Procedure Briefadres

Inleiding

De inhoud van deze procedure moet bekend zijn bij alle medewerkers die bij deze procedure betrokken zijn.

Doel

Met uitvoering van deze procedure wordt invulling gegeven aan de circulaire 'Correcte registratie op een briefadres in de BRP' van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Definitie

Het briefadres is een adres waar, bij het ontbreken van een woonadres als bedoeld in artikel 1.1 onderdeel o van de wet BRP, voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen en waar, indien daartoe grond bestaat, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover, betrokkene bereiken.

Proceseigenaar

De proceseigenaar is het afdelingshoofd Publiekszaken.

Verantwoordelijkheid

1. De medewerkers van het cluster Inwoners en het cluster KCC zijn verantwoordelijk voor en bevoegd tot

a. het in ontvangst nemen van de aangifte

b. het in ontvangst nemen van het vragenfomulier briefadres

c. het beoordelen van de aangifte

d. het toekennen van een briefadres (positief besluit)

2. De medewerkers van het cluster Inwoners zijn bevoegd tot

a. het nemen van een afwijzend besluit voor een briefadres

b. het ambtshalve toewijzen van een briefadres (art. 2.23 lid 2 wet BRP)

3. de gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor de controle op de juistheid en tijdigheid van de actualisering.

Actualiteit

Het afdelingshoofd Publiekszaken is verantwoordelijk voor het actueel houden van deze procedure. Indien de procedure inhoudelijk wijzigt, leidt dit tot de beschreven goedkeuringsprocedure opgenomen in het Basisdocument behorende bij dit Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten.

Uitvoering

1.In behandeling nemen van de aangifte

a. De briefadresgever en de briefadreshouder moeten in persoon op het gemeentekantoor of het servicepunt verschijnen.

b. De briefadresgever en de briefadreshouder moeten zich kunnen identificeren.

c. Naast (dus niet in plaats van) het aangifteformulier omtrent de verhuizing moet ook het vragenformulier briefadres worden ingevuld. In Key2Burgerzaken is een blanco vragenformulier voor een briefadres aanwezig onder uittreksel nummer 65.

d. We vragen om nadere informatie, bewijsstukken, geschriften, inlichtingen, documentatie enz. van de briefadreshouder (art. 2.45 lid 1 wet BRP) en van de briefadresgever (art. 2.45 lid 4 wet BRP) om te kunnen beoordelen of een briefadres kan worden toegekend.

e. Het opgeven van de reden voor een briefadres is verplicht (art. 2.45 lid 2 wet BRP)

f. De briefadresgever moet op het adres ingeschreven staan in de BRP.

g. We wijzen op de verplichtingen en nadelen:

1. De briefadresgever heeft de plicht er voor te zorgen dat de geschriften van de overheid de briefadreshouder daadwerkelijk bereiken (art. 2.45 lid 3 wet BRP).

2. De briefadresgever kan de inschrijving niet meer ongedaan maken, ook niet als de aangever met de noorderzon is vertrokken.

3. De briefadresgever meedelen dat ook deurwaarders dit adres hanteren.

4. De briefadreshouder moet zorgen en verklaren dat hij te bereiken is via de briefadresgever;

5. Een briefadres mag nimmer worden aangevraagd om ten onrechte een uitkering te verkrijgen of belastingen te ontduiken.

h. De punten a tot en met g zijn niet van toepassing indien er briefadres wordt gevraagd bij een instelling welke is aangewezen op grond van art. 2.40 van de wet BRP, juncto artikelen 17 t/m 19 Regeling BRP.

2. Verwerken van de aangifte

a. De medewerker van het cluster Inwoners of het cluster KCC beoordeelt de aangifte aan de hand van:

- de overlegde inlichtingen, geschriften enz.

- de opgegeven redenen

- zijn of haar eigen onderzoek (bv of het adres 'te koop' wordt aangeboden als briefadres mbv van o.a. internet, marktplaats, social media)

- de criteria genoemd in de wet BRP (oa woonadres)

of deze verwerkt mag worden in de BRP.

b. De medewerkers het cluster Inwoners en het cluster KCC zijn bevoegd tot het nemen van een positief besluit en het verwerken van de aangifte in de BRP

c. De mederwerkers van het cluster Inwoners zijn bevoegd tot het nemen van een afwijzend besluit en het uitvoeren van de bewaar- en beroepsprocedure conform de wet AWB.

Met het vaststellen van deze procedure geven we uitvoering aan de circulaire 'Correcte registratie op een briefadres in de BRP' van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 6 december 2013 met kenmerk 2013-0000746309.

Inwerkingtreding en citeertitel

Deze procedure treedt in werking met ingang van de dag na bekenmaking.

Deze procedure kan worden aangehaald als: Procedure Briefadres.

Aldus besloten door het college van De Fryske Marren in zijn openbare vergadering van 15 september 2015.

Burgemeester en wethouders van De Fryske Marren,