Organisatie | Omgevingsdienst Rivierenland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Stagebeleid ODR 2014 |
Citeertitel | Stagebeleid Omgevingsdienst Rivierenland 2014 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-07-2014 | 19-11-2013 | 01-01-2020 | Nieuwe regeling | 23-06-2014 Provinciaal Blad | 2014/1289 |
De Omgevingsdienst Rivierenland (verder ODR) voert een stimulerend beleid ten aanzien van het ter beschikking stellen van stageplaatsen c.q. afstudeeropdrachten aan studenten van (V)MBO, HBO en academische opleidingen van diverse disciplines en aan werkzoekenden en langdurig zieken 2e spoor in het kader van hun re-integratie. Deze laatste 2 groepen worden in deze nota gemakshalve ook als stagiair of student aangeduid.
Er is een aantal redenen waarom de ODR er voor kiest om stagiaires aan te nemen,
Tijdens de stage wordt een student in staat gesteld om de geleerde theorie te toetsen en toe te passen in de praktijk. Om deze toetsing en toepassing te optimaliseren is het belangrijk dat er een aantal aspecten bij de stagebieder, de stagenemer en de onderwijsinstelling, duidelijk is.
De volgende doelstelling geldt voor het stagebeleid van de ODR:
het bieden van gelegenheid aan studenten om:
Met nadruk wordt hierbij gesteld dat een stageplaats niet gezien mag worden als een formatieplaats, d.w.z. dat deze plaats niet meetelt in de structurele capaciteit van een afdeling. Door beschikbaarstelling van een stageplaats moet juist rekening gehouden worden met het capaciteitsbeslag vanwege de extra benodigde uren voor begeleiding.
Er bestaan diverse soorten stages, te weten:
Ad 1. Snuffel-/leerstage (kortdurende stage)
Deze heeft als enig doel de betrokken stagiair eens te laten ‘meelopen’ binnen de ODR om zo kennis en inzicht te verkrijgen in de praktische werkzaamheden op bijv. administratief c.q. organisatorisch terrein. Het betreft veelal een korte stage van 2 tot 10 weken, maar vraagt in vergelijking met de praktijk- en onderzoekstage meer begeleiding, omdat de stagiair veelal ‘beziggehouden’ moet worden en niet met een bepaalde taak kan worden belast. Het gaat er bij dit soort stages meer om de stagiaires een beeld te geven van het werken binnen de ODR.
Ad 2. Praktijkstage (langdurende stage)
Om praktijkervaring op te doen, dient een leerling in het kader van een beroepsopleiding vaak nog een praktijkstage te doen. De stagiair is gedurende deze periode werkzaam onder begeleiding van een stagebegeleider vanuit zowel de opleiding als de ODR. Zij worden dan ook vaak ingezet bij de dagelijkse werkuitvoering. Het gaat hier om zowel leer- als werkervaring. De periodes voor een praktijkstage variëren tussen de 3 en 12 maanden.
Ad 3. Onderzoekstage (langdurende stage)
Bij dit soort stages is het de bedoeling dat de stagiair op basis van een gerichte onderzoeksopdracht aan het werk gaat met als eindresultaat een werkstuk c.q. een scriptie waarover enerzijds het opleidingsinstituut in het kader van de opleiding een waardering (cijfer) zal uitspreken en waar anderzijds de ODR zijn voordeel mee kan doen.
De maatschappelijke stage biedt de gelegenheid om jongeren al in het voortgezet onderwijs kennis te laten maken met de taken van en het werken bij de ODR. Als dit op een voor jongeren aansprekende manier wordt gedaan, kan de maatschappelijke stage het imago van werken bij de lagere overheid verbeteren en bijdragen aan een toekomstige instroom van jongeren bij de ODR.
Een maatschappelijke stage is geen gewone stage waarmee studenten praktijkervaring in een beroep kunnen opdoen. Het gaat erom dat jongeren anderen helpen door vrijwilligerswerk te doen. Vanaf 2011 moeten alle middelbare scholieren verplicht op maatschappelijke stage. Doel is dat jongeren tijdens hun schooltijd kennismaken met de samenleving door er een onbetaalde bijdrage aan te leveren. Hoeveel uur leerlingen maatschappelijke stage lopen, hangt af van het type onderwijs dat zij volgen. De maatschappelijke stage duurt minimaal 30 uur, maar scholen kunnen kiezen voor een langere stage.
De VNG heeft alle lagere overheden verzocht om mee te werken aan maatschappelijke stages.
De ODR zal met de jaarlijkse inventarisatie vaststellen of er mogelijkheden zijn voor leerlingen die onderwijs volgen op scholen in de omgeving van de ODR.
Ad 5. Stage i.k.v. werkervaringsplaats voor werkzoekenden enlangdurig ziekenre-integratie 2e spoor
Een werkervaringsplaats heeft als doel de betrokken werkzoekende of langdurig zieke eens te laten ‘meelopen’ binnen de ODR om zo gericht werkervaring en arbeidsritme op te doen en zijn vaardigheden te trainen. De ODR zal met de jaarlijkse inventarisatie bekijken of er mogelijkheden zijn om werkervaringsplaatsen beschikbaar te stellen.
3.Eisen ten aanzien van de stages
Ter realisering van een goed verloop van de stage dienen er zowel ten aanzien van de onderwijsinstelling als de stagebiedende organisatie kwaliteitsgaranties te worden gesteld.
3.1Kwaliteitsgaranties van de onderwijsinstelling
3.2Kwaliteitsgaranties van de stagebieder
3.3 Kwaliteitsgaranties van de stagiair
4. Werving en aanname van stagiaires
P&O speelt een coördinerende en ondersteunende rol in de personeelsvoorziening. Dit geldt ook voor stagiaires. Het begeleiden van stagiaires kost ook tijd. Om de inzet van stagiaires en de capaciteit die nodig is voor stagebegeleiding beter in te plannen, is het belangrijk om het aantal stagiaires in onze organisatie te reguleren. Daarnaast wil de ODR ook meer structurele stageplaatsen ter beschikking stellen.
Door middel van een jaarlijkse inventarisatie door de stagecoördinator bij de afdelingshoofden, worden de stagebehoeftes en de hoeveelheid beschikbare stageplaatsen in beeld gebracht. Het afdelingshoofd stelt hiertoe samen met de personeelsadviseur een concrete omschrijving van de werkzaamheden op.
De jaarlijkse inventarisatie stelt de personeelsadviseur in staat om actief contact te zoeken met opleidingsinstellingen en om losse binnenkomende stageverzoeken sneller in behandeling te nemen en af te wikkelen.
Stageverzoeken worden doorgegeven aan P&O. Op het moment dat er een stageverzoek binnenkomt, beoordeelt de personeelsadviseur aan de hand van de inventarisatie of en waar er stagemogelijkheden zijn. In het geval dat er (nog) stagemogelijkheden zijn, wordt het verzoek naar het betreffende afdelingshoofd doorgestuurd.
Oordeelt het afdelingshoofd positief op het verzoek, dan wordt de stagiair uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek met het afdelingshoofd en de personeelsadviseur. De beoogde stagebegeleider vanuit de afdeling wordt ook bij dit gesprek uitgenodigd.
In het geval er geen stagemogelijkheden (meer) zijn, of nadat het afdelingshoofd negatief op een doorgezonden verzoek heeft gereageerd, wordt de aanvrager een afwijzing gestuurd.
Tijdens het kennismakingsgesprek komen o.a. de volgende zaken aan de orde:
Is er sprake van een match, dan worden zo spoedig mogelijk de benodigde stukken voor de stage verzonden aan de kandidaat.
Vanuit P&O wordt een stagecoördinator aangewezen die belast is met de jaarlijkse inventarisatie om de stagebehoeftes en de hoeveelheid beschikbare stageplaatsen bij de afdelingen in beeld te brengen. Tevens bewaakt de stagecoördinator het jaarlijks beschikbare stagebudget, onderhoudt de contacten met de opleidingsinstituten, zorgt voor de vereiste kwaliteitserkenningen en coördineert de bezetting van de beschikbare stageplaatsen.
Daarnaast stelt de stagecoördinator aan het eind van het jaar een beknopte rapportage ‘stages’ op. Dit jaarverslag wordt aan het Managementteam toegezonden.
De stagebegeleider is werkzaam binnen de afdeling en begeleidt de stagiair. Dit kan alleen een persoon zijn die in zijn werkzaamheden direct contact heeft met de stagiair, bijvoorbeeld doordat wordt samengewerkt of doordat de stagiair aan de begeleider over de voortgang van zijn onderzoek moet rapporteren. De stagebegeleider is in ieder geval nauw betrokken bij het leerproces van de stagiair.
De taken van de stagebegeleider zijn:
Het afdelingshoofd bepaalt wie competent genoeg is om de rol van stagebegeleider te vervullen en zorgt ervoor dat voor deze rol voldoende tijd wordt gereserveerd in de dagelijkse werkplanning. De stagebegeleider wordt door het afdelinghoofd gecoacht in zijn rol als stagebegeleider. De stagebegeleider krijgt geen extra vergoeding voor zijn rol als stagebegeleider maar wel de tijd en de ruimte om zijn taak goed te kunnen vervullen. De inschatting is dat voor de begeleiding ongeveer 2 uur per week nodig is.
Voor de praktijk- en onderzoekstages wordt een stageovereenkomst afgesloten. Zie bijlage 1 voor de stageovereenkomst. Hierin zijn o.a. opgenomen:
In principe vallen stagiaires onder de vakantie- en verlofregeling. Het aantal vakantie-uren wordt evenredig naar het aantal werkuren per week en de duur van de stageperiode berekend. Echter vanuit de opleiding kan een beperkter aantal vakantiedagen opgelegd worden. Een stagiair bouwt geen compensatieverlof op. Verlof moet opgenomen worden in overleg met de stagebegeleider.
Gelet op de duur en op grond van efficiency overwegingen, wordt voor de snuffel-/leerstage die korter is dan 10 weken geen stageovereenkomst opgesteld en geen stagevergoeding toegekend. De stagiaires worden wel gemeld aan de salarisadministratie en zij dienen een kopie van een geldig ID-bewijs in te leveren.
In plaats van een stageovereenkomst worden met dergelijke stagiaires en de onderwijsinstelling standaardafspraken gemaakt. Deze stagiaires ontvangen een schriftelijke bevestiging van de stage en de afspraken en er wordt een stageprogramma gemaakt, welke zoveel mogelijk aansluit op de interesses van de stagiair. Daarnaast wordt een aantal praktische zaken mondeling doorgenomen tijdens de eerste stagedag, zoals bedrijfsregels, pauze- en werktijden, in- en uitklokken, etc.
Ondanks het feit dat stagiaires binnen de organisatie aanwezig zijn om te leren, kan er wel degelijk sprake zijn van ‘productie’. Van deze productie is als regel sprake bij de praktijk- en onderzoekstage.
Tijdens kortdurende stages zoals snuffel-/leerstage is er geen sprake van productie. Daarbij geldt een stageperiode van 10 weken als maximum.
8.1 Vergoeding snuffel-/leerstage (kortdurende stage)
Voor snuffel-/leerstage korter dan 10 weken, wordt geen stagevergoeding toegekend.
Er wordt wel een reiskostenvergoeding toegekend op basis van openbaar vervoer, mits de stagiair geen geldig studentenreisproduct OV-chipkaart heeft.
Mocht de stageplaats vanuit de woonplaats niet bereikbaar zijn met het openbaar vervoer, dan ontvangt de stagiair een reiskostenvergoeding per gereden kilometer van € 0,19 per kilometer, zoals vastgelegd in het GSP. Deze reiskosten kunnen via het daarvoor bestemde declaratieformulier bij de salarisadministratie ingediend worden. In geval van declaratie kosten openbaar vervoer dienen de originele vervoersbewijzen bijgevoegd te worden.
8.2 Vergoeding praktijk- of onderzoekstage (langdurende stage)
Voor stageplaatsen met een duur van langer dan 10 weken, wordt de stagiair een stagevergoeding toegekend:
Deze bedragen zijn gebaseerd op een volledige werkweek van 36 uur. Deeltijders worden naar rato betaald. Wordt een stageopdracht door 2 studenten of meer uitgevoerd, dan wordt de bovengenoemde vergoeding aan elke student uitbetaald.
Daarnaast maakt de stagiair aanspraak op een reiskostenvergoeding woon/werkverkeer op basis van openbaar vervoer, tenzij de stagiair een studentenreisproduct OV-chipkaart heeft.
Mocht de stageplaats vanuit de woonplaats niet bereikbaar zijn met het openbaar vervoer, ontvangt de stagiair een vergoeding per gereden kilometer van € 0,19 per kilometer, zoals vastgelegd in het GSP. Deze reiskosten kunnen via het daarvoor bestemde declaratieformulier bij de salarisadministratie ingediend worden. In geval van declaratie kosten openbaar vervoer dienen de originele vervoersbewijzen bijgevoegd te worden.
8.3 Geen vergoeding op verzoek van de opleiding
Er zijn onderwijsinstellingen die van de studenten verwachten dat de stagevergoeding niet in eigen zak wordt gestoken. Vaak gaat het dan om de motivering dat niet alle organisaties een stagevergoeding geven en het dan ook niet eerlijk zou zijn wanneer de ene student wel een vergoeding krijgt en de andere niet. Omdat de ODR met de stagiair een overeenkomst aangaat, is het niet de verantwoordelijkheid van de ODR om de vergoeding aan de onderwijsinstelling te betalen. Dit dient de onderwijsinstelling desgewenst met de stagiair te regelen.
8.4 Geen vergoeding voor begeleiding door docenten van de opleiding
Er zijn opleidingen die een vergoeding verwachten voor de begeleiding van de student vanuit de opleiding. De ODR betaalt hier geen extra vergoeding voor. Er zijn ook opleidingen die juist een vergoeding geven voor het beschikbaar stellen van een stageplaats.
8.5 Geen vergoeding bij maatschappelijke stage
Doel is dat jongeren tijdens hun schooltijd kennismaken met de samenleving door er een onbetaalde bijdrage aan te leveren. Derhalve wordt er geen vergoeding toegekend.
8.6 Geen vergoeding bij werkervaringsplaats
Omdat de werkzoekende of langdurig zieke in de meeste gevallen zijn uitkering of salaris tijdens het meelopen behoudt, wordt er geen vergoeding toegekend. Er kan eventueel een reiskostenvergoeding toegekend worden op basis van openbaar vervoer. Mocht de stageplaats vanuit de woonplaats niet bereikbaar zijn met het openbaar vervoer, dan ontvangt de stagiair een reiskostenvergoeding van € 0,19 per gereden kilometer. Deze reiskosten kunnen via het daarvoor bestemde declaratieformulier bij de salarisadministratie ingediend worden. In geval van declaratie kosten openbaar vervoer dienen de originele vervoersbewijzen bijgevoegd te worden.
9. Verklaring omtrent het gedrag (VOG) en geheimhoudingsverklaring
Het ODR vindt het belangrijk om de integriteit van de medewerkers die binnen de organisatie werkzaam zijn te bewaren. Dit geldt ook voor stagiaires. Voor een stagiair start met de stage moet hij de VOG overleggen, die aangevraagd kan worden op het gemeentehuis. De kosten hiervan komen voor rekening van de ODR. Stagiaires die een VOG moeten inleveren moeten tevens een geheimhoudingsverklaring ondertekenen (bijlage 2). Na ontvangst van de formulieren door P&O, wordt de stageovereenkomst opgesteld.
Stagiaires zonder stagevergoeding, die langer dan 1 maand in de organisatie komen werken of voor stages in het kader van een werkervaringsplaats, dienen ook een VOG te overleggen en de geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Bij betaalde stages geldt dat er naast loonbelasting ook premies sociale verzekeringen worden ingehouden.
10.1 Zorgverzekeringswet (ZVW)
Wanneer de stagiair een vergoeding ontvangt dan wordt er naast loonbelasting ook premie ZVW ingehouden.
Wanneer de stagiair een vergoeding ontvangt dan is hij verzekerd voor de ziektewet. Onbetaalde stagiaires dienen op de hoogte te worden gebracht over het feit dat zij niet verzekerd zijn voor de ZW.
Stagiaires zijn niet verzekerd voor de Werkloosheidswet (WW). Na afloop van de stage bestaat er dan ook geen recht op een WW-uitkering.
10.4 Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA)
Stagiaires zijn niet verzekerd voor de WIA.
10.5 Wet Wajong en Wet Werken naar Vermogen (WWV)
Wanneer de stagiair een vergoeding ontvangt dan is hij verzekerd voor de Wet Wajong en de WWV. Onbetaalde stagiaires dienen op de hoogte te worden gebracht over het feit dat zij niet verzekerd zijn voor de Wet Wajong en de WWV.
10.6Aansprakelijkheidsverzekeringen en ongevallenverzekering
De ODR is verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid in verband met schade veroorzaakt door personeel. Eén en ander geldt ook voor alle categorieën stagiaires. De stagiair dient ook zelf tegen wettelijke aansprakelijkheid verzekerd te zijn. Betaalde en onbetaalde stagiaires zijn verzekerd tegen de gevolgen van een dienstongeval.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Stagebeleid Omgevingsdienst Rivierenland 2014”.
Deze regeling treedt in werking op de dag van bekendmaking en heeft terugwerkende kracht met ingang van 19 november 2013.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Rivierenland d.d. 23 juni 2014,
Bijlage 2: geheimhoudingsverklaring stagiair
De Omgevingsdienst Rivierenland statutair gevestigd te Tiel, te dezen vertegenwoordigd door de heer A. Schipper, directeur, daartoe ingevolge “De Regeling houdende de verlening van mandaat en volmacht aan de directeur van de Omgevingsdienst Rivierenland” aangewezen,
NAAM, wonende te ADRES, POSTCODE, WOONPLAATS,
NAAM OPLEIDINGSINSTITUUT, gevestigd te PLAATS, te dezen vertegenwoordigd door NAAM ONDERTEKENINGSBEVOEGD PERSOON
Hierna te noemen: de onderwijsinstelling
3. RECHTEN EN VERPLICHTINGEN STAGIAIR
4.1 De ODR is verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid in verband met schade van ondergeschikten. Een en ander geldt ook voor alle categorieën stagiaires.
De stagiair dient zich zelf verzekerd te hebben tegen het risico wettelijke aansprakelijkheid (WA-verzekering).
5. GEHEIMHOUDING EN INTEGRITEIT
1 De onderwijsinstelling, de stagecoördinator en de stagiair zijn zowel gedurende als na afloop van de stage verplicht tot strikte geheimhouding van datgene wat hen tijdens de stage wordt toevertrouwd en van datgene waarvan zij door de aard van de stage kennis kunnen nemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs moeten begrijpen. De stagiair dient een geheimhoudingsverklaring (zie bijlage 2) te ondertekenen.
9.1 De stagebegeleider bespreekt met de stagiair tenminste 1 maal per week de voortgang van de stage en het functioneren van de stagiair.
10. BEËINDIGING STAGE-OVEREENKOMST
De werkgever, de stagiair, de onderwijsinstelling,
……………………….…………………………. ……………………..
handtekening handtekening handtekening
Geheimhoudingsverklaring stagiair
Met alle bij de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) aanwezige informatie de hem/ haar in het kader van zijn/ haar stage voor de ODR ter beschikking wordt gesteld of anderszins van aanwezige informatie kennis neemt met de vereiste vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid te zullen omgaan en niet aan anderen buiten de organisatie van de ODR ter beschikking te zullen stellen of ten eigen bate te zullen gebruiken.