CVDR375338_1Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007nlregelingVeiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond2018-11-29RotterdamAlbrandswaardBarendrechtBrielleCapelle aan den IJsselGoeree-OverflakkeeHellevoetsluisKrimpen aan den IJsselLansingerlandMaassluisRidderkerkSchiedamNissewaardVlaardingenWestvoorneOnbekendBesluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmondalgemeen bestuurbestuur en recht2008-03-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-03-182018-11-29Onbekend08bAB081703GeenGeenBesluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007Hoofdstuk1Algemene bepalingenBesluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-RijnmondArtikel11.Dit besluit verstaat onder:a.wet:de Archiefwet 1995b.archiefverordening:de Archiefverordening van de VRR 2007c.archiefbewaarplaats:de archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdamd.archivaris:de gemeentearchivaris van Rotterdame.regeling:de Ministeriële regeling, geordende en toegankelijke staat archiefbescheidenf.documenten:een combinatie van een drager en de informatie daarop, bruikbaar als bewijs of om te raadplegen.g.beheer van documenten:het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewarenh.informatiebestand:documenten, waarin een fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand of nog te ontwikkelen hulpmiddel gebracht zal wordeni.informatievoorziening:het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documentenj.documentair structuurplan:plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschiktk.informatiesystemen:systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.2.De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeentelijke en intergemeentelijke organen geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen. Hoofdstuk2De archiefbewaarplaatsArtikel2Als archiefbewaarplaats is aangewezen de bewaarplaats van de gemeente Rotterdam.Artikel3De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.Artikel41.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. Hij verstrekt daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.2.De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Rotterdam bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.Artikel5De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk3VerantwoordelijkheidArtikel6De Algemeen Directeuris belast met de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken, alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel7De Algemeen Directeur kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan een of meer medewerkers.Hoofdstuk4Archiefvorming en ordeningParagraafProductie van documentArtikel8De Algemeen Directeur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel9De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet of enige andere wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.Artikel10Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.Artikel11De Algemeen Directeur draagt zorg voor de opstelling en uitvoering van procedures voor het documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.  ParagraafIdentificering van documentenArtikel121.De Algemeen Directeur draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de daarbij behorende informatie, blijkta.wanneer het is ontvangen of opgemaakt;b.wie de afzender of vervaardiger is;c.op welke taak het document betrekking heeft;d.wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is;e.wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.Artikel13De Algemeen Directeur draagt zorg voor het opstellen en uitvoeren van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijn worden bewaakt.ParagraafOrdening en toegankelijkheid van documentenArtikel14De Algemeen Directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.Artikel151.De Algemeen Directeur ziet erop toe, dat voor de informatiebestanden, overeenkomstig artikel 3 van de regeling, een documentair structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden.2.Het documentair structuurplan omvat een overzicht van informatiebestanden en – systemen, volgens de eisen van artikel 3 van de regeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.3.Uit het in het tweede lid bedoelde documentair structuurplan blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en – systemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd.Hoofdstuk5Beheer van documentenParagraafBewaring van documentenArtikel16De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.Artikel17De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.ParagraafBeveiliging en raadpleging van documentenArtikel18De Algemeen Directeur draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiering, vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.Artikel19De Algemeen Directeur laat bijhouden welke onder zijn beheer staande documenten worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, die zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de Algemeen Directeur.Artikel20Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet of enig andere wet gegeven regels.Artikel211. De Algemeen Directeur draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van de directeur, slechts toegestaan aan die functionarissen van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. Aan het verlenen van toestemming kan de directeur voorwaarden verbinden.3.De Algemeen Directeur draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. De in het tweede lid genoemde functionarissen en degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlening van geheimhouding van de desbetreffende documenten noodzakelijk is.ParagraafVervanging van documentenArtikel22Bij vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit, wordt vooraf advies van de archivaris ingewonnen.ParagraafVervreemding en overdracht van documentenArtikel23Vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 6 van het besluit, behoeft vooraf de schriftelijke toestemming van de archivaris.Artikel24Overdracht van documenten aan andere overheidsorganen, waarbij het bepaalde in artikel 21 niet van toepassing is, behoeft vooraf de schriftelijke toestemming van de archivaris.ParagraafSelectie en vernietiging van documentenArtikel251.De Algemeen Directeur zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.3.Van de in het tweede lid genoemde bewaartermijn wordt tevens een aantekening gehouden in het in artikel 5 bedoelde documentair structuurplan.Artikel261.De Algemeen Directeur stelt een lijst van categorieën vernietigbare en te bewaren documenten (hierna te noemen 'Lijst vernietigbare en te bewaren documenten') op, als uitwerking van de wettelijk vastgestelde selectielijst voor gemeenten.2.De ‘Lijst vernietigbare en te bewaren documenten’ dient schriftelijk te worden goedgekeurd door de archivaris.3.Voor iedere daadwerkelijke vernietiging op grond van de ‘Lijst vernietigbare en te bewaren documenten’, vraagt de Algemeen Directeur machtiging aan de archivaris.4.De archivaris kan voor de gehele ‘Lijst vernietigbare en te bewaren documenten’, of voor bepaalde categorieën, een doorlopende machtiging tot daadwerkelijke vernietiging verlenen. Voor categorieën documenten waarvoor doorlopende machtiging tot vernietiging is verleend, vervalt de verplichting onder lid 3.ParagraafOverbrenging van documentenArtikel27De Algemeen Directeur draagt zorg voor het plegen van overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet.Artikel28Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadplegingen, overgebracht.Hoofdstuk6BesluitArtikel29Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie.Artikel30Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007.Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond d.d. 17 maart 2008.De secretaris,                                                   J.D. Berghuijs De voorzitter,Mr. I. W. Opstelten