Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Archiefwet 1995

• b.

  de organen van de Veiligheidsregio: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de Veiligheidsregio

• c.

  de archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam

• e.

  de archivaris: de archivaris van de gemeente Rotterdam

• f.

  beheerder(s): degene(n) die ingevolge artikel 3 is/zijn belast met het beheervan de archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht

• g.

  beheerseenheid: een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel

• h.

  informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur,met behulp waarvan archiefbescheiden kunnenworden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Het Dagelijks Bestuur wijst de beheerder(s) aan.

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.

Het Dagelijks Bestuur brengt de rapportages welke door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet, ter kennis van het Algemeen Bestuur.

1.De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

• 1.

  De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007.