| Organisatie | Elburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening regelende de instelling, de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissie |
| Citeertitel | Commissieverordening gemeente Elburg 2010 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | commissie |
Geen
Gemeentewet, art. 82
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-03-2010 | 01-11-2011 | Onbekend | 15-03-2010 Huis aan huis Elburg, 31-08-2010 | Onbekend |
Artikel 2a Belangenverstrengeling
In aanvulling op artikel 15 van de Gemeentewet adviseert een commissielid niet aan derden die in geschil zijn met de gemeente. Indien commissieleden op grond van artikel 28 van de Gemeentewet niet mogen deelnemen aan de stemming in de raad, nemen zij evenmin deel aan de beraadslaging in de commissie
De zittingsduur van de leden van een commissie en van haar voorzitter valt samen met de zittingsduur van de leden van de raad. Hij die ophoudt lid van de raad te zijn, houdt tevens op lid van een commissie te zijn.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
Indien een lid verhinderd is een vergadering bij te wonen geeft hij hiervan, onder doorzending van de oproep en vergaderstukken kennis aan zijn plaatsvervanger. Indien zijn plaatsvervanger eveneens verhinderd is een vergadering bij te wonen meldt hij dit aan de voorzitter of de secretaris van de commissie.
De deuren worden c.q. blijven gesloten wanneer tenminste een vijfde van de aanwezige leden daarom verzoekt, of de voorzitter het nodig oordeelt. Vervolgens beslist de commissie of met gesloten deuren (verder) zal worden vergaderd. Daarbij dient als leidraad de overweging dat met (verdere) openbare behandeling persoonlijke, zakelijke of openbare belangen door de openbaarheid wezenlijk zouden kunnen worden geschaad.
Tijdens een openbare vergadering hebben belangstellenden, gezamenlijk gedurende maximaal 30 minuten, gelegenheid om het woord te voeren over de op de agenda voorkomende onderwerpen, met uitzondering van:
onderwerpen die al in de infosessie op de agenda hebben gestaan.
De voorzitter stelt de aanwezigen hiervan aan het begin van de vergadering op de hoogte. Hij inventariseert wie van de aanwezigen van het recht gebruik wil maken. Bij meerdere sprekers per onderwerp hebben die sprekers gezamenlijk 10 minuten spreektijd.
Gelegenheid tot spreken wordt gegeven direct voorafgaand aan de behandeling van het betreffende agendapunt. Desgewenst kan de voorzitter besluiten tot het naar voren halen van de gelegenheid tot het spreken op een moment gelegen na de opening van de vergadering. De maximum spreektijd per inspreker bedraagt vijf minuten. Er is slechts gelegenheid tot spreken in één termijn.
Gelijktijdig met het verzenden van de oproep aan de leden, wordt de agenda met de daarop betrekking hebbende meest relevante openbare stukken toegezonden aan de daarvoor in aanmerking komende persorganen. In bijzondere gevallen kan de voorzitter bepalen dat het meezenden van stukken achterwege moet blijven. Daarbij geldt als leidraad het bepaalde in artikel 9, tweede lid van deze verordening.
Artikel 14 Orde tijdens de vergadering
Hij kan de commissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel 15 Verbod gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het standby houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.
Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn.
Wanneer een lid van de raad een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de commissie over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 38, zijn van overeenkomstige toepassing.
Artikel 19 Slot- en overgangsbepalingen
De raadscommissies hebben op grond van artikel 82 van de Gemeentewet twee wettelijke taken, namelijk de voorbereiding van de besluitvorming van de raad en overleg met het college respectievelijk de burgemeester. Deze taken zijn opgenomen in artikel 1, lid 2 van deze verordening.
De functie van de nieuwe raadscommissie is primair die van overlegorgaan met het college en de burgemeester. De commissievergaderingen (of delen ervan) kunnen besluitvoorbereidend, maar ook brainstormend en thematisch van aard zijn. Het overleg met het college of de burgemeester dient niet gericht te zijn op het creëren van medeverantwoordelijkheid voor bestuursbeslissingen, maar op kaderstelling en controle door de raad en het afleggen van verantwoording door het college of de burgemeester. De commissies zijn niet bevoegd besluiten te nemen. In beginsel komen op de agenda dan ook niet stukken ter advisering voor de eerstvolgende raadsvergadering maar vooral bespreekstukken waarbij het college richting vraagt aan de commissie voor de verdere uitwerking van onderwerpen.
Bij de evaluatie van het vergaderstelsel in 2007 is afgesproken dat de wethouders mededelingen in de commissie AB kunnen doen. Wel verdient het de voorkeur mededelingen zoveel mogelijk per mail te doen. Dit bespaart vergadertijd. Ook biedt de commissie AB ruimte voor een rondvraag.
Op grond van artikel 82 Gemeentewet benoemt de raad de leden van de raadscommissies. Deze benoeming geschiedt in artikel 2 lid 1 van deze verordening. Het lidmaatschap van niet-raadsleden is één van de zaken die de raad bij de instelling van de nieuwe raad nader kan regelen. Om de vertegenwoordiging van de kleinere fracties, d.w.z. fracties met minder dan drie leden in de raad, in alle commissies te behouden, is de mogelijkheid opgenomen om niet-raadsleden die op de kandidatenlijst staan, te benoemen tot plaatsvervangend lid van de commissie. Het plaatsvervangende lid dient wel de beoogde opvolger op de kandidatenlijst van de fractie te zijn.
De artikelen 10 t/m 15 van de gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing verklaard op de commissieleden, geen raadsleden zijnde. Het gaat hier om de vereisten voor het lidmaatschap van de raad (art. 10), vervullen tussentijdse vacature (art. 11), vermelding van nevenfuncties (art. 12), incompatibiliteiten (art. 13) en afleggen van de eed (verklaring en belofte) (art. 14), belangenverstrengeling (art. 15). De eed wordt afgelegd ten overstaan van de burgemeester in aanwezigheid van de gemeentesecretaris en de griffier.
Artikel 2a is een uitwerking van het integriteitsbeleid voor bestuurders dat op 18 december 2003 door de raad is vastgesteld. Het artikel geeft aan dat de verboden handelingen voor raadsleden ook voor de commissieleden geldt die niet tevens raadslid zijn. Artikel 15 van de Gemeentewet geeft onder meer aan dat een lid van de raad niet werkzaam mag zijn als advocaat, procureur of adviseur in geschillen tussen de gemeente en een wederpartij. Het woord werkzaam betekent dat dit geldt voor beroepsmatige ondersteuning aan een van de twee partijen. Lid 2 vult dit aan door te zeggen dat elke vorm van advisering is uitgesloten, dus ook anders dan beroepsmatig. De term geschil is daarbij breder dan de term rechtsgedingen. Het betreft ook bezwaarprocedures en administratief beroep. Het integriteitsbeleid geeft aan dat een raadslid of commissielid stopt met zijn advieswerkzaamheden op het moment dat een bezwaarschrift geschreven wordt. Net zo goed als dat raadsleden ontheffing kunnen aanvragen bij Gedeputeerde Staten van dit verbod, zo dient er ook een ontheffingsmogelijkheid te zijn voor commissieleden, niet raadsleden zijnde. Lid 3 regelt daartoe een ontheffingsmogelijkheid bij de raad. De raad dient daartoe een beleid vast te stellen. In de praktijk kan zij het beleid van de provincie overnemen.
Om vertegenwoordiging van zijn of haar fractiegenoot in de commissie mogelijk te maken en de functie van technisch voorzitter te waarborgen, stellen wij voor om de voorzitter geen lid te laten zijn van een commissie. De voorzitter heeft dus geen stemrecht.
In het tweede lid van dit artikel is de bevoegdheid opgenomen een lid of een plaatsvervangend lid te ontslaan. In de Gemeentewet is niet aangegeven om welke reden een lid c.q. plaatsvervangend lid kan worden ontslagen. Slechts de zorgvuldigheid waarmee met die bevoegdheid wordt omgegaan staat achteraf ter beoordeling van de rechter.
De samenstelling en de taken van het presidium staan omschreven in het nieuwe Reglement van orde. Gelet op de procedurele rol die het presidium heeft bij de voorbereiding van de raadsvergadering, ligt het in de rede om het presidium te betrekken bij de vaststelling van het vergaderschema van de commissies (artikel 8, lid 1) en bij onvoorziene omstandigheden (artikel 18).
Van belang is op te merken dat over stukken die ter kennisname zijn geagendeerd niet zal worden beraadslaagd.
In lid 9 is het woord “achterliggende” voor vergaderstukken toegevoegd. Dit doet recht aan de praktijk van ter inzage legging van stukken voor commissieleden. In de praktijk is de situatie gegroeid dat raadsleden ofwel direct zelf bij de behandelende vakambtenaar hun informatie inwinnen dan wel via de commissiegriffier nadere toelichting krijgen op de stukken.
In lid 6 is geregeld op welke manier stukken opgewaardeerd kunnen worden. Opwaarderen houdt in dat een ter kennisname stuk op verzoek van een aantal commissieleden als bespreekstuk wordt geagendeerd. Omdat dit in het verleden veelvuldig gebeurde, regelt deze verordening dat opwaarderen gemotiveerd moet gebeuren en dat naast de aanvragende partij tenminste één andere partij moet steunen.
Het is van belang bij de toepassing van de nieuwe commissieverordening, de bepalingen over de openbaarheid van vergadering van de raadscommissies als genoemd in artikel 82, lid 5 van de Gemeentewet te betrekken.
In dit artikel is het recht op het toespreken van een commissie vastgelegd. De praktijk laat zien dat commissieleden regelmatig vragen hebben voor de inspreker. Dit is in deze verordening geformaliseerd. Uit een uitgezette enquête in 2004 onder raads- en collegeleden blijkt dat de meerderheid het niet wenselijk acht om spreekrecht in tweede termijn te geven. Het is niet de bedoeling dat met de inspreker wordt gediscussieerd. In de praktijk is verder gebleken dat het wenselijk kan zijn om – zulks ter beoordeling van de voorzitter - na de opening van de vergadering gelegenheid te geven tot spreken, zodat sprekers niet hoeven te wachten tot “hun” agendapunt aan de orde komt.
Er is een maximum gesteld aan de totale spreektijd per vergadering, om te voorkomen dat lange rijen sprekers de commissie in zijn werkzaamheden kunnen belemmeren. Ook is bepaald dat er geen spreekrecht mogelijk is over zaken die ter kennisname staan geagendeerd. Dit hangt samen met het feit dat over zaken die ter kennisname staan geagendeerd door de commissie niet wordt beraadslaagd. Wanneer de commissie zou besluiten om onderwerpen die ter kennisname staan geagendeerd alsnog ter beraadslaging te agenderen, dan ontstaat er alsnog de mogelijkheid gebruik te maken van het spreekrecht.
Verder is het spreekrecht niet voor onderwerpen waarvoor zienswijzen, bezwaar dan wel beroep open staat of heeft open gestaan. Reden is dat burgers anders twee keer voor het zelfde onderwerp bij de gemeente komen. Het kan niet zo zijn dat iemand die vergeten heeft zienswijzen in te dienen, via het spreekrecht alsnog zijn mening geeft.
In de praktijk zal de wethouder de vergadering van een commissie bijwonen waarin onderwerpen aan de orde komen die zijn portefeuille aangaan. Daarom is, overeenkomstig het Reglement van orde, hieromtrent een bepaling over opgenomen. Om praktische redenen is er voor gekozen de zinsnede op te nemen dat een wethouder geacht wordt in ieder geval aanwezig te zijn bij de behandeling van agendapunten die zijn portefeuille aangaan. Eveneens om praktische redenen is lid 4 opgenomen. In wezen betreft het hier het vastleggen van een oude ongeschreven regel.
In een dualistisch stelsel is voor het inschakelen van adviseurs vooraf geen machtiging meer vereist van het college. De raad zal hiervoor zelf een begrotingspost moeten opnemen.
Artikel 12a geeft de mogelijkheid om de volksvertegenwoordigende rol van de raad nader in te vullen. Beraadslaging in dit artikel moet ruim worden geïnterpreteerd. Het gaat niet zozeer om beraadslaging die leidt tot een advies aan de raad maar meer om meepraten door burgers of groeperingen in de beleidsvoorbereidende fase. Te denken valt aan brainstormsessie waar derden aan deelnemen, gesprekken met maatschappelijke groeperingen, en verkennende gedachtewisselingen. Het komt er op neer dat de commissie zijn oor te luister legt bij belanghebbenden met betrekking tot een bepaald onderwerp en met hen van gedachte wisselt. Dit is zowel van nut bij de kaderstellende rol als bij de volksvertegenwoordigende rol van de raad.
Aan de nieuwsmedia wordt met de agenda stukken toegezonden die als openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) aangemerkt worden. Het betreft de meest relevante onderliggende stukken, in de regel het bijbehorende besluit met de bijbehorende (ambtelijke) advisering. In het algemeen zal het niet nodig en evenmin doenlijk zijn om alle openbare stukken mee te zenden, zoals een onderliggende aanvraag. De niet meegezonden openbare stukken liggen ter inzage op het gemeentekantoor.
In de verordening is niet aangegeven op welke plaatsen de agenda met de meest relevante stukken ter inzage ligt. Het is ook niet noodzakelijk om die plaatsen in de verordening vast te leggen. Plaatsen kunnen om praktische redenen gewijzigd worden. De huidige praktijk is dat de agenda met stukken ter inzage ligt in het informatiecentrum in het gemeentekantoor, in de openbare bibliotheken te Elburg en ’t Harde en in de gemeenschapshuizen te Doornspijk, Oostendorp, De Hoge Enk, Elburg en ’t Harde.
Op deze plaats zij vermeld dat onder “op de in de gemeente gebruikelijke wijze van openbaarmaking” voortaan ook het publiceren van de dag, plaats en tijdstip op de internetsite van de gemeente behoort. Een soortgelijke bepaling is opgenomen in het Reglement van orde.
Wat betreft de handhaving van de orde tijdens de vergadering is aansluiting gezocht bij de bepalingen over het handhaven van de orde zoals geregeld in de Gemeentewet (artikel 26) voor de raadsvergadering.
Het verbod op het gebruik van mobiele telefoons tijdens raadsvergaderingen (artikel 47 Reglement van orde) is eveneens van toepassing tijdens vergaderingen van de commissie.
De commissiegriffier maakt van het besprokene tijdens een commissievergadering een beknopt verslag. Daarnaast worden niet meer de standpunten van alle individuele leden, maar alleen afwijkende standpunten van commissieleden in het verslag weergegeven.
Het verslag van een besloten vergadering is overeenkomstig artikel 23, lid 4 van de Gemeentewet niet openbaar. Het verslag wordt uitsluitend aan de commissieleden ter inzage gegeven.
Leden van de raad (of in voorkomende gevallen de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris), die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten aldaar hun taak als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze, waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling van de RNV bevat over deze verantwoordingsplichten en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen. Tot op heden is dit niet geregeld in het Reglement van orde. Raadsleden hebben in 2004 te kennen gegeven hieraan wel behoefte te hebben. De vergadering van een raadscommissie kan hiervoor als meest geschikte gelegenheid worden beschouwd. In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen). In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 37 van het conceptreglement van orde. Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen. Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals een (raad van commissarissen van) een NV. Hierin voorziet het vierde lid.