Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2014

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

• 1.

  De begrippen in deze verordening hebben dezelfde betekenis als de begrippen uit de Algemene wet bestuursrecht.

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    college: het college van burgemeester en wethouders van gemeente Alphen aan den Rijn;

  • b.

    raad: de gemeenteraad van Gemeente Alphen aan den Rijn;

  • c.

    de wet: de Algemene wet bestuursrecht;

  • d.

    subsidie, zoals gesteld in de wet: de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten;

  • e.

    eenmalige subsidie: subsidie voor een project of activiteit met een eenmalig karakter;

  • f.

    structurele subsidie: subsidie die per (boek)jaar of voor een bepaald aantal (boek)jaren aan een instelling voor een periode van maximaal vier jaar wordt verleend;

  • g.

    waarderingssubsidie: subsidie voor activiteiten die niet direct binnen de criteria van deze verordening passen, maar waar de gemeente wel waardering voor heeft;

  • h.

    productsubsidie: een bijzondere vorm van structurele subsidie waarbij de prestaties van de instelling zijn gedefinieerd op productniveau;

  • i.

    prestatie: dat wat door de aanvrager is gepresteerd of verricht om bij te dragen aan de vastgestelde gemeentelijke beleidsdoelstellingen;

  • j.

    vrijwilligersinstelling: een instelling die geen betaald personeel in dienst heeft en die subsidiabele activiteiten uitvoert;

  • k.

    eigen vermogen: het verschil tussen de bezittingen (activa) en de schulden (passiva) op de balans;

  • l.

    algemene reserve: onderdeel van het eigen vermogen, waarbij de besteding van de gelden niet vastligt;

  • m.

    bestemmingsreserve: bestanddeel van het eigen vermogen dat bestemd is om in detoekomst uitgaven die zijn verbonden aan beoogde specifieke doelen te kunnen bekostigen, waarbij aannemelijk is dat toekomstige middelen daarvoor tekort schieten;

  • n.

    egalisatiereserve: een reserve bedoeld om in de toekomst schommelingen in de (exploitatie)kosten op te kunnen vangen;

  • p.

    vreemd vermogen: het verschil tussen de bezittingen (activa) en het eigen vermogen (passiva) op de balans;

  • q.

    voorziening: vermogensbestanddelen voor toekomstige kosten die een periode van twee of meer jaren omvatten, die onvermijdelijk en nu reeds te voorzien zijn, die niet binnen de jaarlijkse exploitatie opgevangen kunnen worden, hun oorzaak in het verleden hebben en kwantificeerbaar en/of berekenbaar zijn;

  • r.

    accountantsverklaring: een controleverklaring van een registeraccountant of accountant-administratieconsulent over de verantwoording van de subsidieontvanger;

  • r.

    uitvoeringsplan maatschappelijk domein: het plan zoals omschreven in de kaders uitvoeringsplan herinrichting maatschappelijk domein (2015/10729).

Artikel 2 Reikwijdte van de verordening

Het college is bevoegd subsidie te verlenen voor de beleidsterreinen zoals opgenomen in de gemeentebegroting.

Artikel 3 Bevoegdheid college

• 1.

  Het college is bevoegd om in de beschikking tot subsidieverlening voorwaarden te stellen.

• 2.

  Het college kan, behoudens het in lid 3 vermelde, alleen aan een instelling met volledige rechtspersoonlijkheid subsidie verlenen.

• 3.

  In bijzondere gevallen kan het college aan een natuurlijk persoon subsidie verlenen.

• 4.

  Het college kan ter uitvoering van deze verordening nadere regels stellen.

Artikel 4 Subsidieplafond

• 1.

  De raad stelt jaarlijks in de gemeentebegroting het subsidieplafond vast als bovengrens voor de door het college te verlenen subsidies.

• 2.

  Ten aanzien van verleende subsidies die worden bekostigd ten laste van een begroting die nog niet door de gemeenteraad is vastgesteld, of ten laste van middelen die nog met een begrotingswijziging door de raad beschikbaar dienen te worden gesteld, geldt het voorbehoud dat zij zijn verleend onder de ontbindende voorwaarde dat de begroting of begrotingswijziging die voor de bekostiging noodzakelijk is, door de raad wordt vastgesteld.

• 3.

  Bij het verlenen van structurele subsidies hanteert het college, bij gelijkblijvend activiteitenaanbod, in beginsel de nullijn ten opzichte van het subsidiebedrag van het voorgaande jaar.

• 4.

  Als het budget niet toereikend is, dan verdeelt het college de subsidies per beleidsterrein over de instellingen die tijdig een compleet ingevuld aanvraagformulier hebben ingestuurd, verhoudingsgewijs naar hoogte van het te verlenen subsidiebedrag.

Artikel 5 Aanvragen van structurele subsidie

• 1.

  Om in aanmerking te komen voor structurele subsidie, stuurt een instelling een schriftelijke subsidieaanvraag aan het college.

• 2.

  De instelling gebruikt een beschikbaar gesteld aanvraagformulier, tenzij anders is overeengekomen.

• 3.

  Eén of meer personen die daartoe volgens het Uittreksel van de Kamer van Koophandel bevoegd zijn, ondertekenen de subsidieaanvraag.

• 4.

  Bij een subsidieaanvraag overlegt de instelling in ieder geval de volgende gegevens:

  • a.

    Het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel;

  • b.

    een beschrijving van de activiteiten waarvoor de instelling subsidie vraagt;

  • c.

    de doelstellingen en resultaten die de instelling met de subsidie nastreeft en hoe de activiteiten en daaruit voortvloeiende prestaties aan dat doel bijdragen;

  • d.

    een begroting of dekkingsplan van de kosten van de activiteiten waar de instelling subsidie voor vraagt;

  • e.

    een begroting van baten en lasten betrekking hebbend op het jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

  • f.

    een balans van de laatste dag van het voorgaande boekjaar;

  • g.

    indien van toepassing bij een jaarlijkse subsidie, de stand van het eigen vermogen en het vreemd vermogen op het moment van de aanvraag.

• 5.

  Een instelling die voor het eerst subsidie aanvraagt, stuurt het college daarnaast ook nog toe:een recente opgave van de bestuurssamenstelling.

• 6.

  Als een instelling een onvolledige aanvraag toestuurt, krijgt zij een hersteltermijn van twee weken. Als de instelling hier niet tijdig op reageert of niet de juiste stukken instuurt, dan kan het college besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen.

Artikel 6 Aanvraagtermijn

• 1.

  Een instelling stuurt een aanvraag voor een structurele subsidie vóór 1 mei voorafgaand aan het subsidiejaar aan het college.

• 2.

  Het college kan in bijzondere gevallen besluiten af te wijken van de in het eerste lid bepaalde termijn.

Artikel 7 Beslistermijn

• 1.

  Het college beslist op een aanvraag voor een structurele subsidie uiterlijk op 31 december van het jaar waarin de instelling de subsidieaanvraag heeft ingediend.

• 2.

  Een subsidieverlening is voorlopig, totdat de subsidie op basis van artikel 16 van deze verordening definitief is vastgesteld.

Artikel 8 Structurele subsidies

• 1.

  Het college kan een structurele subsidie voor één jaar of voor een periode van maximaal vier jaar verlenen.

• 2.

  In de verleningsbeschikking geeft het college aan op welk bedrag de subsidieontvanger per jaar aanspraak kan maken of op welke wijze het college het subsidiebedrag per jaar bepaalt.

• 3.

  Verlening voor één jaar geldt in elk geval voor subsidies groter dan € 250.000 per jaar.

• 4.

  In geval van verlening voor meer dan één jaar beschikt het college op basis van een meerjarenbegroting van een instelling.

• 5.

  In de subsidieaanvraag vermeldt de instelling de mate waarin en de manier waarop de prestaties of activiteiten van de instelling waarvoor subsidie wordt aangevraagd, bijdragen aan de vastgestelde beleidsdoelstellingen van de gemeente, afgezet tegen het jaarlijkse subsidiebedrag. De begroting vermeldt ook eventuele andere inkomsten van de instelling.

• 6.

  Het college verleent structurele subsidies in beginsel op basis van een onderliggende subsidieovereenkomst. Dit geldt in elk geval voor subsidies groter dan € 250.000. In die overeenkomst staan nadere procedurele voorwaarden en afspraken over de aanwending van de subsidie en de manier waarop de prestaties of activiteiten worden uitgevoerd.

Artikel 9 Productsubsidie

• 1.

  Een bijzondere vorm van structurele subsidie is productsubsidie.De prestaties zijn bij een productsubsidie gedefinieerd op basis van de levering van de afgesproken resultaten op productniveau.

• 2.

  De subsidieaanvraag voor productsubsidie bevat een begroting waarin is weergegeven de opbouw van de kostprijs van de producten waarbij de kostprijs per uur is gerelateerd aan de integrale kostprijs.

Artikel 10 Eenmalige subsidie

• 1.

  Een instelling die een eenmalige subsidie aan wil vragen, stuurt minimaal tien weken voor de geplande activiteit een subsidieaanvraag aan het college.

• 2.

  De instelling gebruikt een voor de aanvraag beschikbaar gesteld aanvraagformulier, tenzij anders is overeengekomen.

• 3.

  In de subsidieaanvraag vermeldt de instelling de aard, inhoud en het doel van de activiteit, met een begroting van de daaraan verbonden kosten en inkomsten. De instelling stuurt een balans van de laatste dag van het voorgaande boekjaar mee.

• 4.

  De weigeringsgronden uit artikel 14 gelden onverkort. Daarnaast kan het college een subsidieaanvraag weigeren indien de instelling al een andere vorm van subsidie ontvangt.

• 5.

  Het college beslist op een aanvraag voor een eenmalige subsidie binnen tien weken na ontvangst van een volledige subsidieaanvraag.

Artikel 11 Waarderingssubsidie

• 1.

  Een vrijwilligersinstelling kan een aanvraag doen voor een waarderingssubsidie.

• 2.

  De aanvraag bevat een beschrijving van de kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen van de instelling en een beschrijving van de activiteit(en). De instelling stuurt ook een begroting van de te subsidiëren activiteit(en) mee.

• 3.

  Het college heeft daarnaast ook zelf de bevoegdheid aan een vrijwilligersinstelling die een (reguliere) subsidieaanvraag heeft ingediend die niet of niet volledig gehonoreerd is, een waarderingssubsidie te verlenen.

• 4.

  De voorwaarden uit artikel 10 lid 4 voor eenmalige subsidie gelden onverkort.

• 5.

  Een waarderingssubsidie bedraagt maximaal € 1.000.

• 6.

  Een waarderingssubsidie is in beginsel eenmalig.

Artikel 12 Eigen vermogen

• 1.

  Een instelling die meer dan € 5.000 structurele subsidie ontvangt, kan slechts met voorafgaande schriftelijke toestemming van het college toevoegingen doen aan het eigen vermogen (algemene reserve, bestemmingsreserve, egalisatiereserve).

• 2.

  De instelling dient het verzoek om toestemming onder lid 1 tegelijk in met de verantwoording als bedoeld in artikel 16 van deze verordening.

• 3.

  Het verzoek om toestemming bevat in ieder geval de volgende gegevens:

  • a.

    het doel van toevoeging(en);

  • b.

    een onderbouwing van de hoogte van de toevoeging(en).

• 4.

  Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen.

Artikel 13 Voorzieningen

• 1.

  Een instelling die meer dan € 5.000 structurele subsidie ontvangt, kan slechts met daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming van het college een voorziening vormen. Het college kan aan de toestemming voorwaarden verbinden.

• 2.

  De instelling dient het verzoek onder lid 1 in tegelijk met de aanvraag als bedoeld in artikel 5 van deze verordening.

• 3.

  In bijzondere gevallen kan een instelling op een ander moment dan het in lid 2 bepaalde een verzoek indienen. Dit verzoek dient dan onderbouwd te worden met een aangepaste begroting.

• 4.

  Het verzoek om toestemming bevat in ieder geval de volgende gegevens:

  • a.

    het doel van de voorziening;

  • b.

    de onderbouwing van de hoogte en opbouw van de voorziening.

• 5.

  Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen.

Artikel 14 Weigeren van subsidie

Naast de in de wet genoemde weigeringsgronden kan het college een subsidieaanvraag in elk geval weigeren:

• 1.

  Als de subsidieverlening niet past binnen de doelstellingen van de gemeente ten aanzien van de beleidsvelden zoals opgenomen in de gemeentebegroting;

• 2.

  Als de financiële continuïteit of de continuïteit van de bedrijfsvoering van de aanvrager niet is gegarandeerd;

• 3.

  Als de activiteiten van de aanvrager niet of niet in overwegende mate gericht zijn op of ten goede komen aan Gemeente Alphen aan den Rijn of haar inwoners;

• 4.

  De activiteit geen toegevoegde waarde heeft ten opzichte van het bestaande voorzieningenaanbod;

• 5.

  Als de instelling ook zonder subsidie over voldoende eigen geld (eigen middelen of middelen van derden) kan beschikken om de kosten van de activiteit te dekken;

• 6.

  Als de aanvrager doelstellingen heeft en/of activiteiten uitvoert die in strijd zijn met de wet, de openbare orde of het algemene belang;

• 7.

  Als de activiteiten van de instelling louter gericht zijn op het uitdragen van een godsdienstige, levensbeschouwelijke of politieke overtuiging;

• 8.

  Als een instelling het college vraagt een jubileum of een uitstapje te subsidiëren;

• 9.

  Als de instelling een winstoogmerk heeft;

• 10.

  Als de instelling geen eigen bijdrage vraagt van de deelnemers aan de gesubsidieerde activiteiten;

• 11.

  Als er niet voldoende budget beschikbaar is;

• 12.

  In het geval en onder de voorwaarden als bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob).

Artikel 15 Directe vaststelling kleinere bedragen

• 1

  Het college kan subsidies van € 5.000 of minder direct vaststellen.

• 2

  Het college heeft de bevoegdheid nadere voorwaarden te verbinden aan de directe subsidievaststelling, zoals het insturen van een inhoudelijk verslag. In voorkomend geval staan deze voorwaarden opgenomen in de beschikking.

Artikel 16 Subsidievaststelling grotere bedragen

• 1.

  Instellingen die € 5.000 of meer subsidie ontvangen van Gemeente Alphen aan den Rijn, sturen vóór 1 april van het jaar volgend op het jaar waar de subsidie betrekking op heeft, een door één of meer bevoegde personen ondertekende verantwoording naar het college, onder de volgende voorwaarden:

• a.

  Als het verleende subsidiebedrag tussen de € 5.000 en € 50.000 ligt: een verslag van de activiteiten en een financieel overzicht van de uitgaven en inkomsten, met een toelichting daarop.

• b.

  Als het verleende subsidiebedrag meer bedraagt dan € 50.000 maar minder dan € 250.000, dan stuurt de instelling naast de in sub a genoemde inhoudelijke en financiële verantwoording ook een evaluatie van de voortzetting van de subsidierelatie op basis van de behaalde resultaten en een accountantsverklaring mee.

• c.

  Als het verleende subsidiebedrag meer bedraagt dan € 250.000, dan stuurt de instelling naast de in sub a genoemde verantwoording ook een verantwoording van de bijdrage die de subsidieontvanger levert aan de gemeentelijke doelstellingen, een evaluatie van de voortzetting van de subsidierelatie op basis van de behaalde resultaten en een accountantsverklaring inclusief rechtmatigheidsverklaring mee.

  2Het college kan in bijzondere gevallen besluiten af te wijken van de in het eerste lid bepaalde termijn en de genoemde voorwaarden.

• 3.

  Het financiële verslag dient zodanig ingericht te zijn dat per activiteit kan worden beoordeeld hoeveel subsidie is aangewend.

• 4.

  Een jaarrekening van een instelling die productsubsidiëring ontvangt, bevat een duidelijke weergave van de opbouw van de kostprijs van producten waarbij de kostprijs per uur is gerelateerd aan de integrale kostprijs.

• 5.

  Als het college de aanvraag tot vaststelling niet vóór 1 april (of een andere termijn waartoe het college op basis van lid 2 besloten heeft) ontvangen heeft, dan stuurt het college eenmaal een herinnering en krijgt de instelling twee weken de tijd om alsnog de vereiste stukken in te sturen.

• 6.

  Als de instelling de gevraagde gegevens niet of niet volledig instuurt, dan kan het college overgaan tot ambtshalve lagere vaststelling van het subsidiebedrag, in het uiterste geval op nihil. De instelling moet dan het volledige bedrag aan voorlopig verleende subsidie terugbetalen.

• 7.

  Het college stelt de subsidie uiterlijk op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarvoor subsidie is verleend vast.

Artikel 17 Lagere vaststelling van subsidiebedrag

Het college kan, zoals gesteld in artikel 4:46 van de wet, de subsidie lager vaststellen indien:

• a.

  de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, niet of niet geheel hebben plaats gevonden;

• b.

  de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

• c.

  de subsidieontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid;

• d.

  de subsidieverlening anderszins onjuist was en de subsidieontvanger dit wist of behoorde te weten. Daarnaast kan het college de subsidie lager vaststellen:

• e.

  in het geval en onder de voorwaarden als bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur.

Artikel 18 Betaling van de subsidie

• 1.

  Als het college een subsidie direct vaststelt, dan vindt de betaling van de gehele subsidie in één keer plaats.

• 2.

  Het college betaalt subsidiebedragen boven de € 5.000 bij wijze van voorschot in vier gelijke betalingen per kwartaal.

• 3.

  Het college kan afwijken van de in lid 2 genoemde betaalmomenten.

• 4.

  Het college vermeldt in de beschikking op welke wijze de betaling plaatsvindt.

Artikel 19 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Instellingen die meer dan € 50.000 aan subsidie ontvangen, sturen vóór 1 augustus van het jaar waar de subsidie betrekking op heeft, een tussentijdse rapportage aan de gemeente. De rapportage bevat rekening en verantwoording over de verrichte activiteiten van het eerste halfjaar en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten en een prognose voor het tweede halfjaar.

• 2.

  Als een instelling deze verplichting ook na aanmaning niet nakomt, kan dit reden zijn de subsidieaanvraag voor het komende jaar te weigeren, omdat aangenomen kan worden dat de aanvrager niet zal voldoen aan verplichtingen die aan de subsidie verbonden zijn.

Artikel 20 Mededelingsplicht

Zodra het waarschijnlijk is dat de instelling de gesubsidieerde activiteiten niet of niet geheel uit kan voeren, meldt de subsidieontvanger dit direct aan het college. Ook andere relevante feiten en omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de activiteiten of de subsidievaststelling, meldt de instelling direct bij bekend worden aan het college.

Artikel 21 Eisen aan de administratie

• 1.

  De subsidieontvanger is verplicht de administratie op overzichtelijke en doelmatige wijze te voeren en de administratie zodanig in te richten dat deze een juist, volledig en actueel beeld geeft van het functioneren van de subsidieontvanger.

• 2.

  Een instelling is verplicht mee te werken aan een door of namens de gemeente ingesteld onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van inlichtingen ten behoeve van de controle op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van subsidies.

• 1.

  Ten behoeve van het Uitvoeringsplan herinrichting maatschappelijk domein gelden de bepalingen uit dit hoofdstuk.

• 2.

  Het college kan nadere regels stellen ter uitvoering van dit hoofdstuk.

• 1.

  Voor de beoordeling van subsidieaanvragen onder de € 100.000 voor het maatschappelijk domein gelden aanvullend op deze verordening de beleidscriteria per 1-1-2016 voor subsidies van € 1.000 tot €100.000(2015/18054)).

• 2.

  Dit hoofdstuk is niet van toepassing op subsidieaanvragen tot € 1.000.

• 1.

  Voor de subsidieontvangers van subsidies boven de € 100.000 geschiedt de subsidieuitvraag middels subsidietender.

• 2.

  De vastgestelde subsidie uitvragen (2015/19332) bepalen het proces, de voorwaarden waar de aanvraag aan moet voldoen en de beoordelingscriteria.

• 3.

  Hierop gelden aanvullend de bepalingen van deze verordening.

• 1.

  Subsidieaanvragen in de zin van artikel 24, dienen per plan van aanpak te worden ingediend voor 1 augustus 2015.

• 2.

  De indiener van het plan van aanpak, wat voldoet aan de eisen uit de betreffende subsidietender en als beste wordt beoordeeld, zal het aangevraagde subsidiebedrag ontvangen tot maximaal het subsidieplafond van de betreffende subsidietender.

• 3.

  Andere indieners kunnen geen aanspraak maken op de gelden behorende bij de betreffende subsidieuitvragen.

Het subsidieplafond per subsidieuitvraag is opgenomen in de subsidieuitvraag zelf. Dit is een jaarlijks bedrag dat ter beschikking wordt gesteld onder voorbehoud van jaarlijkse vaststelling de raad.

Artikel 27 Ontheffing

Het college kan in individuele gevallen voor één of meer subsidieverplichtingen van de subsidieaanvrager of de subsidieontvanger ontheffing verlenen van deze verordening.

Artikel 28 Bijzondere gevallen

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college.

Artikel 29 Hardheidsclausule

Het college kan in bijzondere gevallen afwijken van deze verordening, voor zover een strikte toepassing ervan, gelet op het belang van een goede subsidieregeling, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Het college motiveert een dergelijk besluit in de beschikking.

Artikel 30 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014.

De subsidieverordeningen van Alphen aan den Rijn 2011, Boskoop 2010 en Rijnwoude 2008 worden per die datum ingetrokken.

Artikel 31 Overgangsbepalingen

Subsidies die zijn aangevraagd of verleend vóór de datum van inwerkingtreding van deze verordening, worden behandeld overeenkomstig de regeling die gold ten tijde van hun aanvraag.

Artikel 32 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn (Asv 2014).

Toelichting op de Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2014 (Asv 2014)

Voor u ligt de nieuwe gemeentebrede, Algemene subsidieverordening van de gefuseerde Gemeente Alphen aan den Rijn. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014 en geldt voor het eerst voor eenmalige subsidieaanvragen voor het jaar 2014 en voor structurele subsidieaanvragen voor het jaar 2015. Dat betekent dat structurele subsidieaanvragen voor het jaar worden behandeld op basis van de respectievelijke subsidieverordeningen van de gemeenten Alphen aan den Rijn (2011), Boskoop (2010) en Rijnwoude (2008).

Artikelen die een toelichting behoeven:

Artikel 1

We voegen een definitie van accountantsverklaring toe. Deze is gebaseerd op artikel 393 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Een accountantsverklaring is een belangrijk instrument om de rechtmatigheid van de besteding van de subsidies te beoordelen. In voorkomende gevallen (zie artikel 16 Asv 2014) verlangt de Gemeente Alphen aan den Rijn een controleverklaring.

Er mag geen misverstand ontstaan over de reikwijdte of inhoud van die accountantsverklaring. Dit is ook van belang omdat er verschillende soorten accountantsverklaringen zijn (bron = Wikipedia):

Een accountantsverklaring is een verklaring van een registeraccountant of accountant-administratieconsulent bij een overzicht met historische financiële informatie. Vaak is dit overzicht een jaarrekening, maar het kan ook een ander financieel overzicht zijn, zoals een overzicht verzekerd belang (t.b.v. een verzekeringsmaatschappij), of een ontvangsten- en uitgavenoverzicht (als bijvoorbeeld een subsidieafrekening).

In grote lijnen zijn er drie soorten accountantsverklaringen:

1. een controleverklaring, als de accountant de opdracht had het overzicht te controleren;

2. een beoordelingsverklaring, als de accountant de opdracht had het overzicht te beoordelen, wat een lagere vorm van zekerheid biedt dan de controleopdracht;

3. een samenstellingsverklaring, als de accountant de opdracht had het overzicht samen te stellen.

Artikel 2

De gemeentebegroting is een basisinstrument voor de beleidmakers in een gemeente. Deze begroting bevat een raming van baten en lasten voor een komend begrotingsjaar. Deze ramingen zijn gespecificeerd naar de verschillende beleidsterreinen. De gemeentebegroting wordt zodanig ingericht, dat het mogelijk wordt om de effectiviteit van het beleid te beoordelen. Dat kan als de doelstellingen van het beleid meetbaar zijn geformuleerd. De subsidieverlening sluit aan bij deze doelstellingen en helpt de gemeente haar ambities te verwezenlijken.

Artikel 6 Aanvraagtermijn

Lid 1: De indieningstermijn voor structurele subsidieaanvragen is 1 mei. Hiermee zijn de termijnen van Alphen aan den Rijn (was 1 juni), Boskoop (1 mei) en Rijnwoude (1 april) geharmoniseerd (zie voor de samenloop met de subsidieverantwoording de toelichting bij artikel 16).

Lid 2: Er zijn instellingen (veelal verbonden partijen) die de in lid 1 genoemde termijn niet halen. Daar vindt aparte besluitvorming over plaats.

Artikel 7 en 16 lid 8 Beslistermijn verlenen en vaststellen structurele subsidies

De beslistermijn in beide gevallen is 31 december van het jaar waarin de instelling de aanvraag voor subsidieverlening of voor subsidievaststelling heeft ingediend.

Artikel 9 Productsubsidie

Een bijzondere vorm van meerjarensubsidie is productsubsidie. Uitgangspunt is ieder jaar een verleningsbeschikking af te geven, waar mogelijk ondersteund door een meerjarenuitvoeringsovereenkomst. Productsubsidie is een “containerbegrip”, waar sinds de introductie ervan in Gemeente Alphen aan den Rijn in 2007 gaandeweg invulling aan is en ook nog wordt gegeven. De methode van productsubsidiëring wordt bij de introductie van deze Asv 2014 reeds voor enkele instellingen gebruikt. Het is de bedoeling op termijn toe te groeien naar subsidie op basis van het effect op de samenleving (outcome). Deze omslag is gaande ten tijde van het opstellen van deze Asv 2014, maar kost enige tijd om zich te verwezenlijken.

 Artikel 10 Eenmalige subsidie

De indieningstermijn voor eenmalige subsidieaanvragen is minimaal tien weken vóór de geplande activiteit. Hiermee zijn de termijnen van Alphen aan den Rijn (was 10 weken), Boskoop (8 weken) en Rijnwoude (19 weken) geharmoniseerd.

Artikel 11 Waarderingssubsidie

Een instelling kan een waarderingssubsidie aanvragen. Het college heeft ook zelf de bevoegdheid om een dergelijke subsidie te verlenen als andere vormen van subsidie niet of niet volledig worden verleend. Er zijn geen vastgestelde beleidskaders, de Gemeente Alphen aan den Rijn heeft beleidsvrijheid in het verlenen van een waarderingssubsidie. Een waarderingssubsidie is bedoeld voor vrijwilligersorganisaties en dus niet voor commerciële partijen. Activiteiten die niet onder de criteria van de Asv 2014 vallen (die bijvoorbeeld niet direct te koppelen zijn aan de gemeentebegroting) kunnen voor de Gemeente wel waardevol zijn, bijvoorbeeld omdat de activiteiten gericht zijn op kwetsbare groepen.

De Gemeente kan dan met een waarderingssubsidie tonen dat zij de te ontplooien activiteiten van de instelling waardeert.

Bij het oordeel van het college een waarderingssubsidie te verlenen, is van belang:

a) er moet een activiteit tegenover de subsidie staan (een waarderingssubsidie is niet bedoeld voor investeringen in kapitaal);

b) de instelling krijgt niet al een andere vorm van subsidie van de Gemeente Alphen aan den Rijn;

c) een waarderingssubsidie is altijd aanvullend op andere geldbronnen van de organisator van een activiteit.

Het college weegt bij de beslissing mee:

a) wat is de totale begroting van de activiteit?

b) hoeveel middelen brengt de organisator zelf in?

c) is de Gemeente de enige subsidiënt?

d) beschikt de aanvrager over voldoende eigen middelen dan wel middelen van derden om de kosten van de activiteit te dekken?

e) hoeveel tijd en moeite steekt de organisator zelf in de activiteit?

f) wat is de omvang van de activiteit?

g) wie bereik je ermee?

8 Een waarderingssubsidie bedraagt maximaal € 1.000.

9 Het college beslist binnen tien weken na ontvangst van de aanvraag.

10 Het college stelt een waarderingssubsidie direct vast.

Per geval wordt bekeken of de Gemeente een waarderingssubsidie wil verlenen en zo ja voor welk bedrag. De hoogte van het bedrag van de waarderingssubsidie is niet in kaders te vatten. Van belang is ook of er binnen het subsidieplafond nog financiële ruimte is. Het maximale bedrag voor een waarderingssubsidie is € 1.000.

Bij waarderingssubsidies geldt: “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” en dus “op is op”. In dat geval wordt een aanvraag afgewezen op grond van het feit dat het budget “uitgeput“ is.

Artikel 12 en 13 Eigen vermogen en voorzieningen

Bij vermogensvorming is sprake van een spanningsveld. Enerzijds moeten gesubsidieerde instellingen voldoende vrijheid van handelen krijgen om slagvaardig en bedrijfsmatig te werken. In dat kader is het van belang een eventueel positief resultaat niet direct en volledig af te romen. Een reserve biedt de mogelijkheid een korte periode waarin het financieel wat minder gaat te overbruggen. Afromen kan in een financieel gunstige periode als ongewenst effect hebben dat tegen het einde van het subsidiejaar uitgaven worden gedaan die niet direct noodzakelijk zijn. Anderzijds moet voorkomen worden dat, op kosten van de gemeenschap, overmatig aan reservevorming bij instellingen wordt gedaan.

Reservevorming is dus tot op zekere hoogte wenselijk, maar het aantal en de omvang van de reserves moeten beperkt zijn. Om die reden worden aanvullende voorwaarden gesteld aan de vorming van reserves en voorzieningen.

In deze artikelen van de Asv 2014 wordt vastgelegd dat een instelling altijd schriftelijk toestemming vraagt om een voorziening te vormen of toevoegingen te doen aan een reserve. De regelgeving in deze subsidieverordening is kaderstellend. De Gemeente Alphen aan den Rijn beoordeelt ieder verzoek individueel en levert zo maatwerk per instelling. Om die reden treft u in deze bepalingen geen maximumpercentages voor reserves of voorzieningen aan.

Artikel 14 Weigeringsgronden

Voorop staat dat subsidie een gunst is en geen recht. Een instelling die subsidie aanvraagt, krijgt deze niet automatisch verleend.

Afwijzingsgronden die in de wet staan, zijn niet overgenomen in de tekst van de verordening, er is wel een verwijzing naar gemaakt. Dit komt de leesbaarheid ten goede.

Voor de duidelijkheid treft u hier de wettekst van het betreffende artikel uit de Algemene wet bestuursrecht aan: (Wet van 4 juni 1992, houdende algemene regels van bestuursrecht (Algemene wet bestuursrecht, geldend in april 2013)

Artikel 4:35 Awb

1. De subsidieverlening kan in ieder geval worden geweigerd indien een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat:

a. de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden;

b. de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

c. de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.

2. De subsidieverlening kan voorts in ieder geval worden geweigerd indien de aanvrager:

a. in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zou hebben geleid, of

b. failliet is verklaard of aan hem surséance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.

Als weigeringsgrond is toegevoegd lid 14 (Wet Bibob).

Bibob: De betreffende tekst van de Wet Bibob luidt als volgt: (Wet van 20 juni 2002, houdende regels inzake de bevordering van integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur met betrekking tot beschikkingen of overheidsopdrachten (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur, geldend in april 2013)

Artikel 3

1. Voorzover bestuursorganen bij of krachtens de wet daartoe de bevoegdheid hebben gekregen, kunnen zij weigeren een aangevraagde beschikking te geven dan wel een gegeven beschikking intrekken, indien ernstig gevaar bestaat dat de beschikking mede zal worden gebruikt om:

a. uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare voordelen te benutten, of

b. strafbare feiten te plegen. (Et cetera)

Artikel 15 Direct vaststellen kleinere bedragen

De wens om met minder regels en minder bureaucratie te werk te gaan, leeft in heel Nederland. Vanuit de VNG wordt geadviseerd kleinere bedragen – tot € 5.000 – direct vast te stellen.

Wij nemen dit advies over. Daarmee vervalt voor de instellingen de plicht om voor 1 april van het volgende jaar verantwoording af te leggen en vervalt voor de gemeente de plicht om de verantwoording te beoordelen en de subsidie definitief vast te stellen.

Gekozen is voor een oplossing die recht doet aan de belangen van de instellingen (lastenverlichting) en die van de gemeente (controle uitoefenen op de besteding van gemeenschapsgeld).

Op basis van artikel 21 lid 2 Asv 2014 is de gemeente bevoegd steekproeven te houden, bijvoorbeeld bij instellingen van wie de subsidie direct is vastgesteld.

Artikel 16 Subsidievaststelling grotere bedragen

Indieningstermijn: De indieningstermijn van de subsidieverantwoording is 1 april van het jaar volgend op het subsidiejaar. Deze datum is gelijk aan de voorlopers van deze subsidieverordening van Alphen aan den Rijn en Rijnwoude. Deze termijn was in Boskoop 1 mei. Gekozen is voor een indieningstermijn van 1 april, teneinde de Gemeente Alphen aan den Rijn de kans te geven de verantwoording te beoordelen voordat de subsidieaanvraag voor het komende jaar wordt ingediend (indieningstermijn aanvraag is 1 mei).

Verantwoordingsvereisten: Deze vereisten uit lid 1 lopen parallel met de in 2012 Herijkte Nota Verbonden Partijen van de Gemeente Alphen aan den Rijn.

Nota Bene: De verslagen die de instelling instuurt (zowel de tussentijdse verslagen als de jaarlijkse verantwoording), zijn openbaar.

Artikel 16 lid 6: Dit artikel bevat de bepaling dat de gemeente (een deel van of in het uiterste geval 100% van) het subsidiebedrag kan terugvorderen als een instelling haar verplichtingen niet nakomt, . Terugvordering van subsidie kan zo enerzijds gebruikt worden als pressiemiddel om instellingen ertoe te bewegen hun stukken tijdig en volledig in te sturen, anderzijds benadrukt deze bepaling ook de noodzaak voor de gemeente om zorgvuldig om te gaan met (beperkt) overheidsgeld. Alleen als een instelling de juiste stukken instuurt, kan de gemeente zicht houden op de activiteiten en de besteding van de subsidie.

Artikel 17 Lagere vaststelling

In dit artikel is een deel van een artikel uit de Algemene wet bestuursrecht overgenomen, aangevuld met twee andere redenen voor mogelijk lager vaststellen. Dit ten behoeve van de duidelijkheid.

Artikel 19 Verplichtingen van de subsidieontvanger

In lid 2 wordt de weigeringsgrond uit artikel 4:35 Algemene wet bestuursrecht expliciet in de verordening opgenomen, omdat het tussentijdse verslag voor de gemeente een belangrijk middel is om instellingen die subsidie ontvangen, te “volgen”.

De gemeente vindt het belangrijk dat verslag te ontvangen en oefent indien nodig pressie uit op de instellingen om de verslagen in te sturen.

Wettekst Awb: (Wet van 4 juni 1992, houdende algemene regels van bestuursrecht (Algemene wet bestuursrecht, geldend in april 2013) Artikel 4:35 lid 1 De subsidieverlening kan in ieder geval worden geweigerd indien een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat: sub b. de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen (…).

Artikel 21 Eisen aan de administratie

Een instelling is verplicht een deugdelijke administratie te voeren.

Het tweede lid van dit artikel geeft de gemeente de mogelijkheid steekproeven te houden, bijvoorbeeld bij subsidies die op basis van artikel 15 direct zijn vastgesteld.

Hoofdstuk VIII Uitvoeringsplan herinrichting maatschappelijk domein

Dit hoofdstuk wordt toegevoegd naar aanleiding van het trajet “Nieuw en Anders“. Naar aanleiding van dit traject is het subsidieproces voor het maatschappelijk domein onderzocht en is gekeken hoe effectiever en efficiënter kan worden omgegaan met de gelden beschikbaar voor het maatschappelijk veld door samenwerking en innovatie. Omdat de verordening geen ruimte bood voor subsidietenders moest de verordening worden aangepast.

Om te voorkomen dat deze wijziging ook zou doorwerken op subsidies buiten het maatschappelijk domein is gekozen de criteria in een apart hoofdstuk te plaatsen.

Overigens wordt in deze regelgeving naast enkele cruciale vereisten verwezen naar de inhoudelijke subsidietenders omdat het te ver draagt om alle eisen op te nemen in de verordening.

Artikel 31 Overgangsbepalingen

De Asv 2014 geldt vanaf 1 januari 2014 voor eenmalige subsidieaanvragen.

Structurele aanvragen voor het jaar 2014 – die in het jaar 2013 zijn ingediend bij de gemeentes Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude - worden behandeld met gebruikmaking van de verordeningen die in het jaar 2013 golden, dus de respectievelijke verordeningen van de afzonderlijke gemeentes. Vanaf het jaar 2015 geldt deze Asv 2014 ook voor alle structurele subsidies.