuurplan van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt bewaard, die aan gangbare eisen en normeringen voldoen;
De beheerder van de archiefbewaarplaats draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De beheerder van de archiefbewaarplaats draagt er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerders van RUD Zeeland dragen zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De beheerders van RUD Zeeland laten bijhouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande archieven wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan bestuurders en functionarissen van de RUD Zeeland die bestuurlijk verantwoordelijk zijn of ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Het is verboden informatie uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
1. De beheerders van RUD Zeeland dragen zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.
2. Raadpleging en uitlening van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Overdracht van informatie aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 29 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de archivaris gehoord.
Op grond van artikel 12 en 13 van de Archiefwet wordt met de archivaris overleg gevoerd door de beheerders van RUD Zeeland met betrekking tot het voornemen om blijvend te bewaren informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats.