Organisatie | Houten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsnotitie grote evenementen |
Citeertitel | Beleidsnotitie grote evenementen |
Vastgesteld door | burgemeester |
Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
Eigen onderwerp |
In hoofdstuk 8 van de beleidsnotitie zijn de Beleidsregels (grote) evenementen opgenomen.
Gemeentewet, APV
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2007 | nieuwe regeling | 12-06-2007 Houtens Nieuws | 2007-009 |
In de gemeente Houten vinden jaarlijks veel evenementen plaats. Voor het begrip evenement zijn diverse definities in omloop. De meest belangrijke kenmerken van een evenement komen in de volgende korte definitie voor: ‘een publieksgerichte activiteit, of een besloten activiteit met uitstraling naar de openbare ruimte, die geluids- of verkeershinder kan veroorzaken en waarvoor gemeentelijke toestemming nodig is’.
De meest belangrijke elementen zijn:
Ondanks het feit dat een evenement veelal een verrichting van vermaak is, worden ook activiteiten die daar niet op zijn gericht als evenement gezien, bijv. een herdenking, tentoonstelling of optocht.
Evenementen zijn belangrijk voor een gemeente, zo ook voor Houten.
In het bijzonder de grotere evenementen trekken bezoekers naar de gemeente, bieden gelegenheid tot culturele uitingen en geven de gemeente een positieve uitstraling. Dat laatste is onder meer goed voor het vestigingsklimaat van instellingen en bedrijven.
Voor het organiseren van een evenement is ingevolge de Algemene Plaatselijke Verordening Houten (APV) een vergunning van de burgemeester nodig. Sinds 2001 gelden er beleidsregels bij het afgeven van een vergunning voor een groot evenement. In 2006 zijn deze beleidsregels geëvalueerd. De evaluatie heeft er onder meer toe geleid dat de beleidsregels op onderdelen zijn aangepast.
Toepassingsgebied van deze notitie
In de APV is thans een definitie van een evenement opgenomen die deels is overgenomen uit de model-APV van de VNG. Aan de modelbepaling zijn enkele activiteiten toegevoegd die ook als evenement hebben te gelden, te weten een besloten feest op of aan de weg met uitstraling naar de openbare ruimte en een wedstrijd op of aan de weg. In de definitie zijn bepaalde evenementen uitgezonderd, omdat regels met betrekking tot die evenementen in andere wetten of verordeningen zijn opgenomen. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld bioscoopvoorstellingen, markten en bijeenkomsten als bedoeld in de Wet openbare manifestaties.
Deze beleidsregels worden vastgesteld door de burgemeester. De burgemeester is als bestuursorgaan bij uitstek bevoegd daar waar het het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven betreft (artikel 174 Gemeentewet).
Het zou naar het oordeel van het gemeentebestuur te ver gaan deze beleidsnotitie te laten gelden voor elk evenement. Veel (vooral kleinere) evenementen veroorzaken geen hinder en trekken geen bezoekers van buiten. Deze notitie ook van toepassing verklaren op die evenementen is onnodig en onevenredig belastend. De gemeente Houten kiest er daarom voor om het in deze notitie geformuleerde beleid alleen van toepassing te verklaren op de grotere evenementen.
De aard en omvang van een evenement alsmede de te verwachten overlast, zijn daarbij bepalend. Deze grote evenementen zijn:
Voor andere (kleinere) evenementen gelden uiteraard onverkort de bepalingen van de APV. De burgemeester is ook in die gevallen bevoegd op een aanvraag al dan niet een vergunning te verlenen, of kan besluiten bepaalde categorieën (kleine) evenementen vrij te stellen van de vergunningplicht. Volstaan kan dan worden met een kennisgeving.
Deze notitie bevat een totaalbeeld van de aspecten die kleven aan het houden van grote evenementen en de rol van het gemeentebestuur daarbij. Hoofdstuk 2 schetst het juridische kader. Hoofdstuk 3 bevat de criteria waaraan aanvragen om een evenementenvergunning getoetst kunnen worden. Hoofdstuk 4 beschrijft de aanvraagprocedures en de interne organisatie. In hoofdstuk 5 wordt ingegaan op de leges en de kosten van facilitering van gemeentewege. Hoofdstuk 6 gaat over schade en aansprakelijkheid. Hoofdstuk 7 behandelt de handhaving: optreden tegen overtredingen van regels en/of (vergunning)voorschriften. De notitie sluit in hoofdstuk 8 af met een overzicht van de in deze notitie geformuleerde beleidsregels.
Bij evenementen is het belangrijk dat er evenwicht is tussen de wenselijkheid van een evenement en mogelijke hinder of overlast. Regelgeving levert een essentiële bijdrage aan dat evenwicht.
Centraal in het juridische kader staat de ingevolge de APV door de burgemeester te verlenen evenementenvergunning. In combinatie met een evenementenvergunning kunnen andere vergunningen worden verleend zoals een:
De begrenzingen van het juridisch kader vinden we voorts in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Gemeentewet, de Wet milieubeheer. Ook zijn van toepassing de Brandbeveiligingsverordening, de Bouwverordening, de Zondagswet, de Nota Paracommercie, de Drank- en Horecawet, de Regeling verkeersregelaars en het bepaalde in de CROW 96b (uitgave van Nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte).
De Algemene Plaatselijke Verordening Houten (APV)
Het houden van een evenement is vergunningplichtig. De bepalingen over evenementen zijn opgenomen in hoofdstuk 2 van de APV (Openbare Orde). Artikel 2.2.2 derde lid van de APV bepaalt dat de burgemeester vrijstelling kan verlenen voor door hem aangewezen categorieën evenementen. Dat artikel is met name opgenomen om de kleine evenementen, zoals de buurtfeesten, vrij te stellen van de vergunningplicht en kennisgevingplichtig te maken.
Deze wet kent algemene regels die ook bij vergunningverlening van toepassing zijn. Enkele voorbeelden zijn:
Ingevolge artikel 174 van deze wet is de burgemeester belast met het toezicht op evenementen en met de uitvoering van hierop betrekking hebbende verordeningen. Op grond van dit artikel is in de APV opgenomen dat de burgemeester besluiten neemt op aanvragen om een evenementenvergunning.
De wet geeft onder andere geluidsnormen voor inrichtingen, waaronder horecabedrijven.
Indien bij een evenement ook een horeca-, sport- of recreatie-inrichting betrokken is, zijn voor deze inrichting de bepalingen op grond van de genoemde wet van toepassing. Voor een evenemententerrein of evenementengebouw dat wordt aangemerkt als inrichting ingevolge de wet kan een evenementenvergunning achterwege blijven; wordt een evenement georganiseerd binnen een milieu-inrichting, en valt het houden van een evenement buiten de reguliere bedrijfsvoering, dan dient de organisator te beschikken over een evenementenvergunning.
Voor de verlening van een vergunning voor een evenement is niet van belang dat de georganiseerde activiteiten strijdig zijn met het ter plaatse geldende bestemmingsplan; de frequentie van een evenement is immers laag - meestal eenmaal per jaar - en een evenement heeft een bijzonder karakter. Een evenement is in dat geval een incidentele gebeurtenis. Een evenement is niet-incidenteel, enerzijds wanneer een evenement een aantal keer per jaar wordt georganiseerd, anderzijds wanneer in een jaar op een bepaalde locatie meerdere evenementen worden gehouden (cumulatieve effect).
In het geval van niet-incidentele gebeurtenissen is strijd met het bestemmingsplan relevant; bij incidentele gebeurtenissen is sprake van een verminderde strijd met het bestemmingsplan; het gebruik kan voor de toepassing van het bestemmingsplan als niet relevant worden aangemerkt.
Jurisprudentie wijst uit, dat er sprake is van een niet-incidentele gebeurtenis wanneer in een jaar negen schuurfeesten door dezelfde organisatie worden gehouden.
Vergelijking van deze jurisprudentie met de situatie in de gemeente Houten rechtvaardigt de conclusie dat in Houten vooralsnog geen evenementen worden georganiseerd die niet-incidenteel zijn. Ook de frequentie van evenementen op een specifieke locatie is laag, zodat het bestemmingsplan ook op grond daarvan niet relevant is. Voor wat betreft de locaties Het Rond en Het Plein kan worden gesteld, dat het organiseren van evenementen op deze terreinen planologisch is toegestaan.
De in Houten jaarlijks georganiseerde evenementen zijn derhalve incidentele gebeurtenissen. Zij worden voor de toepassing van het bestemmingsplan als niet relevant gebruik van de gronden aangemerkt.
Op grond van de huidige evenementenbepaling kunnen aanvragen getoetst worden aan de vier in het vorige hoofdstuk genoemde criteria. In artikel 2.2.2 van de APV is bepaald dat de vergunning kan worden geweigerd in het belang van:
Bij het plaatsvinden van een evenement wordt nagenoeg altijd enige overlast veroorzaakt, met name voor omwonenden van een evenementenlocatie. Van een belasting voor de (leef)omgeving is bijvoorbeeld sprake indien de organisator een of meer verkeersintensieve en/of doorgaande wegen wil gebruiken, indien een bepaald geluidsniveau overschreden gaat worden of indien het evenement veel bezoekers trekt.
Goede regelgeving en een helder beleid kunnen ervoor zorgen dat, zonder de mogelijkheden voor evenementen onevenredig zwaar te belemmeren, deze overlast zoveel mogelijk beperkt blijft. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de regels en beperkingen die bij evenementen worden toegepast zo breed mogelijk worden gedragen, zowel door de organisatoren en deelnemers als door bewoners die overlast (kunnen) ondervinden.
De mate waarin het beleid gedragen wordt is van grote invloed op de mate waarin men zich houdt aan de regels en op de mate van handhaafbaarheid van die regels. Het streven van de gemeente is het bereiken van een balans tussen alle, vaak tegenstrijdige, betrokken belangen.
Onder meer de in bijlage 1 genoemde evenementen beschouwt de gemeente als grote evenementen. Deze evenementen vinden in principe elk jaar plaats. Op basis van de opgedane ervaringen en getoetst aan de vier APV-criteria, verleent de burgemeester voor deze evenementen in beginsel en onder de gebruikelijke en noodzakelijke voorschriften een vergunning.
Bij een aanvraag van een vergunning voor een ander - nu nog niet voorzien - evenement zal de burgemeester bij de toets aan de vier APV-criteria de hiernavolgende elementen mee laten wegen.
Dit criterium speelt een rol indien sprake is van kans op onveilige situaties, het plegen van strafbare feiten en, zo ja, of hiertegen door de politie kan worden opgetreden.
Het voorkomen of beperken van overlast
Bij de toets aan dit criterium wordt gekeken naar de overlast in de vorm van geluid, stank, milieuhinder, verkeer of anderszins en of deze overlast aanvaardbaar is voor omwonenden of andere gebruikers van de openbare ruimte.
De verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen
Bij dit criterium is bepalend of het verkeer nog op een aanvaardbare wijze kan plaatsvinden en op een wijze dat de verkeersveiligheid gewaarborgd is. Een verkeersaantrekkende werking kan problemen m.b.t. de verkeersveiligheid opleveren.
Wegafzettingen op niet-autosnelwegen en wegen binnen de bebouwde kom dienen in overeenstemming te zijn met het bepaalde in de CROW 96b, zulks ter advisering van de verkeerskundige van de gemeente.
Tevens toetst de gemeente of en in hoeverre het evenement mogelijk nadelige gevolgen heeft voor de veiligheid van deelnemers aan het evenement, toeschouwers en andere betrokkenen. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de risico-evenementen.
De zedelijkheid of de gezondheid.
De gemeente beoordeelt of en in hoeverre de zedelijkheid gevaar loopt en of sprake is van een gevaar voor de gezondheid van deelnemers aan het evenement, toeschouwers en andere betrokkenen.
3.2 Uitwerking criteria in beleid
Invulling en uitwerking van de bovenvermelde criteria geeft het volgende beeld over het te voeren gemeentelijk evenementenbeleid.
Op de in bijlage 1 genoemde locaties kunnen de in dezelfde bijlage genoemde evenementen plaatsvinden. De vergunning voor deze evenementen wordt in beginsel verleend, omdat deze evenementen op de aangegeven locatie kunnen worden gehouden en - voor zover zij overlast geven - de overlast aanvaardbaar is. Hierbij hanteert het gemeentebestuur de in bijlage 3 opgenomen geluidsvoorschriften, maximum aantallen en eindtijden, en eventuele andere bijzonderheden.
De muziek bij evenementen is vaak bepalend voor zowel het plezier als de mogelijke overlast van de activiteit. Geluidsoverlast is een belangrijk aandachtspunt. Met eventuele klachten dient adequaat te worden omgegaan. Dat is ook noodzakelijk om draagvlak voor evenementen bij de inwoners van de gemeente Houten te behouden.
In de afgelopen jaren is ervaring opgedaan met de in die tijd bij evenementen gehanteerde geluidsniveaus. In voorschriften is vastgelegd welke geluidniveaus toelaatbaar zijn met als uitgangspunt het voorkomen van hoge geluidniveaus bij woningen (of andere geluidgevoelige bestemmingen). Indien voorkomen niet mogelijk is, moeten hoge geluidsniveaus zo veel als mogelijk is beperkt blijven.
Bij evenementen is een onderscheid gemaakt voor de bronniveaus in drie situaties:
Het maximale bronvermogen bij alle drie de categorieën bedraagt 120 dB(A).
Uitgangspunt is dat een geluidgrenswaarde geldt waarbij een evenement mogelijk is en tegelijkertijd de overlast zoveel mogelijk wordt beperkt.
Voor het overige geldt hetgeen is gesteld in bijlage 3.
Bovengenoemde uitgangspunten betreffen onder meer de mechanisch versterkte muziek. Hetzelfde geldt bij (versterkte) levende muziek. Echter, omdat levende muziek niet/slecht kan worden begrensd, zal per geval worden beoordeeld welk geluidsniveau op het beoordelingspunt/-punten wordt vergund.
Overlast is afhankelijk van het soort muziek en het daarbij gehanteerde geluidsniveau. Ook de bebouwde omgeving kan bepalend zijn. Het kan zijn dat door bijvoorbeeld reflecties bij compacte bebouwing (bijv. Het Rond) een lagere waarde moet worden gesteld om onaanvaardbare situaties te voorkomen.
De organisator zorgt voor de afstelling van de geluidinstallatie. De gemeente controleert (eventueel samen met de politie) de geluidsniveaus en treedt, zo nodig, bestuursrechtelijk of strafrechtelijk, op.
Bij het maken van live-muziek zal tevens kritisch worden gekeken naar opstelling, omgevingsfactoren, locatie, frequentie van belasting, soort evenement en duur van het optreden.
Onversterkte levende muziek wordt vrijwel altijd aanvaardbaar geacht, in elk geval tot 20.00 uur.
Een vergunning voor een evenement waar hoge tot zeer hoge geluidsbelastingen voorkomen moet worden geweigerd indien verwacht wordt dat de overlast niet kan worden teruggebracht. Indien het evenement in kwestie van groot belang wordt geacht voor Houten kan worden onderzocht of het evenement kan worden verplaatst naar een alternatieve locatie.
Geluidsvoorschriften worden in principe op maat gesteld. In de geluidsvoorschriften kunnen voor één evenement ook meerdere geluidniveaus worden opgenomen (variërend van LAeq = 70 - tot 85 dB(A) in straten tot LAeq = > 85 dB(A) op een plein).
Enkele geluidsvoorschriften (niet-limitatief) die min of meer vast aan de vergunning worden verbonden zijn opgenomen in bijlage 4.
Het meten van geluid gebeurt op een vast aangewezen meetplaats. Deze meetplaats wordt in de vergunning opgenomen. Indien in de vergunning geen meetplaats is aangewezen, wordt de geluidemissie van het evenement gemeten op enig punt 50 meter van een evenement of, indien binnen deze 50 meter een woning ligt, nabij de buitengevel van die woning. Gemeten wordt op een hoogte waar de overlast ervaren wordt. Regulier zal de meethoogte tussen 07.00 uur en 23.00 uur 1,5 meter bedragen, tussen 23.00 uur en 07.00 uur bedraagt deze meethoogte 5 meter. In bijzondere situaties wordt hier dus van afgeweken. In de vergunningen staat de specifieke meethoogte aangegeven.
Overlast tengevolge van een evenement zal op de doordeweekse avonden en nachtelijke uren (van zondag tot en met donderdag) eerder als overlast worden ervaren dan op vrijdag en zaterdag. Daarom hanteert de gemeente bij vaststelling van de eindtijden dit onderscheid.
De eindtijd voor evenementen van zondag tot en met donderdag is uiterlijk 24.00 uur.
De geluidsproductie alsmede de drankverstrekking moeten om 23.30 uur zijn beëindigd.
De gemeente Houten hanteert voor vrijdag en zaterdag als uitgangspunt een uiterste eindtijd voor grote evenementen van 02.00 uur. De eindtijd van de geluidsproductie en de drankverstrekking is 01.30 uur. Dit bevordert een rustiger en geleidelijker afloop van het evenement.
In bijzondere gevallen kan de burgemeester van deze eindtijd(en) afwijken. Per locatie en per evenement kan de burgemeester dan bepalen dat de eindtijd eerder of later is dan de hiervoor genoemde eindtijd(en). Als bijzonder geval kan bijvoorbeeld worden aangemerkt een evenement te houden op een algemene of bijzondere feestdag.
Bepalend kan ook zijn de vraag of en in hoeverre het evenement overlast veroorzaakt, bijvoorbeeld voor - specifieke - omwonenden. Daarbij gelden overigens onverkort de maxima zoals vermeld in bijlage 3.
Om inzicht te krijgen in de benodigde verkeersmaatregelen en van de omvang en plaats van de benodigde parkeerbehoefte wordt de aanvrager verzocht daarvan een duidelijk beeld te geven in het aanvraagformulier.
De gemeente maakt op basis van die gegevens en op basis van ingewonnen interne en - zo nodig - externe adviezen een eigen inschatting van de omvang van de gevolgen voor het verkeer en parkeerruimte en zo nodig kan de vergunning worden geweigerd of worden aan de vergunning voorschriften verbonden die te maken hebben met verkeer of parkeren.
Waar nodig zal in overleg tussen politie en organisator worden bepaald dat verkeersregelaars worden ingezet om het verkeer in goede banen te leiden. De verkeersregelaars zijn voldoende opgeleid en krijgen voor elke inzet een instructie van de politie.
Bij iedere afzonderlijke aanvraag wordt beoordeeld of en in hoeverre de aanwezigheid van professionele beveiligers vereist is. De eis hiertoe wordt ingegeven door de locatie, aard en de omvang van het evenement, alsmede de eventuele met het evenement gepaard gaande overlast- en openbare orde problemen. Tijdens (en vanaf een uur voor tot een uur na) de evenementen die in bijlage 2 als risico-evenement zijn benoemd dienen in elk geval professionele beveiligers aanwezig te zijn. Bij de andere evenementen wordt de inzet van professionele beveiligers per geval bezien.
Indien toezicht noodzakelijk is, zorgt de organisatie bij een evenement ervoor dat er tot 500 bezoekers per 100 bezoekers 1 professionele, en als zodanig gekwalificeerde, beveiliger aanwezig is. Boven de 500 bezoekers wordt het aantal beveiligers van geval tot geval bezien.
Tevens dient de aanvrager van een risico-evenement een veiligheidsplan in.
Om de veiligheid te bevorderen mogen tijdens risico-evenementen uitsluitend plastic bekers worden gebruikt.
De gemeente Houten verleent geen vergunning voor:
Evenementen waarbij dieren ter vermaak worden gebruikt en waarbij tevens de gezondheid van het dier gevaar kan lopen; een uitzondering vormt een circus, aangezien de gemeente alleen vergunningen aan circussen verleent die zijn aangesloten bij de Vereniging van Nederlandse Circus-ondernemingen (VNCO). Deze heeft recentelijk uitgesproken er zorg voor te dragen dat circusdieren niet worden ge- of misbruikt.
De gemeente acht de bovenvermelde evenementen vanwege hun karakter strijdig met het bepaalde in artikel 2.2.2 tweede lid sub d, van de APV (de zedelijkheid of de gezondheid).
Zowel omwonenden als de organisatoren van een groot evenement hebben de behoefte in een vroegtijdig stadium te communiceren over een te houden evenement. Bewoners willen weten waar ze aan toe zijn en voldoende mogelijkheden hebben om van hun rechtsbescherming gebruik te kunnen maken. Organisatoren hebben eveneens de behoefte aan duidelijkheid. Bij grote evenementen is vaak sprake van een lange voorbereidingstijd en het aangaan van contracten, zodat men in een vroeg stadium wil weten of een evenement - onder welke voorwaarden - doorgang kan vinden.
De gemeente stelt jaarlijks een evenementenkalender vast. Deze kalender wordt gemaakt op basis van aangemelde evenementen en bevat de voor de gemeente wenselijke situatie per locatie. Door deze kalender vast te stellen aan het begin van elk jaar weten omwonenden waar ze voor dat jaar op kunnen rekenen en hebben de organisatoren voldoende tijd de nodige voorbereidingen te treffen. Bovendien heeft de organisator het voordeel dat de coördinerende afdeling rekening kan houden met het evenement (faciliteiten inplannen, politie en brandweer op tijd inlichten, etc).
Daarnaast voorkomt het gebruik van een evenementenkalender dat evenementen of andere activiteiten gelijktijdig en/of op dezelfde locatie worden gepland. De kalender vermeldt de (grote) evenementen die op de evenementenlocaties plaatsvinden en waarvan de toegestane geluidsproductie en de eindtijd bekend is. Ook wordt de aard van een evenement vermeld. Mede bepalend voor het toestaan van een groot evenement is de ervaring die met het evenement is opgedaan. Organisatoren melden een groot evenement jaarlijks aan. Vervolgens brengt de gemeente een conceptkalender ter inspraak door middel van toepassing van Afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.
De gemeente kiest voor deze voorbereidingsprocedure omdat artikel 3:2 van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt, dat bij de voorbereiding van een besluit het bestuursorgaan de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen vergaart.
Nu het hier om evenementen gaat die mogelijk veel overlast kunnen veroorzaken, is het zinvol te kiezen voor een openbare voorbereidingsprocedure. Hierdoor is het bevoegd bestuursorgaan in staat een goede belangenafweging te maken en een kwalitatief goede vergunning af te geven.
Organisatoren kunnen een te houden evenement bij de gemeente aanmelden vanaf 1 juni tot uiterlijk 1 december in het voorafgaande jaar. Aanmeldingen die voor 1 juni binnenkomen, worden aangehouden.
Bij het opstellen van de kalender mag het maximum aantal evenementen per locatie niet overschreden worden. Bij teveel aanmeldingen zoekt de gemeente in overleg met de organisator(en) naar een andere locatie.
De gemeente publiceert uiterlijk 15 december de evenementenkalender waarna belanghebbenden gedurende 6 weken zienswijzen kunnen indienen. Vervolgens stelt de burgemeester de evenementenkalender definitief vast. De kalender wordt gepubliceerd en waar nodig verspreid. Een up-to-date kalender wordt ook op de gemeentelijke website geplaatst.
Bij de overige (kleine) evenementen is een zienswijzenprocedure niet noodzakelijk. Wel blijft dan het risico bestaan dat in bezwaarschriften tegen een verlening belangen naar voren komen, die niet zijn meegenomen.
Afgezet tegen een snelle besluitvorming en de geringe overlast die kleine evenementen veroorzaken, gaat het hier om een aanvaardbaar risico.
Vergunningen voor grote evenementen die niet voorkomen op de lijst zoals opgenomen in bijlage 1 worden in beginsel verleend, mits aan één of meerdere van de volgende voorwaarden wordt voldaan.
Tweemaal per jaar geeft de gemeente vergunning voor het houden van een circus. Circussen vinden (nu nog) plaats op de locatie Manifestatieterrein Imkerspark. De toestand van het terrein maakt het niet het meest geschikt voor het houden van een circus.
Bij de beoordeling van aanvragen voor een evenementenvergunning voor een circus hanteert de gemeente de volgende criteria:
Aanvragen kunnen worden ingediend in de maanden juni tot en met september voorafgaand aan het betreffende jaar. De gemeente hanteert een wachtlijst met een maximum van 2 aanvragen.
Tweemaal per jaar geeft de gemeente vergunning voor het houden van een kermis. De kermis wordt op de locatie Het Rond gehouden.
Bij de beoordeling van aanvragen voor een evenementenvergunning voor een kermis en bij het sluiten van een contract met een kermisexploitant wordt onder andere gekeken naar:
Aanvragen kunnen gedaan worden in de maanden juni tot en met september voorafgaand aan het betreffende jaar. De gemeente hanteert een wachtlijst met een maximum van 4 aanvragen.
Er wordt geen vergunning verleend voor het houden van een braderie in de gemeente wanneer in de aangevraagde periode reeds vergunning voor een andere braderie is, dan wel wordt verleend. Ook wordt geen vergunning verleend wanneer de te houden braderie is gepland in een periode van 6 weken voorafgaande aan en na de aanvangsdatum van de braderie waarvoor reeds vergunning is of wordt verleend. De jaarmarkten op Het Rond en het Plein vallen ook binnen het bestek van deze ‘zes-weken regel’.
De voorkeur gaat uit naar ondernemersverenigingen als organisator en kwalitatief goede braderieën. Het organiseren van meerdere braderieën door eenzelfde organisator moet zoveel mogelijk worden tegengegaan. De winkelnering in de omgeving van de braderie moet zoveel mogelijk worden beschermd.
Het gemeente wil een voor de burger eenvoudige, eenduidige procedure voor de evenementen. Die procedure moet de volgende kenmerken hebben:
De afdeling waar de vergunningaanvragen worden behandeld (hierna genoemd: de coördinerende afdeling), heeft directe contacten met de andere afdelingen en instanties die betrokken zijn bij het houden van evenementen: de politie, de brandweer en de gemeentelijke afdelingen die zich bezighouden met verkeer, het afzetten van wegen en terreinen en milieu (afval, geluid, etc).
De gemeente onderscheidt twee procedures:
Concreet ziet de procedure ad 1. er als volgt uit:
De behandelend ambtenaar neemt contact op met de organisator. Zonodig wordt middels een standaardformulier die informatie gevraagd die de gemeente nodig heeft voor de besluitvorming over de aanvraag. Het standaard aanvraagformulier gaat vergezeld van een toelichting. De organisator moet het formulier zelf invullen. De gemeente meldt zonodig tussentijds aan de organisator de criteria die gelden voor de te verlenen vergunning, de kosten die in rekening worden gebracht in verband met het evenement en de plichten die gelden voor de organisator;
De burgemeester stelt vervolgens definitief de kalender vast, rekening houdend met de ingediende zienswijzen voor zover deze daartoe aanleiding geven. Het vaststellen van de kalender betekent nog niet dat de vergunning definitief verleend is. Wel geeft de kalender aan dat de burgemeester het voornemen heeft om de vergunningen te verlenen;
De procedure ad 2. ziet er als volgt uit:
De behandelend ambtenaar neemt contact op met de organisator en geeft aan dat de beleidsnotitie grote evenementen van toepassing is. Zonodig wordt middels een standaardformulier die informatie gevraagd die de gemeente nodig heeft voor de besluitvorming over de aanvraag. Zie verder: punt 2 onder procedure ad 1.
Vervolgens wordt de aanvraag op verschillende aspecten beoordeeld (zoals verkeer, geluid, etc). Ook hier geldt, dat de wettelijke termijnen in de gaten moeten worden gehouden. De coördinerende afdeling heeft hierbij een belangrijke rol. Centraal aanspreekpunt voor de verlening van vergunningen is de evenementencoördinator van de afdeling Openbare Werken.
De burgemeester neemt vervolgens een besluit om de vergunning al dan niet te verlenen. Dit besluit wordt vervolgens gepubliceerd en is eveneens vatbaar voor bezwaar (voor zover Afdeling 3.4 Awb niet gevolgd) en beroep. Ook kan door belanghebbenden een verzoek om voorlopige voorziening worden ingediend bij de rechtbank Utrecht.
De gemeente dient tijdig (binnen maximaal 16 weken) te beslissen op aanvragen voor een groot evenement. Dit gebeurt in de vorm van een evenementenvergunning. Deze vergunning kent standaardvoorschriften. Aanvullende vergunningsvoorschriften van andere afdelingen worden door de behandelend ambtenaar voor zover mogelijk in de vergunning verwerkt. Mochten afdelingen de aanvraag negatief beoordelen dan komt er een overleg met de organisator en de betrokken afdeling(en).
Blijft het oordeel van deze afdeling(en) negatief en wil of kan de organisator de aanvraag niet aanpassen, dan adviseert de coördinerende afdeling de burgemeester om de aanvraag af te wijzen.
Voor een goed verloop van het vergunningverleningproces, is het noodzakelijk dat de maximale tijdsduur van de verschillende processtappen wordt vastgelegd. Hiertoe is een procesbeschrijving opgesteld.
Kennisgeving in plaats van een vergunning
Om de procedure te vereenvoudigen en klantvriendelijker te maken is na de evaluatie eind 2006 besloten te onderzoeken of het juridisch en organisatorisch mogelijk is om in plaats van een vergunningsysteem een kennisgevingsysteem in te stellen voor grote evenementen.
Voor grote evenementen is een vrijstelling van de vergunningplicht niet gewenst omdat daarmee de mogelijkheid van bezwaar en beroep voor een belanghebbende komt te vervallen, en het daarbij vrijwel ondoenlijk is om bij grote evenementen, die veelal maatwerk vragen, te werken met vooraf vastgestelde (standaard)voorschriften voor categorieën evenementen.
Besloten is dan ook om af te zien van een vrijstelling van de vergunningplicht voor grote evenementen.
Het is zaak dit beleid regelmatig te evalueren. Eén van de onderwerpen die naar voren is gekomen tijdens de evaluatie in 2006, is dat er bij de organisatoren van evenementen behoefte is aan een jaarlijkse evaluatiebijeenkomst. Het gemeentebestuur ondersteunt deze wens. Ook een evaluatiebijeenkomst kan aanleiding geven tot bijstelling van het evenementenbeleid.
In de legestabel behorend bij de Legesverordening wordt onderscheid gemaakt naar evenementen met een ideële doelstelling, en daarnaast de commerciële evenementen. Volgens de tabel betalen de niet-commerciële evenementen minder leges, dan de commerciële. De niet-commerciële evenementen vallen onder de regeling die bepaalt dat voor activiteiten die de gemeenschap ondersteunen, en die georganiseerd worden door een organisatie uit Houten, of een organisatie die overwegend in Houten actief is, een legesvergoeding wordt gegeven. Daar is een speciaal budget voor ingeruimd. Om een goed onderscheid te kunnen maken kan worden aangehaakt bij het uitgangspunt dat in principe als niet commercieel kunnen worden aangemerkt de verenigingen en stichtingen, waarbij de statuten een belangrijke leidraad vormen.
Voor het gebruik van gemeentegrond, stroom, water en dranghekken wordt dezelfde ‘knip’ gemaakt. Niet-commerciële evenementen krijgen deze voorzieningen gratis verstrekt, voor commerciële evenementen geldt dat deze voor het gebruik van gemeentegrond en dranghekken een huurprijs, en voor het gebruik van stroom en water de kostprijs, betalen. Op verzoek kunnen de dranghekken afgeleverd worden. Voor de commerciële evenementen zal hiervoor een meerprijs worden berekend.
Organisatoren van grote evenementen kunnen de gemeente verzoeken om het evenemententerrein schoon te maken. Voor de schoonmaak zijn zowel de organisatoren van commerciële- als van niet-commerciële evenementen de kostprijs verschuldigd voor de inzet van personeel en materieel. De gemeente stelt vooraf een kostencalculatie op.
Voorop staat dat een vergunninghouder aansprakelijk kan worden gesteld voor schade die ontstaat tijdens een evenement op of in de onmiddellijke nabijheid van een evenementterrein als gevolg van een onrechtmatige daad die de organisatie is aan te rekenen. Daaronder is ook te betrekken de schade die ontstaat door derden die onder het toezicht vallen van een organisator. Uiteraard zijn ook de schadeveroorzakende derden persoonlijk aan te spreken.
Schade die ontstaat op enige afstand van een evenemententerrein, buiten het bereik van de organisatie, kan niet worden verhaald op de organisatie van een evenement. In die gevallen zullen benadeelden uitsluitend te rade kunnen gaan bij de dader(s).
In geen geval is de gemeente aansprakelijk te houden voor geleden schade als gevolg van een evenement, behoudens wanneer de schade het gevolg is van een onrechtmatig verleende vergunning.
Om eventuele gedupeerden tegemoet te komen kan de gemeente functioneren als meldpunt c.q. coördinator waar het schadegevallen betreft. Mogelijk dat de gemeente in samenwerking met de politie iets kan betekenen in het kader van het schadeverhaal, en bovendien is het nuttig dat dergelijke informatie bij de gemeente binnenkomt in verband met toekomstige evenementen en eventuele maatregelen.
Om eventuele schades, die optreden in de openbare ruimte of aan particuliere eigendommen èn een gevolg zijn van een nalatig toezicht van de organisatie, te kunnen vergoeden, kan als voorschrift aan de vergunning worden verbonden dat een waarborgsom moet worden gedeponeerd door de vergunninghouder.
Handhaving van de regels en voorwaarden bij evenementen is van zeer groot belang. Overlast wordt onaanvaardbaar als regels of voorschriften worden overtreden. Het gaat daarbij in het bijzonder om voorschriften die betrekking hebben op eindtijden en geluidsnormen, maar ook brandveiligheidsvoorschriften.
Bij handhaving van de diverse normen en voorwaarden zijn diverse disciplines betrokken. Om een goede handhaving te kunnen realiseren is duidelijkheid vereist over de rolverdeling tussen de verschillende betrokkenen:
Vaak is er een samenloop tussen verschillende soorten overtredingen. Om adequaat te kunnen reageren zijn daarom nauwe samenwerking en duidelijke afspraken tussen de politie en de gemeente nodig over de te volgen handhavingsscenario's bij evenementen.
Controle door de brandweer dient uiterlijk één uur voor aanvang van een evenement plaats te (kunnen) vinden. Voor de organisator geldt dan ook de plicht dat uiterlijk één uur voor aanvang van het evenement alles in gereedheid is. Overigens kan controle ook tijdens een evenement plaatsvinden.
Optreden tegen overtreding van de vergunningvoorschriften gebeurt enerzijds na het constateren van overtredingen en anderzijds na het binnenkomen van - gegronde - klachten van omwonenden.
Daarbij wordt een getrapt systeem gehanteerd.
Stap 1: eerste waarschuwing om binnen 10 minuten aanpassing aan de voorschriften te verrichten;
Stap 2: tweede en laatste waarschuwing: aanpassing aan de vergunningvoorschriften binnen 5 minuten;
Stap 3: bij het blijvend overtreden van de voorschriften: beëindiging van het evenement.
Indien blijkt dat de genoemde hersteltijden te kort zijn om de nodige aanpassingen te verrichten, is het mogelijk de organisator een langere hersteltijd te geven, zulks ter beoordeling van de handhavende instanties.
Andere vormen van optreden tegen overtredingen
Overtreding van vergunningvoorschriften kan ook op andere wijze plaatsvinden: zo kan de organisatie van het evenement een waarschuwing krijgen. Bij overtreding voor de tweede maal kan dan worden geconcludeerd, dat voor het evenement de erop volgende keer geen vergunning wordt verstrekt.
Het constateren van overtreding van vergunningsvoorschriften kan ook verschillende andere gevolgen hebben. Afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding kan deze onmiddellijk beëindigd worden en kan proces-verbaal worden opgemaakt. Uiteraard kan de overtreding gevolgen hebben voor de toekomst. Deze gevolgen kunnen zijn:
De omstandigheden van het geval bepalen welke sanctie zal worden toegepast. Uitgangspunt is dat de overtreding direct wordt beëindigd of een volgende keer wordt voorkomen. Er zijn echter gevallen denkbaar waarbij het onmiddellijk beëindigen van de overtreding op gespannen voet staat met de handhaving van de openbare orde, of onevenredig zwaar is in verhouding tot de schade die door belanghebbenden wordt ondervonden. In die gevallen zullen er slechts consequenties voor de toekomst aan de overtreding verbonden worden.
De handhaving van de naleving van de geluidsnormen wordt door de afdeling Milieu op zich genomen. Daartoe wordt een ambtenaar met bijzondere opsporingsbevoegdheid dan wel met toezichthoudende taken ingezet. Deze ambtenaar zal tijdens evenementen, waar op grond van eerdere ervaringen klachten kunnen worden verwacht, en tijdens evenementen waar omwonenden over klagen, het geluidsniveau meten. Bovendien is in principe bij ieder groot evenement een medewerker beschikbaar.
Wat betreft de handhaving van eindtijden en openbare orde door de politie zal bij de vaststelling van de evenementenkalender en de daarbij bepaalde eindtijdenregimes voor verschillende evenementen het standpunt van de politie en de bijzondere opsporingsambtenaren in de overwegingen worden betrokken.
Beleidsregels (grote) evenementen
De burgemeester van de gemeente Houten:
Gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 2.2.2 van de Algemene plaatselijke verordening;
Vast te stellen de “Beleidsregels (grote) evenementen”.
Artikel 1 Algemene begripsbepaling
In deze nota wordt verstaan onder:
Een aanvraag dient vergezeld te gaan van:
Artikel 4 Incidentele vergunningen
Vergunningen voor grote evenementen die niet jaarlijks terugkeren worden in beginsel verleend, mits aan één of meerdere van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
Maximaal twee maal per jaar geeft het bestuursorgaan een vergunning voor het houden van een circus. De vergunninghouder dient aangesloten te zijn bij het VNCO en aantoonbaar de richtlijn Welzijn circusdieren toe te passen.
Maximaal twee maal per jaar geeft het bestuursorgaan een vergunning voor het houden van een kermis.
Ook wordt geen vergunning voor een braderie verleend wanneer de te houden braderie is gepland in een periode van 6 weken voorafgaande aan en na de aanvangsdatum van een braderie waarvoor reeds vergunning is, dan wel wordt, verleend. De jaarmarkten op Het Rond en het Plein vallen binnen het bestek van deze bepaling.
Een vergunning wordt in ieder geval geweigerd voor:
Artikel 9 Vergunning persoonsgebonden
Gelet op artikel 1.5 van de APV is de vergunning persoonsgebonden.
Artikel 10 Geldigheid vergunning
De vergunning geldt voor de duur van een evenement
In de vergunning wordt in ieder geval opgenomen:
Artikel 12 Voorschriften aan vergunning
Aan de vergunning worden in ieder geval de volgende voorschriften verbonden:
Na 20.00 uur is muziek met een equivalent brongeluidsniveau (LAeq) van maximaal 85 dB(A) toegestaan, tenzij het evenement valt onder de derde categorie: muziek met een equivalent brongeluidsniveau (LAeq) van meer dan 85 dB(A). Het maximaal aantal evenementen per locatie in deze categorie is opgenomen in bijlage 3.
In bijzondere gevallen kan het bestuursorgaan van deze eindtijd(en) afwijken. Als bijzonder geval kan bijvoorbeeld worden aangemerkt een evenement te houden op een algemene of bijzondere feestdag. Per locatie en per evenement kan in bijzondere gevallen bepaald worden dat de eindtijd eerder of later is dan de in lid 1 en 2 genoemde eindtijd(en). Bepalend hierbij is of en in hoeverre het evenement overlast veroorzaakt, bijvoorbeeld voor - specifieke - omwonenden. Daarbij gelden overigens onverkort de maxima zoals vermeld in bijlage 3.
Om de veiligheid te bevorderen mogen in ieder geval tijdens risico-evenementen uitsluitend plastic bekers worden gebruikt.
Voor het gebruik van gemeentegrond, stroom, water en dranghekken wordt onderscheid gemaakt tussen commerciële en niet-commerciële evenementen. Niet-commerciële evenementen krijgen deze voorzieningen gratis verstrekt, voor commerciële evenementen geldt dat deze voor het gebruik van gemeentegrond en dranghekken een huurprijs betalen, en voor het gebruik van stroom en water de kostprijs betalen. Op verzoek kunnen de dranghekken afgeleverd worden. Voor de commerciële evenementen zal hiervoor een meerprijs worden berekend.
Artikel 20 Afwijkingsbevoegdheid
In bijzondere omstandigheden, zulks ter beoordeling aan het bestuursorgaan, kan het bestuursorgaan afwijkend besluiten.
Artikel 21 Aanvullingsbevoegdheid
In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet besluit het bestuursorgaan.
Deze beleidsregel treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op die waarin de bekendmaking heeft plaatsgevonden.
Aldus vastgesteld door de burgemeester van Houten op 12 juni 2007
De in voorschrift 1 en 2 vastgelegde beoordelingsniveaus worden bepaald in overeenstemming met de "Handleiding meten en rekenen Industrielawaai" van 1999, uitgegeven door het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. Bij het bepalen van het beoordelingsniveau wordt echter geen rekening gehouden met: - een bedrijfsduurcorrectieterm voor muziekgeluid (Cb); - een meteocorrectieterm (Cm); - een gevelcorrectieterm (Cg) en - een straftoeslag van 10 dB voor geluid met een duidelijk muzikaal karakter. Voorts behoeven de metingen niet te worden verricht onder meteoraamcondities.