| Organisatie | Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-03-2008 | 29-11-2018 | Onbekend | 17-03-2008 Onbekend | 08bAB081703 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
2.De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeentelijke en intergemeentelijke organen geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen.
Hoofdstuk 2 De archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. Hij verstrekt daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk 4 Archiefvorming en ordening
Paragraaf Productie van document
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet of enige andere wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Paragraaf Ordening en toegankelijkheid van documenten
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
Het documentair structuurplan omvat een overzicht van informatiebestanden en – systemen, volgens de eisen van artikel 3 van de regeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.
Hoofdstuk 5 Beheer van documenten
Paragraaf Beveiliging en raadpleging van documenten
De Algemeen Directeur draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiering, vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De Algemeen Directeur laat bijhouden welke onder zijn beheer staande documenten worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, die zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de Algemeen Directeur.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet of enig andere wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van de directeur, slechts toegestaan aan die functionarissen van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. Aan het verlenen van toestemming kan de directeur voorwaarden verbinden.
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. De in het tweede lid genoemde functionarissen en degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlening van geheimhouding van de desbetreffende documenten noodzakelijk is.
Paragraaf Selectie en vernietiging van documenten
De archivaris kan voor de gehele ‘Lijst vernietigbare en te bewaren documenten’, of voor bepaalde categorieën, een doorlopende machtiging tot daadwerkelijke vernietiging verlenen. Voor categorieën documenten waarvoor doorlopende machtiging tot vernietiging is verleend, vervalt de verplichting onder lid 3.