Instructie budgethouders 2014

Deze instructie geeft een praktische invulling aan de budgethouders-regeling 2014. In de regeling is een aantal uitgangspunten opgenomen over hoe omgegaan moet worden met budgetten en het rapporteren over de budgetten en het aangaan van verplichtingen.

De bedoeling van deze instructie is dat de budgethouder voor zijn budgetten de bestuurlijk/politieke gevoeligheid en de financiële of juridische risico’s inschat en zorgt voor integrale beheersing van de budgetten.

Met de budgetbevoegdheid moet zorgvuldig worden omgesprongen. Afhankelijk van de situatie kan dit voor de budgethouder betekenen dat er een terugkoppeling of overleg moet plaatsvinden met andere afdelingen, met de manager van de afdeling, de directeur of met een bestuurder. Deze instructie heeft uitsluitend een interne werking.

In de regio is bij een drietal gemeenten geïnformeerd naar de onderwerpen waarvoor door het DB expliciet aandacht is gevraagd. De navraag is gedaan bij de gemeente Geldermalsen, Neder Betuwe en Zaltbommel.

Is er bij gemeenten iets geregeld over de maximale uitgave die een budgethouder binnen de budgetten mag doen?

• ·

  Zo ja, tot welk bedrag;

• ·

  Boven dat bedrag wat moet er dan gebeuren?

Geen van de gemeenten heeft aangegeven dat er speciale acties moeten worden ondernomen om binnen geautoriseerde budgetten uitgaven te mogen doen. Aangeven werd dat grote uitgaven, meestal investeringsuitgave, separaat aan de raad worden voorgelegd en bij complexe investeringen de projectvoortgang in het College van B&W en/of de gemeente raad worden aangeboden.

Zijn er sancties als niet wordt voldaan door de budgethouder aan de regeling of bij structureel overschrijden van budgetten?

• ·

  Zo ja welk beleid voeren jullie daarover;

• ·

  Wat zijn de sancties?

Geen van de gemeenten heeft expliciet sancties opgenomen ten aanzien van (structurele) budgetoverschrijdingen. Wel werd aangegeven dat dit onderwerp van gesprek kan zijn bij bijvoorbeeld een functioneringsgesprek. Daarnaast zijn er de algemene maatregelen bij nalatigheid e.d. die vanuit de CAR/UWO gelden.

Binnen de P&C-cyclus wordt periodiek gerapporteerd over de uitvoering van de taken en de uitputting van de budgetten die zijn geautoriseerd voor de uitvoering van de taken. Dit neemt niet weg dat het van belang is om binnen de bedrijfsvoering de vinger aan de pols te houden omtrent de mogelijke over- of onderschrijdingen van de budgetten. Dit wordt op een aantal manier gemonitord.

·Budgetbesprekingen met de budgethouders

De budgethouders hebben direct toegang tot hun budgetten in het financieel systeem, waar zij real-time de stand van de budgetten kunnen volgen. Daarnaast krijgen zij tweewekelijks een overzicht van de geboekte bedragen per factuur en een overzicht van de facturen die in omloop zijn maar nog niet zijn betaald met daarbij eventueel de reden waarom ze niet zijn betaald. Ook voert de controller periodiek met hen gesprekken over de voortgang.

·Rapporteren aangaan van verplichtingen

Voor het aangaan van verplichtingen moet worden aangesloten bij andere beleidsregels, zoals het inkoopbeleid. Binnen het budget kan een (eenmalige) verplichting door de budgethouder worden aangegaan. Indien de verplichting een structureel karakter heeft wordt dit gemeld in het MT. Bij een meervoudige aanbesteding wordt altijd een voorstel gedaan aan het MT.

·Budgetoverschrijdingen

Bij de uitoefening van het budgethouderschap dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, besluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc., in acht te worden genomen. Bij budget-overtredingen kan de master-budgethouder of het dagelijks bestuur maatregelen treffen. Deze maatregelen staan in verhouding met aard van de overschrijding.

Vormen van maatregelen zijn:

• 1.

  Het vooraf ter goedkeuring voorleggen aan de master-budgethouder voor het doen van uitgaven door de budgethouder.

• 2.

  Het voeren van een functioneringsgesprek.

• 3.

  Daarnaast zijn er de algemene (sanctie-) maatregelen bij nalatigheid, fraude e.d. die vanuit de CAR/UWO gelden.

  • -

    -----------

Status: Vastgesteld door Dagelijks Bestuur op 3 november 2014