CVDR375327_1Financiele verordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland (VrZW)nlregelingVeiligheidsregio Zaanstreek-Waterland2014-01-01BeemsterEdam-VolendamLandsmeerOostzaanPurmerendWaterlandWormerlandZaanstad-Financiele verordening VrZWart. 212 Gemeentewetalgemeen bestuuropenbare orde en veiligheid2013-11-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2014-01-012014-01-012018-01-01-OnbekendGeenGeenFinanciele verordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland (VrZW)Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio
Zaanstreek-Waterland, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;b e s l u i t :vast te stellen de volgendeVerordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor
het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie
van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.FinanciëleVerordeningVeiligheidsregioZaanstreek-Waterland(VrZW)1DefinitiesIn deze financiële verordening wordt verstaan onder:a.Veiligheidsregio:het openbaar lichaam als bedoeld in de
Gemeenschappelijke RegelingVeiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.
Organisatieonderdeel:iedere organisatorische eenheid
binnen de organisatie van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland
die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het
Dagelijks Bestuur heeft.
Administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen,
verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de
organisatie van Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland en ten behoeve
van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Financiëleadministratie:het onderdeel van de
administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van
aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen
van) de organisatie van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland,
teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
Financieelbeheer:het uitoefenen van bestuur over en
toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten
van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.
Rechtmatiqheid:het in overeenstemming zijn met geldende
wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval de besluiten van het
Algemeen Bestuur.
Doelmatiqheid:het realiseren van bepaalde prestaties met
een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of met een bepaalde
inzet van middelen zo veel mogelijk prestaties realiseren.
Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde
maatschappelijke effecten van het beleid worden gerealiseerd.
Budgetbewaking:het periodiek signaleren van
overschrijdingen (budgetbewaking in engere zin) en eventueel andere
afwijkingen van het budget alsmede de (bedrijfseconomische) analyse
van de verschillen tussen budget en werkelijkheid (budgetbewaking in
ruimere zin).
Titel1Begrotingen verantwoordingKaderstelling2Begroting1.Het Algemeen Bestuur stelt overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling
Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland per kalenderjaar vooraf de
begroting en de financiële meerjarenraming vast. Het Algemeen Bestuur
autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de
totale baten per programma en het overzicht algemene
dekkingsmiddelen.2.Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid
en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen
Bestuur kunnen worden getoetst.3.De begroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en
maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen
die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in
relevante prestatiecijfers en kengetallen.3Producten1.Het Dagelijks Bestuur werkt programma’s uit in producten2.Bij iedere begroting en bij de jaarstukken wordt door het Dagelijks
Bestuur een overzicht gegeven van de toedeling van de producten aan de
programma’s.4Financiële verdeelsleutel
In de begroting wordt de door elke deelnemende gemeente
verschuldigde bijdrage voor het jaar waarop de begroting betrekking
heeft naar raming aangegeven.
Voor de financiële verdeelsleutel wordt vanaf 2017 uitgegaan van een
bijdrage conform hetgeen is bepaald in artikel 23 lid 2 van de
Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland
2014.
Als ijkpunt voor het vaststellen van de financiële verdeelsleutel
vanaf 2017 wordt de meest recente verdeling aangehouden in het
gemeentefonds zoals die geldt op 1 januari van het
voorgaande jaar.4.Voor de periode 2014-2017 geldt een verdeling conform het
meerjarenperspectief zoals dat op 4 oktober 2013 door het Algemeen Bestuur
is vastgesteldUitvoering5Uitvoering begroting
Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering
van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend
verloopt.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de totale lasten van
de programma’s en de bedrijfsvoeringreserve tezamen, zoals
geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet zonder akkoord van
het algemeen bestuur worden overschreden.
Beheersingeninternecontrole6Interne controle
Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van de getrouwheid en
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne
toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, waaronder
de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt
het Dagelijks Bestuur maatregelen tot verbeteringen en herstel van
de tekortkomingen.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van
organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van
de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van
beheershandelingen vastgelegd in interne controleprogramma’s.
De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter
kennisgeving aan het
Algemeen Bestuur aangeboden.Rapportageenverantwoording7Tussentijdse rapportage en informatie1.Het Algemeen Bestuur wordt door middel van een tussentijdse bestuurlijke
rapportages geïnformeerd over de realisatie ten opzichte van de
programmabegroting van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.2.De inrichting van de rapportages sluit aan bij de indeling van de
begroting.3.De bestuursrapportage gaat in op de afwijkingen per programma en op de
investeringen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde
goederen en diensten, de voortgang en indien daar aanleiding voor is de
maatschappelijke effecten.8Jaarstukken
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate verantwoording
in de jaarstukken van de programma’s.
Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van
de programma’s. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur
aan:
De mate van realisatie van de beoogde maatschappelijke
effecten;
Welke goederen en diensten zijn geleverd;
Wat de kosten en baten zijn;
Hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen;
Het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de
programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende
jaar bijstelling behoeven.
Titel2FinanciëlepositieKaderstellen9Financiële positie1.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat het financiële beleid
waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de begroting bij de
toelichtende paragraaf over de financiële positie en de
meerjarenramingen is opgenomen.2.Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de
uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.3.Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële
positie de investeringskredieten.10Waardering en afschrijving vaste activa
Het investeringsplan wordt jaarlijks opgenomen in de begroting.
Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of
vervaardigingsprijs, zonodig aangepast voor duurzame
waardevermindering.
Activa met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minder dan €
10.000 exclusief btw worden niet geactiveerd, tenzij regelgeving
anders voorschrijft.
De afschrijving van activa vindt lineair plaats. De afschrijvingen
gaan in in het jaar na ingebruikname.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten is
bepaald op 4%.
6.De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35
van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden
volgens onderstaande tabel afgeschreven:
De nieuwe afschrijvingstermijnen worden toegepast voor alle nieuwe
investeringen vanaf het jaar 2015 (investeringsoverzicht 2015) en
volgende jaren.
Voor de investeringen tot en met 2014, zoals deze zijn opgenomen in
het investeringsoverzichten tot en met 2014 vindt geen
inhaalafschrijving plaats.
10aActiva betreffende huisvesting gesloten systeem11Reserves en voorzieningen
Het Dagelijks Bestuur geeft jaarlijks bij de begroting een overzicht
van (de begrote onttrekkingen en toevoegingen aan) de reserves en
voorzieningen.
Het Dagelijks Bestuur neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn
vastgelegd in de nota reserves en voorzieningen. Daarin is
opgenomen:
de vorming en besteding van reserves alsmede de minimale
en/of maximale hoogte daarvan;
de vorming en besteding van voorzieningen;
de toerekening en verwerking van de rente over de reserves
en voorzieningen.
De nota reserves en voorzieningen wordt elke vier jaar
geactualiseerd en aan het Algemeen
Bestuur ter vaststelling aangeboden.12Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de bijdragen aan de producten wordt een systeem van
kostentoerekening gehanteerd. Het uitgangspunt hierbij is integrale
toerekening van kosten.2.Voor de kostentoerekening aan producten die worden gedekt door middel
van een tarief aan derden wordt eveneens gebruik gemaakt van het systeem
van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van
kosten.13Financieringsfunctie1.Het Dagelijks Bestuur biedt tenminste éénmaal in de vier jaar een
treasurystatuut aan, dat binnen drie maanden na aanbieding door het
Algemeen Bestuur wordt vastgesteld.2.In het treasurystatuut worden de treasurydoelstellingen, de
organisatorische vormgeving van de treasurytaken en de vermogensobjecten
onder het beheer van treasury beschreven.3.Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie
zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen zoals vastgelegd in het
door het Algemeen Bestuur vastgestelde treasurystatuut.14Registratie bezittingen, activa en vermogen
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige
registratie van bezittingen.
Indien een actief administratief is afgeschreven, maar nog in
gebruik is, wordt deze gehandhaafd in de activa administratie.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de organisatie
systematisch worden gecontroleerd.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het
Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De
resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering
worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.
Titel3Paragrafen15Lokale heffingen1.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht
is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst
bij de aanvang van het begrotingsjaar.2.Bij de begroting en jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de
paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per lokale
heffing.16Weerstandsvermogen en risicomanagement1.Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequaat risicomanagement en
neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn opgenomen in de nota
weerstandvermogen en risicobeheersing.2.Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken inzicht in de risico’s van materieel
belang en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich
voordoen.3.Daarnaast maakt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf weerstandsvermogen
de weerstandscapaciteit inzichtelijk en geeft aan in hoeverre schade en
verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang hiermee
opgevangen kunnen worden.17Onderhoud kapitaalgoederen
In het kader van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de
begroting wordt aandacht geschonken aan het onderhoud van de
gebouwen en het materieel en de hieraan verbonden lasten.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur
verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het
eventuele achterstallige onderhoud.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de
paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
De kasgeldlimiet;
De renterisiconorm;
De huidige liquiditeitspositie;
De liquiditeitsplanning en de toekomstige
financieringsbehoefte;
De rentevisie;
De rentekosten en -opbrengsten verbonden aan de
financieringsfunctie.
19BedrijfsvoeringIn de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de
tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de
bedrijfsvoeringparagraaf in de jaarrekening wordt gerapporteerd over de bij
de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over
nieuwe ontwikkelingen.20Verbonden partijenIn de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken wordt
ingegaan op bestaande, nieuwe, gewijzigde of beëindigde verbonden partijen;
de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen;de
financiële en bestuurlijke inbreng van de Veiligheidsregio en relevante
actuele ontwikkelingen.Titel4Financiëleorganisatieenadministratie21Financiële administratieHet Dagelijks Bestuur zorgt er voor dat:
De inrichting en de werking van de (financiële) administratie
voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording en andere
relevante wetgeving.
De administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:
Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de
Veiligheidsregio
Zaanstreek-Waterland als geheel en in de organisatieonderdelen
afzonderlijk;
Het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in omvang van
activa, voorraden, vorderingen en schulden enz.;
Het verschaffen van informatie aan budgethouders.
22Financiële organisatieHet Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt in een besluit vast:
Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige
toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt
voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is
gewaarborgd;
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
De te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te
leveren prestaties,
de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage
over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;e.De regels voor verlening van décharge over het gevoerde beheer van de
organisatieonderdelen.23Aanbesteding en inkoopHet Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt de interne regels vast voor
de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat
wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese
Unie.Titel5Slotbepalingen24InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.25CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële
verordeningVeiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de
VeiligheidsregioZaanstreek-Waterland. Datum:De voorzitter, De secretaris,Mw. G. Faber Mw. H. Raasing