Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de vaststelling van de Verordening op de auditcommissie Omgevingsdienst ZHZ

VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE OMGEVINGSDIENST ZHZ

Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de vaststelling van de Verordening op de auditcommissie Omgevingsdienst ZHZ

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid,

Gelet op

Artikel 17 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

Besluit

vast te stellen:

de Verordening op de auditcommissie Omgevingsdienst ZHZ

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.	accountant:	de in de Controleverordening Omgevingsdienst ZHZ bedoelde accountant die belast is met de controle op de jaarrekening;
  b.	algemeen bestuur:	het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst;
  c.	commissie:	de auditcommissie;
  d.	dagelijks bestuur:	het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;
  e.	Omgevingsdienst:	de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;
  g.	regeling:	de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;
  h.	secretaris:	de secretaris van de commissie.
  i.	voorzitter:	de voorzitter van de commissie;
  j.	zittingsperiode:	de zittingsperiode van het algemeen bestuur;

Artikel 2: Instelling en doel

1. Er is een commissie van advies aan het algemeen bestuur, genaamd Auditcommissie.

2. De commissie heeft als doel het algemeen bestuur te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoeringaspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond beleid en de financiële aspecten die ermee samenhangen (planning en control cyclus).

3. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur.

4. De commissie houdt zich in het bijzonder bezig met de wijze waarop het algemeen bestuur sturing geeft en, in relatie daarmee, met de verantwoording door het dagelijks bestuur van de activiteiten en prestaties.

5. De commissie stelt zich tot doel om de opgedane kennis en inzichten persoonsonafhankelijk en overdraagbaar te maken voor het einde van iedere zittingsperiode.

Artikel 3: Taken en bevoegdheden

1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de Omgevingsdienst op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur.

2. Per zittingsperiode benoemt het algemeen bestuur, in samenspraak met de commissie, de onderwerpen, die worden opgenomen in het werkprogramma van de commissie. Op basis van het werkprogramma wordt jaarlijks het jaarprogramma gemaakt met speerpunten.

3. De commissie bevordert de afstemming van de onderzoeken van het dagelijks bestuur, de accountant en alle andere relevante onderzoeken.

4. De commissie adviseert in het kader van de voorbereiding van de besluitvorming van het algemeen bestuur aangaande:

a. de aanwijzing alsmede zo nodig het beëindigen van de relatie met de accountant als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet;

b. het vaststellen van de rekening en het jaarverslag;

c. het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant en over verslagen van periodieke onderzoeken van het dagelijks bestuur;

d. het bepalen van een standpunt over door het dagelijks bestuur toegezegde of door het algemeen bestuur vastgestelde verbeteracties en de voortgang daarvan.

5. De commissie is bevoegd aan het algemeen bestuur, over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen, voorstellen uit te brengen en te voorzien van een ontwerp van de door het algemeen bestuur te nemen besluiten.

6. In het kader van de uitoefening van taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij, en te beraadslagen met, het dagelijks bestuur, de ambtelijke organisatie en de accountant.

7. De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op ambtelijke bijstand. Het algemeen bestuur neemt hierover overeenkomstig het bepaalde in artikel 12 van de regeling een besluit.

Artikel 4: Accountant en accountantscontrole

1. De commissie vertegenwoordigt het algemeen bestuur in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. voorbereiden van en adviseren over het controleprotocol;

b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting het algemeen bestuur betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c. overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen;

d. overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e. het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f. het voorbereiden van de selectie van de accountant, de gunning en de opdrachtverstrekking;

g. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant en andere onderzoekers;

h. het adviseren aan het algemeen bestuur over genoemde taken;

3. De commissie verzoekt jaarlijks aan de accountant en aan het dagelijks bestuur, aan haar opgave te verstrekken van alle door haar uitgevoerde onderzoeken inzake de Omgevingsdienst.

Artikel 5: Samenstelling en benoeming

1. Het algemeen bestuur wijst per zittingsperiode uit zijn midden de drie leden van de commissie aan, niet zijnde leden van het dagelijks bestuur.

2. Naast de leden van de commissie worden drie plaatsvervangende leden aangewezen.

3. De portefeuillehouder financiën is adviserend lid van de commissie.

4. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

5. De voorzitter kan als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, leden van het dagelijks bestuur, ambtenaren en vertegenwoordigers van de accountant vragen bij een vergadering van de commissie aanwezig te zijn.

Artikel 6: Zittingsduur

De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur, bij verlies van het lidmaatschap in het algemeen bestuur of door een met redenen omkleed besluit van het algemeen bestuur. Artikel 14 van de regeling is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat voor het dagelijks bestuur wordt gelezen de commissie.

Artikel 7: Voorzitter

1. De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. het voorbereiden van de agenda;

b. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

c. het leiden van de vergaderingen;

d. het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

e. het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie aangelegenheden.

3. De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie.

4. De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in het algemeen bestuur ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern.

5. De concerncontroller is secretaris van de commissie. Het dagelijks bestuur kan een plaatsvervangend secretaris aanwijzen.

Artikel 8: Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of de overige twee leden dit onder opgave van redenen aan de voorzitter vragen.

• 2.

  De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - tenminste tien dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

• 3.

  De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zoveel mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

• 4.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter beschikking gesteld van het algemeen bestuur.

• 5.

  Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen of gedeelten daarvan, ligt voor de leden van het algemeen bestuur vertrouwelijk ter inzage bij de secretaris.

• 6.

  Jaarlijks voor 1 april brengt de commissie schriftelijk samenvattend verslag uit aan het algemeen bestuur van haar werkzaamheden en de gerealiseerde doelstellingen in het voorafgaande jaar.

Artikel 9: Besluitvorming

• 1.

  Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

• 2.

  De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3.

  Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

• 4.

  Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan wordt er een verdeeld advies uitgebracht, waarin beide standpunten zijn terug te vinden.

Artikel 10: Openbaarheid en geheimhouding

De commissie vergadert in het openbaar; in bepaalde gevallen kan geheimhouding worden opgelegd. Artikel 10 van de regeling is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat voor het algemeen bestuur wordt gelezen de commissie. Stukken waarvoor geheimhouding is opgelegd, liggen voor leden van het algemeen bestuur met inachtneming van die geheimhouding, ter inzage bij de secretaris.

Artikel 11: Informeren en adviseren van het algemeen bestuur

• 1.

  De commissie streeft naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan het algemeen bestuur.

• 2.

  Op verzoek van het algemeen bestuur geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het algemeen bestuur. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 12: Bekendmaking en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening wordt bekendgemaakt in het Provinciaal Blad van de provincie Zuid-Holland.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag waarop de tweede wijziging van de regeling in werking treedt.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 5 juli 2013.

De directeur,

mr. R. Visser

De voorzitter,

mr. R.A. Janssen