Artikel 1. Onderbouwing budgetten en kredieten
- 1
De budgethouder is een ambtelijk functionaris aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en kredieten.
- 2
De budgethouder is verantwoordelijk voor de Inhoudelijke en financiële onderbouwing van de kredieten en budgetten welke deze toegewezen krijgt.
Artikel 2. Aanwijzing budgethouders
- 1
De rol van budgethouder is onverenigbaar met de rol van betalingsbevoegde of kassier, alsmede met de rol van financieel (administratief) medewerker.
- 2
In de productenraming is in de staat van geactiveerde investeringen opgenomen wat de geplande vermeerderingen (Investeringskredieten) zijn en welke afdeling daarvoor verantwoordelijk is.
- 3
Met het vaststellen van de productenraming besluiten gedeputeerde staten dat de daarin opgenomen budgetten en investeringskredieten na vaststelling van de begroting door provinciale staten aan de desbetreffende afdelingen zijn toegekend.
- 4
De budgethouder die verantwoordelijk is voor storting in een voorziening, kan uitgaven ten laste brengen van deze voorziening. De daarvoor door het college van gedeputeerde staten gevoteerde bedragen gelden als bovengrens voor deze uitgaven. Voor overige gevallen of in twijfelgevallen is het college bevoegd.
- 5
De secretaris stelt een overzicht vast met daarin de budgethouders en hun plaatsvervangers en wijst dezen hiermee aan.
Artikel 3. Vastleggen van verplichtingen en rechten
- 1
Verplichtingen zijn afspraken met derden waaruit lasten voor de provincie voortvloeien. Rechten zijn afspraken met derden waaruit vorderingen (toekomstige baten) voor de provincie voortvloeien.
- 2
De budgethouder draagt zorg voor registratie in de financiële administratie van elke verplichting boven een bedrag van € 1.000,- exclusief BTW, voor zover dit werken, leveringen, diensten en overdrachten betreft.
- 3
De budgethouder zorgt ervoor dat verplichtingen binnen twee werkdagen na het ontstaan ervan in de financiële administratie wordt verwerkt. De budgethouder geeft daarbij aan ten laste van welk budget de verplichting komt, wat de kostensoort is en in welk document de verplichting is vastgelegd.
- 4
De budgethouder draagt met het oog op adequaat debiteurenbeheer zorg voor registratie in de financiële administratie van alle rechten, ongeacht het daarmee gemoeide bedrag.
- 5
De budgethouder zorgt ervoor dat rechten binnen twee werkdagen na het ontstaan ervan in de financiële administratie wordt verwerkt. De budgethouder geeft daarbij aan ten gunste van welk budget het recht komt en welk document de onderbouwing voor het recht bevat.
Artikel 4. Goedkeuren facturen voor betaalbaarstelling
- 1
De budgethouder keurt alleen facturen goed voor betaling indien vastgesteld is dat de afgesproken prestatie geleverd is.
- 2
De budgethouder draagt er zorg voor dat bij de goedkeuring een heldere boekingsomschrijving van de factuur gegeven is en dat aangegeven is ten laste van welke verplichting of - indien de verplichting niet is vastgelegd - ten laste van welk budget de factuur geboekt moet worden.
- 3
De budgethouder draagt er zorg voor dat de financiële administratie de goedkeuring van de facturen uiterlijk één week voor de betaaldatum ontvangt.
- 4
Indien de budgethouder niet akkoord gaat met een ontvangen factuur, dan neemt de budgethouder zelf het initiatief richting leverancier. De budgethouder stelt de financiële administratie hiervan in kennis indien het hierdoor niet mogelijk blijkt de factuur binnen de in hd 3 gestelde termijn goed te keuren.
Artikel 5. Budget- en kredietbewaking
- 1
De budgethouder overschrijdt de aan hem toegekende budgetten en kredieten niet.
- 2
De budgethouder draagt zorg voor het realiseren van de begrote baten waarvan hij budgethouder is.
- 3
De budgethouder besteedt het toegewezen budget of krediet alleen aan het doel waarvoor dat budget of krediet bestemd is.
- 4
De budgethouder draagt zorg voor toetsing van correcte boeking van de financiële feiten aangaande zijn budgetten en kredieten. Indien uit deze toetsing blijkt dat een correctieboeking plaats moet vinden, dan zorgt de budgethouder ervoor dat dit gebeurt.
Artikel 6. Wijzigen begroting
- 1
Indien nieuwe inzichten aanleiding geven tot het wijzigen van de begroting, dan zorgt de budgethouder zo snel mogelijk na het ontstaan van dit gewijzigde inzicht voor het opstellen van en (laten) besluiten over een inhoudelijk onderbouwde begrotingswijziging conform de geldende mandatering.
- 2
Indien de in lid 1 genoemde wijziging voorgelegd dient te worden aan provinciale staten, gebeurt dit waar mogelijk in het kader van de planning a control cyclus, ten behoeve van integrale afweging door provinciale staten.
Artikel 7. Jaarafsluiting
- 1
De budgethouder neemt de nadere regels zoals gesteld in de richtUjnenbrief voor de jaarafsluiting in acht. Deze richtlijnenbrief bevat nadere regels voor het afsluiten van de admininstratie, budgetten en kredieten, het opschonen van verplichtingen en het zetten van transitoria.
Artikel 8. Rapportage en verantwoording
- 1.
Rapportage en verantwoording over budgetten en kredieten vindt plaats conform de daarvoor vastgestelde planning en afspraken in het kader van de planning- en controlcyclus.
- 2.
De budgethouders ontvangen een jaarkalender met betrekking tot aanleverdata ten behoeve van de planning a control documenten.
Artikel 9. Medeparaaf financiën
Voor college- en statenvoorstellen die betrekking hebben op Concernfinanciën is de budgethouder verplicht zorg te dragen voor een medeparaaf van het hoofd afdeling Managementondersteuning of zijn plaatsvervanger.
Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2015.
Aldus vastgesteld door Gedeputeerde Staten bij besluit van 15 september 2015, nummer 1738216
Gedeputeerde Staten van Flevoland,
T . van der Wal, secretaris, L.Verbeek, voorzitter,