Organisatie | Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het Financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. |
Citeertitel | Financiële verordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2011 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-12-2011 | 01-04-2011 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 05-12-2011 Onbekend | 11AB111205 |
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond,
gelet op artikel 212 Gemeentewet en artikel 39, 1e lid Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond,
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het Financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
In deze verordening wordt verstaan onder:
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Het systematisch verwerken van financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
1. de financieel-economische positie;
3. de uitvoering van de programmabegroting;
4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;
5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
c. Administratieve organisatie
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
Het in overeenstemming zijn met de relevante geldende wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval de besluiten van het Algemeen Bestuur.
Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel 1 Programmabegroting en verantwoording
Binnen de begroting wordt inzicht gegeven in de verwachte ontwikkeling van de inwonerbijdrage. Deze meerjarenraming bevat een raming van de financiële gevolgen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. Het meerjarenperspectief beschrijft de verwachte ontwikkeling van de inwonerbijdrage. Daartoe wordt inzicht gegeven in relevante beleidsmatige ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de inwonerbijdrage.
Begrotingswijzigingen worden expliciet ter goedkeuring voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. De besluitvorming van administratieve begrotingswijzigingen waarbij het niveau van de dienstverlening voor deelnemende gemeenten gelijk blijft en die tevens geen directe financiële consequenties impliceren, gebeurt door het Algemeen Bestuur zonder de gevoelenprocedure te hanteren.
Artikel 4 Uitvoering begroting
Het Dagelijks Bestuur draagt ten aanzien van de programmaraming er zorg voor dat:
a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de programma’s;
b. de budgetten uit de programma’s en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
c. de lasten van de programma’s niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere programma’s onder druk komen.
Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen en/of een aantal bedrijfsprocessen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op de toepassing van gemeentelijke regelingen. Het Dagelijks Bestuur treft maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Artikel 9 Vaste activa: investeringscalculatie, waardering & afschrijving
De in de nota investerings- en afschrijvingsbeleid vermelde afschrijftermijnen houden in dat ten tijde van het verstrijken van de afschrijftermijnen bij ongewijzigd beleid vervanging/groot onderhoud/renovatie zal plaatsvinden. Hiertoe zullen als dekkingsmiddel de vrijkomende afschrijvingen beschikbaar blijven. Indien economisch mogelijk wordt het actief langer gebruikt dan de in de nota investerings- en afschrijvingsbeleid bepaalde afschrijftermijnen.
Van het in dit artikel bepaalde kan door het Algemeen Bestuur worden afgeweken. Afwijkingen worden schriftelijk gemotiveerd en éénmaal per vier jaar ter kennis gebracht van de raden van de deelnemende gemeenten. Ten aanzien van afwijkingen op de in artikel 9 bepaalde afschrijftermijnen geldt daarnaast dat het Algemeen Bestuur deze afwijkingen vaststelt met inachtneming van:
Artikel 11 Reserves en voorzieningen
Het Dagelijks Bestuur biedt 4-jaarlijks een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur aan. Deze nota behandelt:
a. de vorming en besteding van reserves;
b. de vorming en besteding van voorzieningen;
c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen.
Een weerstandscapaciteit is nodig om toekomstige risico’s op te vangen. Bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond wordt een algemene reserve opgebouwd ter grootte van het berekende weerstandsvermogen om schommelingen in de bijdragen te voorkomen. Het bedrag van deze algemene reserve wordt vierjaarlijks vastgesteld. Jaarlijks zal bij de vaststelling van de programmabegroting een voorstel aan het Algemeen Bestuur worden gedaan over het verloop van de reservepositie in relatie tot de verwachte risico’s.
Niet bestede gelden uitgekeerd op basis van het Besluit Doeluitkeringen van het Rijk (BDUR) mogen door het Algemeen Bestuur worden gereserveerd. Dit betekent dat niet bestede gelden uitgekeerd op basis van het Besluit Doeluitkeringen worden toegevoegd aan de tussenrekening vooruit ontvangen middelen van overheden.
Ten aanzien van de Meldkamer Ambulancezorg en de Ambulancezorg worden door het Algemeen Bestuur de beleidsregels van NZa in acht genomen. Dit betekent dat indien de werkelijke kosten van de Meldkamer Ambulancezorg en de ambulancezorg in het jaar (t) meer of minder bedragen dan de aanvaardbare kosten in het jaar (t) het verschil aan de bestemmingsreserve “Reserve Aanvaardbare Kosten” wordt onttrokken dan wel toegevoegd.
Artikel 13 Financieringsfunctie
Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de programmabegroting uit te kunnen voeren;
b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s en kredietrisico’s;
c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
De deelnemers zullen er steeds zorg voor dragen dat het openbaar lichaam te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen;
Indien aan het Algemeen Bestuur van het openbaar lichaam blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgave op de begroting te zetten doet het Algemeen Bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van artikel 194 en 195 van de gemeentewet, respectievelijk een verzoek aan de minister tot toepassing van de artikelen 198 en 199 van de provinciewet.
Bij de programmabegroting en de jaarstukken doet het Algemeen Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
e. de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Titel 4 Financiële organisatie en administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Artikel 21 Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
Artikel 22 Aanbesteding en inkoop
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen, en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 11 december 2011.
De secretaris,
A. Littooij
De voorzitter,
A. Aboutaleb
Het Algemeen Bestuur legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de programmabegroting vast, evenals het daarin opgenomen beleid waarop het Algemeen Bestuur wil sturen en controleren.
Het Algemeen Bestuur bepaalt zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de programmabegroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Het verdient de voorkeur (ook vanwege de vergelijkbaarheid van begrotingsjaren) de gewenste indeling voor meerdere jaren vast te stellen. Indien daartoe aanleiding is, kan het Algemeen Bestuur de indeling wijzigen.
Het Algemeen Bestuur stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het Dagelijks Bestuur een productenraming op. Het Dagelijks Bestuur is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productenraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de programmabegroting. Het Algemeen Bestuur kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting en verantwoording een overzicht wil hebben van welke producten er bij de programma’s horen. Dit wordt geregeld in het eerste lid.
Artikel 4. Uitvoering programmabegroting
In het eerste lid wordt bepaald dat het Dagelijks Bestuur de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling en de uitvoering van de programma’s van de programmabegroting.
Het Dagelijks Bestuur zal voor de inrichting van de financiële organisatie maatregelen laten treffen door de organisatie op het gebied van interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding. Voor een goede interne controle zijn daarbij aanvullende onderzoeken nodig. Op grond van de uitkomsten van de onderzoeken worden bij tekortkomingen maatregelen tot herstel getroffen, waarbij het Algemeen Bestuur over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt gebracht.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 6 formaliseert een deel van de controletaak van het Algemeen Bestuur. Op basis van deze tussentijdse informatie kan het Algemeen Bestuur de uitvoering van de programmabegroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. Het Algemeen Bestuur autoriseert het Dagelijks Bestuur met het vaststellen van de programmabegroting op hoofdlijnen voor het door het Dagelijks Bestuur uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd.
De jaarrekening is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het Dagelijks Bestuur, cq. de controle van het Algemeen Bestuur daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie.
Artikel 8. De financiële positie
Het Algemeen Bestuur geeft in dit artikel de uitgangspunten aan die het Dagelijks Bestuur voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.
Tevens wordt hier expliciet vastgelegd dat het Algemeen Bestuur bij het vaststellen van de financiële positie tevens de investeringskredieten autoriseert.
Artikel 9. Vaste activa: beslissing, waardering & afschrijving
De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en financiële vaste activa.
Artikel 10. Waardering oninbare vorderingen
Artikel 10 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen.
Artikel 11. Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een organisatie.
Artikel 11 bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur vierjaarlijks een geactualiseerde nota over de reserves en voorzieningen ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur aanbiedt. Op basis van deze nota kan het Algemeen Bestuur het kader vaststellen voor de omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen.
Artikel 12. Kostprijsberekening
In artikel 12 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, sub b Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke besluitvorming door het Algemeen Bestuur op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel is bepaald dat de kostprijs berekend wordt met als uitgangspunt een integrale toerekening van de kosten.
Artikel 13. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de programmabegroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In aanvulling hierop stelt het Dagelijks Bestuur een treasurystatuut op dat protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering.
De kasgeldlimiet en de renterisiconorm zijn wettelijk geregeld. Overschrijding is in beginsel niet toegestaan.
Gedeputeerde staten van de provincie moeten dan in hun hoedanigheid van toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder bijzondere omstandigheden een tijdelijke overschrijding tolereren.
Bij overschrijding kan de organisatie worden geconfronteerd met preventief toezicht op het sluiten van kortlopende (kasgeldlimiet) of langlopende (renterisiconorm) leningen. Wanneer overschrijding dreigt wordt het Algemeen Bestuur daarover door het Dagelijks Bestuur geïnformeerd.
Artikel 14. Registratie bezittingen, activa en vermogen
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de organisatie bezittingen onontbeerlijk. Om dit te borgen zal het Dagelijks Bestuur de registratie periodiek controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 15. Weerstandsvermogen
Een organisatie loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan een organisatie zich verzekeren, of er moeten voorzieningen worden gevormd, of ze kunnen anderszins worden opgevangen. Voor een deel van de risico’s is dit echter niet het geval.
De niet verzekerde risico’s hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties. Het is dus zaak voor een organisatie, dat ze zich bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico’s is echter niet mogelijk. Niet verzekerde risico’s die zich voordoen, moet de organisatie opgevangen met het eigen vermogen, door belastingverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de programmabegroting.
De basis voor dit artikel is gelegen in artikel 13. Artikel 18 regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie het Algemeen Bestuur in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de programmabegroting en jaarstukken wordt geïnformeerd.
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het Dagelijks Bestuur. In de bedrijfsvoeringparagraaf wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.
In dit artikel worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de organisatie. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen.
Artikel 20. Financiële administratie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie in de Gemeentewet. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan het Algemeen Bestuur, maar ook aan Gedeputeerde Staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.
Artikel 21. Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het Dagelijks Bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling zal geven.
Artikel 22. Aanbesteding en inkoop
De inkoop en de aanbesteding van werken, leveringen en diensten zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten ook te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 22 legt aan het Dagelijks Bestuur de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, dit is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
Deze verordening treedt inwerking op 1 april 2011.
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de organisatie stukken naar deze verordening kan verwijzen.