Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het algemeen bestuur

Artikel 1 Verhindering en onderlinge vervanging

• 1.

  In geval van verhindering of ontstentenis wordt een lid vervangen door de daartoe aangewezen plaatsvervanger.

• 2.

  Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt hij vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  Bij verhindering of ontstentenis van de secretaris wordt hij vervangen door de plaatsvervangend secretaris.

• 4.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan voorafgaande de vergadering kennis aan de secretaris.

Artikel 2 secretaris

De algemeen directeur van de veiligheidsregio fungeert als secretaris. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het algemeen bestuur. Hierbij kan hij gebruik maken van ambtenaren.

Artikel 3 Deelneming adviseurs aan de vergadering

De in artikel 7, derde en vierde en vijfde lid van de GR genoemde adviseurs kunnen deelnemen aan de vergaderingen van het algemeen bestuur op de in deze leden omschreven wijze. Zij ontvangen de agenda en vergaderstukken als bedoeld in artikel 6 van dit reglement van orde.

Artikel 4 Deelneming derden aan de vergadering

De secretaris of een lid kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 5 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het algemeen bestuur vergadert conform een jaarlijks vooraf op te stellen vergaderschema.

• 2.

  Indien ten minste drie leden een extra vergadering nodig achten, verzoek zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de Veiligheidsregio gebruikelijke wijze aan de leden van het algemeen bestuur wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het stadhuis van de gemeente Rotterdam gehouden.

Artikel 6 Agenda en vergaderstukken

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, als regel maximaal 10 werkdagen van tevoren, door de secretaris aan de leden van het algemeen bestuur een agenda met vergaderstukken toegezonden.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 7 Verslag en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en een verslag van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat ten minste:

  • ·

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • ·

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • ·

    een formulering van de door het algemeen bestuur genomen besluiten (besluitenlijst).

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid daarom vraagt.

• 4.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  Daags na de vergadering draagt de secretaris zorg voor een terugkoppeling over de genomen besluiten per e-mail aan de ambtelijke ondersteuners van de leden van het algemeen bestuur.

Artikel 8 Vergaderquorum, stemquorum en besluitquorum

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering van het algemeen bestuur niet voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het totaal aantal stemmen aanwezig is.

• 2.

  Indien ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het totaal aantal stemmen aanwezig is.

• 4.

  Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist.

Artikel 9 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het algemeen bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd. Hierbij geldt de stemverhouding als genoemd in artikel 8 van de GR.

Artikel 10 Besloten vergadering

De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een besloten vergadering als bedoeld in artikel 9 eerste lid van de GR.

Artikel 11 Informatie aan de raden

Ter uitvoering van de in artikel 11 eerste lid van de GR genoemde informatieplicht draagt de secretaris zorg voor:

• -

  de mededeling als bedoeld in artikel 13 lid 2 eerste volzin van de GR.

• -

  de toezending als bedoeld in artikel 13 lid 2, tweede volzin van de GR.

   

Dit reglement treedt in werking op 27 maart 2006.