Organisatie | Metropoolregio Rotterdam Den Haag |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Regeling privacy persoonsgegevens Metropoolregio Rotterdam Den Haag |
Citeertitel | Regeling privacy persoonsgegevens Metropoolregio Rotterdam Den Haag |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-07-2015 | 15-02-2021 | nieuwe regeling | 03-07-2015 nvt | 9303 |
Het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH),
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 17 juni 2015,
gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995;
overwegende dat ter uitvoering van deze wetten het noodzakelijk is om nadere regels te stellen met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens van personeelsleden;
Verwerken van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elk in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Personen die namens en in opdracht van het bestuursorgaan personeelsinformatie verwerken en beheren. De beheerder draagt er zorg voor dat het feitelijk beheer naar vermogen wordt uitgeoefend, inclusief de inachtneming van minimale en maximale bewaartermijnen conform de Archiefwet en het beoordelen van welke informatie wel en niet conform de WBP kan worden vastgelegd, beheerd en gebruikt. Bij de MRDH zijn de beheerders de medewerkers van cluster HRM en de medewerkers van archief.
Het doel van het verwerken van personeelsinformatie is primair gericht op de actuele beschikbaarheid. De personeelsinformatie wordt zodanig beheerd, dat de informatie optimaal beschikbaar is voor ondersteuning van het personeelsbeleid en –beheer van de bedrijfsvoering van de organisatie.
De personeelsinformatie bevat slechts de gegevens die noodzakelijk zijn in het kader van het personeelsbeleid en –beheer van de bedrijfsvoering van de organisatie.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden voor beheer en uitvoering van de werkzaamheden t.b.v. de personeelsinformatie
De verantwoordelijke wijst een of meerdere beheerders/bewerkers aan die belast zijn met het beheer en het bewerken van de bestanden. De beheerders zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, tenzij enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 9. Bewaring en verwijdering
Personeelsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 van deze verordening, worden verwijderd indien de informatie niet meer noodzakelijk is voor het met de verwerking gediende doel. Hiermee wordt rekening gehouden met wettelijke bewaartermijnen.
Artikel 10. Rechten van de medewerker
Iedere medewerker kan verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek wordt gericht aan verantwoordelijke en bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het vorige zingenoemde verzoek schriftelijk of hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
De verantwoordelijke zorgt dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Iedere medewerker heeft het recht zich te verzetten tegen een verwerking van zijn personeelsgegevens op grond van persoonlijke omstandigheden. Bij indiening van het verzet vindt voorpopige opschorting plaats van de verwerkeing. Het verzet dient schriftelijk gericht te worden aan de verantwoordelijke.
De verantwoordelijke moet binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordelen het verzet terecht is en bericht de verzoeker omtrent zijn besluit. Wanneer het verzet terecht is, dan moet de verwerking onmiddellijk beëindigd worden.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag van 3 juli 2015,
de secretaris,
mw. mr. drs. A.W.H. Bertram
de voorzitter,
ing. A. Aboutaleb
Bijlage 1 Overzicht vastgelegde stukken personeelsadministratie
Bijlage 2 Bewaartermijnen Archiefwet