Verordening op de commissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Rijssen-Holten
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening op de commissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt
Citeertitel	Verordening op de commissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
05-10-2015			Onbekend	24-09-2015 Elektronsich gemeenteblad, 2 oktober 2015	2015-0070

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op de commissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt

Artikel 1 Taak

De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 2 Samenstelling commissie

1.
De commissie bestaat uit acht leden vanuit de acht fracties die op 24 september 2015 in de raad zijn vertegenwoordigd.
2.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
2.
De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 genoemde taak als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.
3.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
4.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4 Adviseur

1.
Wethouder Beens wordt als vertegenwoordiger van het college als adviseur toegevoegd aan de commissie. Plaatsvervangend adviseur is wethouder Cornelissen.
2.
De (plaatsvervangend) adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
3.
Een (plaatsvervangend) adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 5 Geheimhouding

1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
2.
De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
3.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 8, tweede, vierde, vijfde en zesde lid van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
4.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7 en 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5.
De commissie en de raad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe deze verordening verplicht, niet opheffen.
6.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
7.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 6 Vergaderingen

1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.
2.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering zomogelijk vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden en de adviseur van de commissie en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
3.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.
4.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

1.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
2.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ gericht aan de voorzitter en gezonden aan de secretaris.
3.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 8 Werkwijze van de commissie

1.
De commissie hanteert de door de raad vastgestelde profielschets als toetsingskader en formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de raad en de commissaris van de Koning.
2.
Alvorens het verslag van bevindingen aan de raad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie het conceptverslag met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
3.
Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de raad vermeld.
4.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de raad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Het verslag aan de raad wordt gelijktijdig aan de burgemeester gezonden.
5.
Het schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
- a.
  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,
- b.
  een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
- c.
  een aanduiding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.
6.
Het verslag heeft in ieder geval het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling als bijlage.

Artikel 9 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 10 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de raad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 11 Archivering

1.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 10 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats.
2.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
3.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus besloten in de raadsvergadering van Rijssen-Holten op 24 september 2015

drs. H.A.J. van de Vliert, A.C. Hofland,

griffier, voorzitter

Nota-toelichting

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2. Samenstelling commissie

De raad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. In Rijssen-Holten is er voor gekozen vanuit elke fractie een lid te benoemen.

Raadslidmaatschap

De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.

Geen plaatsvervangende leden

Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.

Artikel 5. Wettelijke geheimhoudingsplicht

Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening op te nemen als deze rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente)wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk in den lande uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt.

Artikel 7. Contactpersoon

Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen.

Artikel 11. Archivering

Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.