archief- en documentatieverordening

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet de archiefwet 1995;

• b.

  gemeentelijke organen de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b van de wet voor zover behorende tot de gemeente;

• c.

  de archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

• d.

  de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

• e.

  de beheerder degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

• f.

  beheerseenheid een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

• g.

  informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (het Besluit Informatiebeheer).

Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet en legt daarbij de verslagen over die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

De archivaris is bevoegd ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

• 1.

  De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degenen die hem vervangen of bijstaan alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede indien hij hiertoe aanleiding vindt aan het college van burgemeester en wethouders en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

De beheerders doen aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

De archivaris doet eenmaal per jaar aan het college van burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

De Archief- en documentatieverordening Korendijk 2003 van 20 mei 2003 wordt ingetrokken.

Deze verordening heeft terugwerkende kracht en treedt in werking met ingang van 1 januari 2006

Deze verordening wordt aangehaald als Archief- en documentatieverordening Korendijk 2006.