Organisatie | Uden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement Basisregistratie personen 2015 |
Citeertitel | Privacyreglement Brp 2015 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Privacy Brp |
N.v.t.
Wet Brp
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-10-2015 | 04-10-2014 | 01-01-2019 | Nieuwe regeling | 23-06-2015 Gemeenteblad 2015-68 | 23-6-2015 |
Artikel 3 Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de wet kunnen voldoen.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen
Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Met inachtneming van de wet worden aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van de wet Brp kunnen de in Bijlage 5 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Ook mogen persoonsgegevens worden verstrekt nadat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.
Vernietiging van gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
In bijlage 7 “autorisatie gemeente als buitengemeentelijke afnemer” zijn de maximaal te verstrekken buitengemeentelijke gegevenssets per wettelijke taak weergegeven. Voor het verstrekken van binnengemeentelijke gegevens (met uitzondering van burgerzaken), wordt de criteria van de buitengemeentelijke gegevenssets gehanteerd.
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Uden hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het autorisatiebesluit. De bevoegdheid van rechtstreekse raadpleging blijkt uit bijlage 8.
Autorisatiemodel gemeente als buitengemeentelijke afnemer
De modelautorisatie voor gemeenten als buitengemeentelijke afnemer (GABA) is opgesteld door de Rijksdienst Identiteitsgegevens, welke onderdeel uitmaakt van het Stappenplan toetreding GABA, beschreven in “Bijlage 13 Taken”.
Deze bijlage beschrijft de modelautorisatie voor gemeenten als buitengemeentelijke afnemer. Het geeft een opsomming van de taken waarvoor de gemeenten als buitengemeentelijke afnemer gegevens op mag vragen uit de gemeentelijke basisadministraties van andere gemeenten.
Per taak zijn de volgende punten uitgewerkt:
Er is één beperkte gegevensset samengesteld voor de taken waarvoor gemeenten de gegevens spontaan verstrekt mogen krijgen.
Echter, omdat de informatiebehoefte per taak kan verschillen, kunnen de sets van gegevens die ad hoc kunnen worden opgevraagd, per taak verschillen. In de autorisatietabelregel zijn de afzonderlijke ad hoc gegevenssets, die bij de verschillende taken horen, samengevoegd tot een totale ad hoc gegevensset.
Voor zover het verstrekte gegeven nadere toelichting behoeft, is dit per taak aangegeven;
Let op: het recht op plaatsing van een afnemersindicatie op een persoonslijst is gekoppeld aan de plicht deze indicatie te verwijderen ingeval de ingeschrevene niet of niet meer behoort tot de doelgroep.
De verschillende taken worden uitgevoerd door verschillende afdelingen binnen de gemeente.
Voor de inhoud van de gegevenssets wordt verwezen naar bijlage 8.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de basisregistratie personen
Lijst van afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens en/of dienstverleningsprocessen, gegevens worden verstrekt.
In deze bijlage is een overzicht van derden opgenomen vanwege het aanwezig geachte maatschappelijk belang voor de gemeente, die voor verstrekking van gegevens in aanmerking komen.
Om in aanmerking te komen voor gegevensverstrekking uit de Brp, dienen deze derden te voldoen aan de criteria:
Deze derden krijgen gegevens verstrekt op basis van maximaal de algemene en verwijsgegevens, deze gegevens worden verder telefoonboekgegevens uit de Brp genoemd en betreffen:
oalgemene en verwijsgegevens over de naam, geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerder geregistreerde echtgenoot, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum, en de datum van overlijden.
Het is mogelijk dat het college van Uden vanwege aanwezig geacht maatschappelijk belang voor de gemeente bepaalde derden aanwijzen. In onderstaand overzicht zijn deze derden opgenomen.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.
Toelichting op de Verordening privacy BRP van de gemeente Uden
Deze Verordening Privacy Brp vloeit voort uit de Verordening Basisregistratie personen (BRP). De verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de persoonsinformatiehuishouding met ingang van 4 oktober 2014. De nadere regeling van verantwoordelijkheid, beheer en gegevensverwerking is opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders in hun rol als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de Brp. Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op de artikelen in dit reglement.
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het reglement betreft de basisregistratie personen. Dat is een combinatie van de basisadministratie, waarin persoonsgegevens van personen die in gemeente Uden woonachtig zijn en de registratie van gegevens van niet-inwoners.
Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen
Het beheer van de basisregistratie personen is belegd bij het hoofd van de afdeling Publiekszaken.
Artikel 3. Doel van de basisregistratie personen
In het doel van de basisregistratie personen komt tot uitdrukking ten behoeve van welke organen en instellingen de gegevens worden geadministreerd. Bovendien geeft dit artikel aan ten behoeve waarvan deze organen en instellingen gegevens verstrekt kunnen krijgen.
Artikel 4. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen.
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een "online verbinding" kunnen raadplegen van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Lid 1, sub a regelt de toegang van de beheerder en de medewerkers bij de afdelingen die uitvoering geven aan de Wet Brp.
Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals vergunningen of WMO, kan het regionale politiekorps op dezelfde wijze toegang hebben tot de Brp.
Artikel 5. Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Er zijn binnengemeentelijke afnemers aan wie systematisch gegevens worden verstrekt zonder dat hun rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen is gegeven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties.
Artikel 6. Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de basisregistratie personen aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet verplicht het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de integratie van de basisadministratie in de basisregistratie. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
Artikel 8. Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van de Wet Brp bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan derden vanwege een voor de gemeente aanwezig geacht maatschappelijk belang.
Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd bij of krachtens een gemeentelijke verordening.
Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de Brp en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevensverstrekking.
Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt, is verder afgebakend.
Ingevolge de wet Brp heeft de burger het recht geheimhouding tot verstrekking van zijn gegevens te vragen. In dat geval wordt de gevraagde informatie niet verstrekt.
Gegevensverstrekking is alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
Een voorbeeld van gegevensverstrekkingen aan rechtspersonen is de verstrekking van gegevens aan woningcorporaties in het kader van de samenwerking op het gebied van de fraudebestrijding en eerlijke verdeling van de woonruimte.
Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard.
Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen afnemers terug gemeld moeten kunnen worden.
Op grond van de wet Brp is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om:
De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente Uden als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.
De wet Brp regelt uitputtend de rechten van de burger met betrekking tot inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens in de basisadministratie. Op het deel van de basisregistratie, dat niet als basisadministratie wordt aangemerkt, is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. De rechten die de burger op grond van die wet heeft, zijn overgenomen in dit reglement.
De wet Brp stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging:
Voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de Brp vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Het daarin gestelde is uit te splitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
In de gemeente Uden zijn er maatregelen getroffen op deze terreinen. De maatregelen zijn opgenomen in een beveiligingsplan.