| Organisatie | Terneuzen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van Burgemeester en Wethouders |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van Burgemeester en Wethouders |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 52
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2006 | Onbekend | 04-11-2005 Zeeuws Vlaams Advertentieblad, 21 december 2005 | Onbekend |
Burgemeester en Wethouders van Terneuzen;
gezien de invoering van het dualistische bestuursmodel voor gemeenten op 7 maart 2002;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
Besluiten vast te stellen het navolgende reglement:
Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van Burgemeester en Wethouders
Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering -onder vermelding van te bespreken onderwerpen- die zo mogelijk vierentwintiguren van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 7. Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten ambtelijk medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 9. Besluitvorming en verslag
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 komen besluiten tot stand in een collegevergadering waarvoor mede worden geagendeerd de concept-besluiten, zijnde ambtelijke adviezen, die door een of meer collegeleden binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen voor bespreking zijn geparafeerd of waarvoor de secretaris bespreking adviseert.
Artikel 10. Parafenbesluit en parafenlijst
a. Besluiten komen buiten de vergadering tot stand door een parafenbesluit, zijnde een concept-besluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen der leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door ten minste vier leden van het college buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 kan het college in de vergadering besluiten dat in een specifiek benoemde tijdsperiode voor de totstandkoming van het in lid 1, onderdeel a, bedoelde parafenbesluit ten minste drie akkoordparafen volstaan om te komen tot een definitief meerderheidsbesluit.
Voorzover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de parafenlijst aan de gemeenteraad, voor de openbaarmaking van de parafenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze en voor de bekendmaking van de daarop vermelde parafenbesluiten.
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2006.
Aldus vastgesteld door het college op 4 november 2005.
Burgemeester en Wethouders van Terneuzen,
F.M.L. Lauret RA J.A.H. Lonink
Ter voldoening aan het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet is dit reglement van orde op 1 december 2005 toegezonden aan de gemeenteraad.
Toelichting op Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van Burgemeester en Wethouders
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het RvO van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.
De achtergrond voor het herzien van het uit 1994 stammende VNG-Modelreglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college is de ingrijpende wijziging in de positie van de secretaris en de nieuwe functie van griffier. Door deze ontwikkelingen is het Modelreglement nog eens kritisch bekeken en door de VNG geactualiseerd.
Het Modelreglement van orde van de VNG dient als basis voor het RvO van het college van Terneuzen, maar wordt niet integraal overgenomen. Er zijn enkele belangrijke toevoegingen en wijzigingen aangebracht die bij de artikelsgewijze behandeling worden toegelicht.
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerende beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college.
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Met lid 1 en lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, lid 1, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 in dit RvO volgt dat ook de Burgemeester, als voorzitter van het college (artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat aan de Burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daaraan in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen in voorkomend geval de stukken voor de extra vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.
De tekst van dit artikel komt overeen met artikel 56 Gemeentewet. Dit artikel is niet in het Modelreglement van de VNG opgenomen. Hoewel de bedoeling van de VNG is geweest alleen het hoogstnodige te regelen in het Modelreglement, is deze tekst voor de volledigheid en overzichtelijkheid in het RvO opgenomen.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor beraadslaging en besluitvorming niet gehaald wordt. De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatiebesluiten.
In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. De tekst weerspiegelt de huidige werkwijze. Hierbij zal de secretaris al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Deze tekst is afgeleid van de artikelen 103,lid1, en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak en in de vergadering van het college aanwezig is.
De artikelen 55, lid 1, en 57 Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen in de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 3 van dit RvO waarvan de tekst overeenkomt met artikel 56 Gemeentewet. Het artikel bevat de regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het RvO voor de Raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen toch zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de Raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het RvO gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd ten aanzien van personen als een van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Volledigheidshalve is daarom de tekst hierover uit artikel 59 Gemeentewet integraal opgenomen als lid 3.
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Niettegenstaande de mogelijkheid van de Raad om op grond van artikel 60 Gemeentewet te regelen van welke beslissingen van het college hij op de hoogte gesteld wenst te worden en ondanks wijzigingen in de tweede versie van het VNG-Modelreglement, is de tekst van dit artikel in het RvO aangevuld en gewijzigd.
Een opvallende afwijking met de tekst van het Modelreglement vormt lid 1. De formulering is evenwel noodzakelijk om het begrip ‘circulatietermijn’ en de besluitvorming van het college buiten de collegevergadering via een parafenbesluit in een logisch en begrijpelijk kader te plaatsen in relatie tot besluitvorming tijdens de collegevergadering. In de toelichting bij artikel 10 wordt hierop nader ingegaan.
Voorts is in lid 5 aansluiting gezocht bij de tot nu gebruikelijke handelwijze in Terneuzen. Dit betekent dat door het college alleen vastgestelde verslagen aan de Raad worden gezonden en openbaar worden gemaakt. Hiermee wordt voorkomen dat een week later, bij een gewijzigde vaststelling van een besluit, een herstelactie moet worden ondernomen. Hoewel aan de openbaar gemaakte besluiten van het college geen rechten kunnen worden ontleend, komt een dergelijke herstelactie de interne en externe duidelijkheid geenszins ten goede. Bij directe openbaarmaking van een nog niet vastgesteld verslag is het ook onmogelijk de verplichte bekendmaking aan bij een bepaald besluit betrokkenen tijdig te doen. Voldoende redenen om de voorkeur te geven aan de tekst zoals die in lid 5 is opgenomen.
Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten en komt niet voor in het Modelreglement van de VNG. Wel wordt in de toelichting in het Modelreglement bij artikel 7 vermeld dat, indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een concept-besluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang is (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1).
Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn, hetzij op grond van het RvO, hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.
Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het RvO opgenomen. In lid 1 is bij onderdeel a bepaald wanneer een concept-besluit aan te merken is als een parafenbesluit. Het bepaalde in onderdeel b biedt het college de mogelijkheid dat in een specifiek benoemde tijdsperiode voor een parafenbesluit volstaan kan worden met ten minste drie akkoordparafen in plaats van vier. Hierbij geldt dat in de vastgestelde specifieke tijdsperiode buiten aanwezigheid van een portefeuillehouder geen parafenbesluiten worden genomen over onderwerpen (betreffende de portefeuille) met een politiek gevoelige inhoud of grote financiële consequenties voor onze gemeente. Indien zich dergelijke onderwerpen aandienen en besluitvorming niet kan wachten, zal deze besluitvorming plaats moeten vinden tijdens een collegevergadering.
Omdat duidelijk moet zijn wanneer een parafenbesluit genomen is, wordt in lid 3 de datum van een parafenbesluit gekoppeld aan de dagtekening van de parafenlijst in lid 2.
Kort en krachtig komt artikel 10 erop neer, dat de dagelijkse praktijk bij het nemen van parafenbesluiten door het college op een zodanige wijze is verwoord dat bevoegde parafenbesluiten worden genomen die, ook naar het oordeel van de VNG, de juridische toets van de Raad van State zullen kunnen doorstaan.
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 11 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de Burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Wellicht ten overvloede wordt hier gewezen op de Tijdelijke referendumwet. Het RvO voor het college is niet referendabel op grond van deze wet. Dit is immers een collegebesluit en alleen raadsbesluiten kunnen referendabel zijn.
Aangezien in de uitspraak van de Raad van State over de besluitvorming via een parafenbesluit aangegeven wordt dat dit bekend gemaakt dient te zijn, hetzij op grond van het RvO, hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk, wordt de vaststelling van dit RvO acht dagen voorafgaand aan de inwerkingtreding via een publicatie algemeen bekend gemaakt.