Nota reservers en voorzieningen ODR

1 Inleiding 2

2 Reserves 2

• 2.

  1 Functie van reserves 2

• 2.

  2 Criteria instellen en handhaven reserves 3

• 2.

  3 Algemene reserve 3

• 2.

  4 Streefhoogte van de algemene reserve 3

• 2.

  5 Bestemmingsreserves 4

3 Voorzieningen 4

• 3.

  1 Wettelijk kader 4

• 3.

  2 Vormen en aanwenden van voorzieningen 4

• 3.

  3 Opheffen voorzieningen 5

4 Rentetoerekening 5

5 Actuele reserves en voorzieningen ODR 5

6 Voorstel 6

De reserves en voorzieningen vormen een belangrijk onderdeel van de vermogenspositie van de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). Zowel vanuit bestuurlijk als bedrijfseconomisch oogpunt is het goed het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen vast te stellen en periodiek te actualiseren.

Dit is de eerste nota reserves en voorzieningen van de ODR. Startpunt vormt het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit zijn de verslaggeving voorschriften voor (onder andere) de gemeenschappelijke regelingen.

Het Algemeen Bestuur stelt deze nota reserves en voorzieningen vast.

Bij de financiering van (vaste) activa, bijv gebouwen, ict middelen en/of kantoormeubelen, hebben omgevingsdiensten in principe de keuze uit eigen of vreemd vermogen. Op korte termijn is er in de praktijk vaak niet veel keuze. Omgevingsdiensten kunnen geen aandelen uitgeven om zo eigen vermogen aan te trekken. Het eigen vermogen moet in de loop der jaren worden opgebouwd door overschotten op de rekening van baten en lasten toe te voegen aan de reserves of via de begroting bedragen in de reserves te storten.

Door stortingen in reserves kan op langere termijn de omvang van het eigen vermogen worden beïnvloed. Omgevingsdiensten kunnen op korte termijn wel gemakkelijk vreemd vermogen opnemen (lenen). Zowel vreemd vermogen als eigen vermogen kan worden gebruikt voor de financiering van activa (investeringen).

Naast de financieringsfunctie geldt dat voor reserves ok de volgende functies kunnen worden genoemd:

De bufferfunctie

De bufferfunctie is de belangrijkste functie van het eigen vermogen van overheidslichamen. Met name de algemene reserve dient als buffer om in bepaalde (onvoorziene) omstandigheden te kunnen worden ingezet om risico’s af te dekken. Dit geldt in feite ook voor reserves met een risicomotief en voor de meeste voorzieningen.

De bestedingsfunctie

Een omgevingsdienst heeft de mogelijkheid geld te sparen om het vervolgens uit te geven aan een vastgesteld doel. Als de bestemming van een reserve uiteindelijk incidentele uitgaven betreft, spreekt men van een reserve met een bestedingsfunctie. Als voorbeeld kan genoemd worden een bestemmingsreserve voor de bouw van een accommodatie.

De inkomensfunctie

De omgevingsdienst betaalt geen rente of dividend over het eigen vermogen. We spreken van reserves met een inkomensfunctie wanneer de bespaarde rente hiervan structureel wordt gebruikt als dekkingsmiddel in de begroting. Een dergelijke reserve kan vanuit dit oogpunt niet voor iets anders worden gebruikt. Wanneer besloten wordt dit toch te doen zal het ontstane begrote exploitatietekort moeten worden opgevangen door nieuwe inkomensstromen of bezuinigingen op de lasten.

De egalisatiefunctie

Reserves (en voorzieningen) kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatie kunnen zo worden vermeden. Zo kunnen ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht via een egalisatiereserve worden opgevangen.

Alleen het Algemeen Bestuur kan beslissen over het instellen c.q. opheffen van reserves en het storten in c.q. het onttrekken aan reserves. Dit vereist een expliciet besluit van het Algemeen Bestuur. Dit kan gebeuren via de begroting dan wel via afzonderlijke AB-voorstellen. Hieruit voortvloeiend volgen de werkelijke mutaties reserves. Deze mogen ook alleen gebaseerd zijn op besluitvorming.

Vanwege de doelmatigheid verdient het aanbeveling om het aantal reserves zo beperkt mogelijk te houden. In beginsel betekent dit dat er alleen een algemene reserve is en eventueel een beperkt aantal duidelijk geformuleerde bestemmingsreserves. Indien er teveel reserves ontstaan (en tot een te grote omvang) bestaat het gevaar dat er onnodig beslag wordt gelegd op gemeenschapsgelden. Bovendien kan hierdoor een goede integrale afweging van prioriteiten worden doorkruist.

Het is van groot belang strikte voorwaarden te stellen aan het instellen van reserves. Het instellen van (de soort) reserves gebeurt op basis van beoordeling en toetsing aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

De kenmerken van een algemene reserve zijn:

• ·

  Algemene reserve is eigen vermogen;

• ·

  Bedragen zijn vrij besteedbaar;

• ·

  Het Algemeen Bestuur besluit over de vorming en besteding van de algemene reserve;

• ·

  Toevoegingen en onttrekkingen verlopen via de exploitatie.

De werkelijke hoogte van de algemene reserve wordt naast de mutaties als gevolg van resultaatverwerking mede bepaald door de overige beslagen op de algemene reserve. Deze overige toevoegingen en onttrekkingen behoeven altijd aparte besluitvorming van het Algemeen Bestuur. Deze besluitvorming wordt geconcretiseerd in de vastgestelde begroting en de daarop in de loop van het begrotingsjaar aangebrachte begrotingswijzigingen.

De streefhoogte van de algemene reserve wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Het BBV verplicht de gemeenschappelijke regelingen aandacht te besteden aan de (financiële) risico's. Het weerstandsvermogen weerspiegelt de mate waarin de ODR in staat is de middelen beschikbaar te hebben om deze risico’s (wanneer die zich in de praktijk voordoen) op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid of beleidsuitvoering dient te worden gewijzigd.

Bij het opstellen van de begroting en het jaarverslag wordt aan de hand van een organisatiebrede inventarisatie van de risico’s bepaald of het weerstandsvermogen voldoende wordt geacht om deze risico’s te kunnen afdekken. In de loop van 2014 zal hiervoor een nota aan u worden aangeboden over het risicomanagement en de relatie met het benodigde weerstansvermogen.

Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves worden tot het eigen vermogen gerekend omdat deze reserves bij een heroverweging van beleid een andere bestemming kunnen krijgen dan wel aan de algemene reserve kunnen worden toegevoegd. Over de bestemming van een bestemmingsreserve mag in de praktijk geen onduidelijkheid bestaan.

Het vormen van een bestemmingsreserve vindt plaats bij de begroting, bij een begrotingswijziging of bij resultaatbepaling in de jaarrekening.

Voor het instellen van bestemmingsreserves worden duidelijke voorwaarden gesteld:

• 1.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a)

    het specifieke doel van de reserve;

  • b)

    de voeding van de reserve;

  • c)

    de maximale omvang van de reserve;

  • d)

    de looptijd van de reserve.

• 2.

  Een bestemmingsreserve blijft alleen bestaan als het nut en de noodzaak onomstotelijk vast staan. Als dat niet zo is wordt het toegevoegd aan de algemene reserve.

• 3.

  Er vindt een jaarlijkse herijking plaats in de programmarekening.

• 4.

  De minimale omvang van een in te stellen bestemmingsreserve bedraagt € 10.000.

De voorzieningen worden gerekend tot vreemd vermogen. Het is een verplichting (jegens een derde). In artikel 44 van de BBV wordt dit als volgt beschreven:

• 1.

  Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • a.

    verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

  • b.

    op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

  • c.

    kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

• 2.

  Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden zoals bedoeld in artikel 49, onderdeel b.

• 3.

  Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende kosten van vergelijkbaar volume.

Bij het vaststellen van voorzieningen is er geen ruimte voor het maken van keuzen omdat voorzieningen voortvloeien uit bestaande voorwaardelijke verplichtingen en daarmee een verplichtend karakter hebben. Het Dagelijks Bestuur is daarom bevoegd binnen de geldende budgettaire kaders en beleid tot het instellen of opheffen van voorzieningen. Dit vereist een expliciet besluit van de DB. Het instellen van voorzieningen, welk een rechtstreeks gevolg is vanuit de bedrijfsvoering en wettelijke regelingen, kan achteraf bij de vaststelling van de jaarrekening (toelichting op de balans) worden geformaliseerd.

Elke voorziening moet de omvang hebben van de desbetreffende verplichting of het desbetreffende risico. Mutaties in voorzieningen wegens toevoegingen of door vrijval vloeien uitsluitend voort uit het aanpassen aan een nieuw noodzakelijk niveau. De overige mutaties bestaan alleen uit verminderingen wegens aanwending voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld.

Toevoegingen aan voorzieningen gebeuren ten laste van het programma, waarop de betreffende gelden zijn ontvangen dan wel waaruit de verplichting is voortgekomen. Zij maken daardoor deel uit van het rekeningresultaat vóór bestemming (resultaatbepaling). Onttrekkingen aan de voorzieningen komen niet in de exploitatie tot uiting, maar vinden rechtstreeks op de balans plaats.

Voorzieningen gelden van derden(ex artikel 44 lid 2 BBV): Het gaat hierbij om middelen welke verkregen worden van derden die specifiek besteed moeten worden aan een bepaald doel. Bij niet besteding van de middelen moeten deze terugbetaald worden. Het instellen van deze voorzieningen kan achteraf geformaliseerd worden bij de vaststelling van de jaarrekening (toelichting op de balans). Bij instelling van deze voorzieningen wordt in ieder geval het volgende aangegeven:

• ·

  (wettelijke) regeling waarop de vorming van de voorziening is gebaseerd;

• ·

  periode waarin de gelden besteed moeten worden.

Na wijziging van het BBV in 2007 zijn hiervan uitgezonderd respectievelijk vallen hier niet meer onder de voorschotbedragen als bedoeld in artikel 49, onderdeel b van het BBV. De uitzondering betreft de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangenvoorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekkingvan lasten van volgende begrotingsjaren. Conform artikel 49, onderdeel b. worden deze bedragen in de balans onder de overlopende passiva afzonderlijk opgenomen

Het opheffen van voorzieningen (m.u.v. egalisatievoorzieningen) vindt plaats op het moment dat de verplichting c.q. het ingeschatte risico zich heeft geëffectueerd. Nadat afhandeling heeft plaatsgevonden valt een eventueel saldo vrij t.g.v. de exploitatie in het jaar van afhandeling.

Het besluit tot het opheffen van egalisatievoorzieningen ligt bij het Algemeen Bestuur en is het gevolg van veranderde omstandigheden waartoe de voorziening is ingesteld (bijvoorbeeld verkoop van gebouwen).

Aan de reserves en voorzieningen wordt in principe geen rente toegerekend bij het instellen van een reserve kan tot rentetoerekening expliciet worden besloten. Het toerekenen van rente aan de voorzieningen is niet toegestaan, behoudens bij een waardering tegen contante waarde.

Bij het starten van de ODR per 1 april 2013 zijn er geen bestemmingsreserves of voorzieningen aanwezig. Er is uitsluitend sprake van een algemene reserve. De algemene reserve heeft een beginstand van € 0,--.

Op basis van het rekeningresultaat zal een voorstel worden gedaan conform artikel 31 gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Rivierenland.

1.Vaststellen van de voorliggende nota reserves en voorzieningen 2013.