CVDR376554_1Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Oldebroek 2007nlregelingOldebroek2018-12-05OldebroekOldebroekGemeenteblad, 05-09-2015Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Oldebroek 2007Onbekend.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2014-11-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-09-05art. 5, lid 2. art. 7, lid 7.184517, 193238.Geen.Vaststelling op 12-08-2014 en 18-11-2014.exb-2018-70659Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Oldebroek
2007Inhoud1.Begripsbepaling, reikwijdte en
doeleinden1.BegripsbepalingIn dit protocol wordt verstaan onder:Algemene postbus Elektronische postbus welke niet gekoppeld is aan een
specifieke medewerker van de gemeente Oldebroek, maar aan de organisatie als
geheel of een onderdeel daarvan. Bijvoorbeeld gemeente@oldebroek.nl.Persoonlijke postbus Elektronische postbus welke gekoppeld is aan een
specifieke medewerker van de gemeente Oldebroek.Gemeentelijk e-mailadres Elektronisch postadres eindigend op
@oldebroek.nl.Gemeentelijke website De internetsite van de gemeente Oldebroek,
www.oldebroek.nl.Elektronische berichten Informatie die langs elektronische weg verzonden
wordt. Bij verkeer langs elektronische weg kan men bijvoorbeeld denken aan
email berichten, webformulieren en SMS berichten.Functionele berichten Elektronische berichten die een medewerker uit hoofde
van zijn functie ontvangt of verzendt.Privé berichten Elektronische berichten die een medewerker niet uit hoofde
van zijn functie ontvangt of verzendt.Bestuurlijke berichten Functionele berichten ontvangen of verzonden door of
namens een bestuursorgaan. Bijvoorbeeld aanvragen, bezwaarschriften,
klachten en zienswijzen.Niet bestuurlijke berichten Functionele berichten niet ontvangen of
verzonden door of namens een bestuursorgaan.Archiefwaardige berichten Bestuurlijke en niet bestuurlijke berichten die op
grond van de archiefwetgeving in aanmerking komen voor bewaring.Niet archiefwaardige berichten Niet bestuurlijke berichten en privé
berichten die op grond van de archiefwetgeving niet in aanmerking komen voor
bewaring.Medewerker Persoon (m/v) met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst
met de gemeente Oldebroek, alsmede stagiaires, inleen/uitzendkrachten,
gedetacheerden en overige (externe) medewerkers.Behandelaar Medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht
is belast.2.Reikwijdte
Het protocol is van toepassing op functionele berichten verstuurd
naar of ontvangen op een gemeentelijk e-mailadres. Privé berichten
vallen niet onder de werking van het protocol.
Het protocol is van toepassing op inkomende functionele berichten
verzonden via een webformulier vanaf de gemeentelijke website.
Het protocol is niet van toepassing op overige vormen van inkomend
en uitgaand elektronisch verkeer.
3.Doeleinden
Naar de eigen organisatie verschaft het protocol duidelijkheid over
hoe medewerkers om horen te gaan met de afhandeling van functionele
berichten.
Naar overige partijen maakt het protocol kenbaar dat het mogelijk is
om berichten elektronisch naar de gemeente Oldebroek te verzenden en
verschaft het duidelijkheid in de voorwaarden die de gemeente
Oldebroek stelt aan het gebruik van de elektronische weg.
2.Verantwoordelijkheid4.VerantwoordelijkheidIedere medewerker is verantwoordelijk voor een behandeling van
functionele berichten conform dit protocol.3.Bereikbaarheid5.Bereikbaarheid
Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Oldebroek verzonden
worden.
Elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten, zienswijzen en
ingebrekestellingen worden alleen in behandeling genomen wanneer
deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de
gemeentelijke website. Indien de betreffende dienst of het product
niet middels een webformulier wordt aangeboden staat de
elektronische weg niet open.
Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden en
berichten die de maximale emailgrootte overschrijden worden niet in
behandeling genomen.
4.Afhandeling6.OntvangstbevestigingVoor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op
de gemeentelijke website wordt automatisch een technische
ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het
bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.7.Afhandeling
De afzender van een bestuurlijk bericht ontvangt uiterlijk binnen
drie weken na ontvangst een reactie van het bestuursorgaan. Als
datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht is
ontvangen.
De afzender van een niet-bestuurlijk bericht ontvangt binnen drie
weken na ontvangst een reactie van de behandelaar. Als datum van
ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente
Oldebroek ontvangen is.
Onder een reactie wordt verstaan:
een inhoudelijke reactie ter afhandeling van het inkomende
bericht;
een behandelbericht waarin wordt aangegeven binnen welke
termijn de afzender een inhoudelijke reactie kan verwachten.
Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig
afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de
behandelaar is. In het geval van bestuurlijke berichten ligt de
formele verantwoordelijkheid bij het bestuursorgaan.
Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan:
afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn;
bij ontbreken van een wettelijke termijn afhandeling binnen
een termijn van zes weken.
Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen
stuurt de behandelaar c.q. het bestuursorgaan een
vertragingsbericht. Naast een nieuwe streefdatum bevat dit bericht
de reden van vertraging.
Elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten, zienswijzen en
ingebrekestellingen die niet via het daarvoor bestemde webformulier
worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. De afzender
wordt hierover per omgaande van in kennis gesteld. De termijn van
indiening van bezwaarschriften wordt hierdoor niet verlengd.
De formele afhandeling van bestuurlijke berichten vindt schriftelijk
en/of elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen
toegestaan indien:
de geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt lang
elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn;
het uitgaande bericht, indien van toepassing, ondertekend is
middels een met voldoende waarborgen omgeven elektronische
handtekening.
De formele afhandeling van overige functionele berichten vindt
schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is
alleen toegestaan indien voldaan is aan de eis uit artikel 7 lid 8
onder b.
5.Registratie en
archivering8.Registratie
Archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf
de gemeentelijke website worden door de daarvoor verantwoordelijke
medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde
informatiesysteem.
Archiefwaardige berichten die rechtstreeks binnenkomen op de
algemene postbus gemeente@oldebroek.nl worden door de daarvoor
verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde
informatiesysteem.
Overige elektronische berichten worden niet geregistreerd bij
ontvangst. Op deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking
plaats.
9.Archivering
Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het ter registratie
en archivering aanbieden van archiefwaardige berichten, die
rechtstreeks zijn ontvangen op of verstuurd vanaf zijn persoonlijke
postbus.
Bij het beoordelen of een elektronisch bericht in aanmerking komt
voor archivering gelden dezelfde criteria als voor papieren
stukken.
Het aanbieden van berichten ter archivering vindt plaats via de
daarvoor door de afdeling documentaire informatievoorziening
aangewezen weg.
De sectie documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk
voor het toetsen van de aangeboden berichten aan de
registratiecriteria en het registreren en archiveren van deze
berichten.
6.Overige bepalingen10.Onvoorziene omstandighedenIn gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent
de toepassing van dit protocol beslist het college van burgemeester
en wethouders.11.InwerkingtredingDit protocol treedt in werking op de eerste dag van de maand,
volgende op die waarin de bekendmaking heeft plaatsgevonden.12.CiteertitelDit protocol wordt aangehaald als “Protocol elektronisch
berichtenverkeer gemeente Oldebroek2007”.Oldebroek, 4 juni 2007.Burgemeester en wethouders van Oldebroek.Toelichting Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Oldebroek 2007.pdf