CVDR376748_1Archiefverordening WerkSaam Westfriesland 2015nlregelingWerkSaam Westfriesland2015-09-07DrechterlandEnkhuizenHoornKoggenlandMedemblikOpmeerStede BroecBlad Gemeenschappelijke RegelingArchiefverordening WerkSaam Westfriesland 2015Archiefwet 1995algemeen bestuurbestuur en recht2015-06-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-07-092015-01-012023-12-15OnbekendOnbekendGeenGeenArchiefverordening WerkSaam Westfriesland 2015Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam Westfriesland;Gelezen het voorstel van het dagelijkse bestuur van 18 juni 2015;Gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 38 van de Gemeenschappelijke regeling WerkSaam West-Friesland;Besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam Westfriesland, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland te Hoorn.HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

archiefbescheiden: documenten en andere informatieobjecten, ongeacht hun vormovereenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet, in samenhang met artikel 31 van de wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats West-Fries Archief te Hoorn;

archiefruimte; Een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring vanarchiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van dearchiefbescheiden van de Gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

beheereenheid: een door het algemeen bestuur als zodanig aan te wijzenorganisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

de wet: de Archiefwet 1995;

archivaris: de door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet, in samenhang met artikel 32 van de wet en artikel 38, vijfde lid van de gemeenschappelijke regeling benoemde archivaris;

gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland;

informatiesysteem: Samenhangend geheel van documentatie, mensen, procedures,apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

ordeningssysteem: Systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief Informatiebestand.

HoofdstukII.De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheidenArtikel2Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voorvoldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel4Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm of status. Artikel51.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd gedurende de in de geldende selectielijst vastgestelde bewaartermijn.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden (ongeacht of deze voor vernietiging of blijvende bewaring bestemd zijn) in aanmerking komen.Artikel6Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van WerkSaam Westfriesland voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Het dagelijks bestuur stelt voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke regeling die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit Informatiebeheer. Artikel8Het dagelijks bestuur doet minimaal één keer in de twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur voegt daarbij het verslag dat de directeur van het Westfries Archief aan hen heeft uitgebracht betreffende de uitvoering van de taken van het Westfries Archief, alsmede het verslag dat de archivaris heeft uitgebracht aangaande het toezicht op de zorg en het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel9Het dagelijks bestuur bevordert / ziet erop toe dat bij deelname door de Gemeenschappelijke regeling in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersoon zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.HoofdstukIII.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel10De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel121.De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.Artikel13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel14De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

vervanging door reproducties, teneinde de vervangen bescheiden te vernietigen, conform artikel 7 van de wet.

Artikel15De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukIV.SlotbepalingenArtikel16De Archiefverordening van DSW West-Friesland, Hoorn, 1999 (rechtsvoorganger) wordt met ingang van 1 januari 2015 ingetrokken.Artikel17Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2015.Artikel18Deze verordening wordt aangehaald als ArchiefverordeningWerkSaam Westfriesland2015.Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 18 juni 2015.De secretarisM.Olierook De voorzitterA.J. de JongToelichtingAlgemeenDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. a.archiefbescheiden: Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle informatieobjecten, ongeacht de vorm (papier of digitaal) die door een organisatie worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die organisatie. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c. 3º, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en de collecties die berusten in de archiefbewaarplaats.Artikel2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De wet en bijbehorende regelgeving stellen nog geen inhoudelijke eisen aan de inrichting van een digitaal archief (ook e-depot genoemd). Het digitaal archief kan gezien worden als het equivalent van de archiefbewaarplaats en de archiefruimten voor papieren archiefbescheiden. In de toekomst wordt de wet hier wellicht op aangepast. Vooruitlopend daarop is het dagelijks bestuur ook zorgdrager voor het inrichten en in stand houden van de digitale archieven (al dan niet overgedragen).Artikel3Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.Artikel4Met de status van archiefbescheiden wordt in dit artikel bedoeld of het om een concept of definitief stuk. Tevens wordt met de status in archief technische zin de dynamische, semi-statische en statische fase bedoeld.Artikel5De Archiefregeling hoofdstuk 2, duurzaamheid van archiefbescheiden, telt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De Archiefregeling hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat, telt nadere regels omtrent de kwaliteit en de procedures voor de informatiesystemen waarin de archiefbescheiden zijn gearchiveerd. In paragraaf 2 van dit hoofdstuk worden nog specifieke regels gesteld ten aanzien van digitale archiefbescheiden.Artikel7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.Artikel8en artikel 15Het algemeen bestuur verneemt op deze manier tweejaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Deze tweejaarlijkse verslaglegging vormt de basis voor de door het algemeen bestuur aan de deelnemende gemeenten van WerkSaam Westfriesland te verstrekken informatie en inlichtingen.Artikel15De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 8.