Organisatie | Overijssel |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel |
Citeertitel | Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De beleidsregel is ingetrokken via Provinciaal Blad 2013/0004893, gepubliceerd op 11 februari 2013. Reden voor de intrekking is dat de vereisten voor de vervanging van archiefbescheiden met ingang van 1 januari 2013 geregeld zijn in de Archiefregeling van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (gepubliceerd in Staatscourant 2012-26238 d.d. 17 december 2012).
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-07-2008 | 12-02-2013 | nieuwe regeling | 05-02-2008 Provinciaal Blad nr. 2008-49 | - |
De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen (artikel 7, Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig.
Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten hanteert bij de afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale reproducties of microfilm, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semistatische of statische fase) gebeurt.
De beleidsregel vindt zijn grondslag in algemene zin in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid, en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet.
Voor een goed begrip van de procedure is het volgende van belang:
reproductie betekent niet altijd vervanging in de zin van de wet. Indien men bijvoorbeeld papieren documenten digitaliseert om een digitaal werkdossier voor op reis te hebben en de analoge originelen niet vernietigt, dan is er geen sprake van vervanging: de papieren documenten blijven de formele archiefbescheiden. Wel kunnen de ontstane digitale documenten zelf ook weer archiefbescheiden worden, doordat op basis van de reproducties beslissingen genomen worden;
In deze regeling wordt verstaan onder:
b. op grond van de Archiefwet 1995 verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van de onder hem ressorterende onderdelen;
c. archivaris: door gemeenten en waterschappen op grond van artikel 32, eerste lid en artikel 37, eerste lid van de Archiefwet 1995 te benoemen persoon;
d. vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan. De reproducties nemen daarna de plaats van de originelen in en moeten als archiefbescheiden behandeld worden.
Deze regeling is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverfilming, waarin een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semistatische of statische fase gebeurt.
Artikel 6. College van Gedeputeerde Staten
Ons college wint voorafgaand aan het honoreren of afwijzen van een machtigingsverzoek advies in bij de provinciaal archiefinspecteur.
het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 8. De machtigingsaanvraag
De aanvraag gaat vergezeld van een concept-Handboek vervanging dat in het geval van vervanging door digitale reproducties ten minste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij deze regeling. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, dient het Handboek vervanging ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 te omvatten.
In het geval van vervanging door digitale reproducties, zal het concept-Handboek vervanging worden beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitalisering uit bijlage 4 behorende bij deze regeling. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Hanboek vervanging beoordeeld worden aan de hand van de Checklist Handboek verfilming uit bijlage 6.
[Toelichting: Behalve met een juiste en volledige weergave van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens, moet rekening gehouden worden met de culturele waarde van de archiefbescheiden: de waarden en belangen bedoeld in onderdeel c van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin de vervanging weliswaar tot een juiste en volledige weergave van de gegevens leidt, maar geen of onvoldoende rekening houdt met de culturele, intrinsieke waarde van de te vervangen archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen onvervangbaar en onmisbaar zijn, in de betekenis die artikel 2 van de Wet tot behoud van cultuurbezit daaraan toekent, dat wil zeggen dat de bescheiden door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, een schakelfunctie of een ijkwaarde hebben. De waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed brengt met zich mee dat de originelen duurzaam behouden en raadpleegbaar moeten blijven.
Bij het conceptbesluit of in het Handboek Digitalisering zal daarom een toelichting moeten worden opgenomen die (vergelijkbaar met de in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 voor een selectielijst voorgeschreven toelichting) een verantwoording bevat van de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. ]
[Toelichting: De Awb hanteert termijnen voor het verlenen van een goedkeuring. Wordt binnen de gestelde termijn van 13 weken geen besluit omtrent machtiging gegeven, dan wordt de machtiging geacht te zijn verleend. De termijn van 13 weken mag overigens met nog eens 13 weken worden verdaagd. Dit middel zal Gedeputeerde Staten altijd gebruiken als tengevolge van nader overleg met de zorgdrager of intern overleg bij de zorgdrager de behandeling tijdelijk stokt.]
[Toelichting: De Provinciaal Archiefinspecteur voert aan de hand van de ‘Checklist Handboek Digitalisering’ de inhoudelijke toetsing uit. De contactpersoon van de zorgdrager ontvangt aansluitend een lijst van te bespreken punten met het verzoek het aangekondigde overleg in te plannen.
Het concept-Handboek digitalisering wordt naar aanleiding van het overleg in een tweede versie opgestuurd.
Komt de inhoud van de tweede versie van het Handboek digitalisering overeen met de eisen van de Provinciaal Archiefinspecteur, zoals in het overleg nader uiteengezet, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.
Voldoet de inhoud van de tweede versie van het Handboek nog niet aan de gestelde eisen zoals geformuleerd in de checklist, dan kan geen machtiging worden verleend en wordt per brief meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens is de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht. Hieraan wordt strikt de hand gehouden. Komt er binnen de gestelde termijn een acceptabele derde versie van het Handboek, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.]