Opleidingsbeleid ODR

Opleidingsbeleid Omgevingsdienst Rivierenland 2013

Inleiding

Opleiden is een belangrijk managementinstrument. Enerzijds werken opleidingen ondersteunend bij organisatieontwikkeling in brede zin. Ze dragen namelijk bij in de ontwikkeling van (specifieke) competenties en gedrag. Anderzijds wordt aan medewerkers ruimte geboden om via opleiding aan de ontwikkeling van de eigen loopbaan te werken. Daarmee kan opleiding een direct bijdrage leveren aan mobiliteit.

Het toepassen van een actief opleidingsbeleid maakt medewerker en organisatie vertrouwd met een leercultuur, waardoor het mogelijk is om op (toekomstige) veranderingen te blijven anticiperen. In de huidige tijd van bezuinigingen, vergrijzing en ontgroening is dit van groot belang.

Daarnaast zijn ook in de CAO afspraken gemaakt over het belang van mobiliteit, inzetbaarheid en persoonlijke opleidingsbudgetten voor medewerkers.

1.Visie

Het is belangrijk om medewerkers bewust op te leiden en de opleidingsplanning te koppelen aan de visie, missie en doelstellingen van de organisatie. Op deze manier is het mogelijk een strategisch opleidingsplan tot stand te laten komen. Daarbinnen is eigen initiatief en regie van medewerkers van groot belang. In dat kader is de volgende visie op opleiden voor de ODR van toepassing:

Medewerkers zijn ‘Projectleider van hun eigen loopbaan’ en vanuit die invalshoek ondernemer van hun eigen talent. Zij bewaken hun eigen professionele inzetbaarheid en hebben de verantwoordelijkheid te blijven voldoen aan de gestelde functie-eisen. Daarvoor maken zij actief gebruik van (opleidings)faciliteiten.

In het verlengde van het bovenstaande heeft de organisatie de verantwoordelijkheid om opleiding en ontwikkeling te faciliteren en te koppelen aan de organisatiedoelstellingen. Het management heeft vervolgens een belangrijke taak in het stimuleren en sturen van de ontwikkeling van medewerkers. De leidinggevenden zijn samen met de medewerkers verantwoordelijk voor een permanente ontwikkelingssituatie. Dit houdt in het ondersteunen van medewerkers bij het formuleren van persoonlijke ontwikkel afspraken, bieden van ontwikkelingsmogelijkheden en het bespreken van de resultaten.

2.Opleidingsplan

Het is essentieel om ieder jaar een organisatiebreed opleidingsplan te maken. Uit het beleidsdocument ‘Opleidingsbeleid Gelderse RUD’s*’ is in z'n algemeenheid het volgende terug te vinden over (onderverdeling van opleidingen in) het opleidingsplan:

RUD opleidingen van de gezamenlijke RUD’s

In dit onderdeel gaat het om de invulling van de opleidingsbehoefte van de gezamenlijke RUD’s, inclusief een motivatie daarvoor. In deze motivatie wordt ten minste ingegaan op de ontwikkelingen in de Gelderse RUD’s die relevant zijn voor de opleidingsbehoefte. De opleidingsbehoefte wordt beschreven in de vorm van opleidingsthema’s.

RUD opleidingen van de eigen RUD

In dit onderdeel gaat het om invulling van de specifieke opleidingsbehoefte en opleidingsthema’s van de eigen RUD, inclusief een motivatie daarvoor. In deze motivatie wordt tenminste ingegaan op die specifieke ontwikkelingen in de eigen RUD die bepalend zijn voor de opleidingsbehoefte. De opleidingsbehoefte wordt beschreven in de vorm van opleidingsthema’s. Het is vervolgens weer mogelijk dat de thema’s door middel van trainingen in het stelsel ingevuld gaan worden.

Opleidingen die gevolgd moeten worden op grond van een wettelijke verplichting maken onderdeel uit van de gezamenlijke of eigen RUD opleidingen.

POP opleidingen

In dit onderdeel gaat het om een totaal overzicht van de POP opleidingen.

Overige opleidingen

In dit deel komen opleidingen aan de orde die niet vallen in de onderdelen 1, 2 of 3. Doorgaans wordt in het opleidingsplan hiervoor alleen budget gereserveerd en vindt nadere invulling in de loop van het opleidingsplanjaar plaats. Het kan bijvoorbeeld gaan om persoonlijke opleidingsvragen (al of niet in relatie tot het werk) die niet in een POP zijn opgenomen of om RUD opleidingen die niet voorzien waren.

* voortgekomen uit GSP-afspraak

2.1Werkwijze

Bovenstaand kader roept geen eenduidig beeld op over opleidingen. Daarom is het verstandig om een eigen werkwijze voor de totstandkoming van de inhoud van het opleidingsplan vast te leggen. In bijlage 1 is een schema terug te vinden waarin de verschillende stappen voor de totstandkoming van het opleidingsplan zijn terug te vinden. Dit zijn:

• 1.

  Bepalen centrale opleidingsbehoeften c.q. thema’s;

• 2.

  Vertaling centrale opleidingsthema’s naar concrete kennis, vaardigheden en competenties;

• 3.

  Vertaling van kennis, vaardigheden en competenties naar organisatiebrede opleidingen;

• 4.

  Opstellen strategisch opleidingsplan;

• 5.

  Vaststellen strategisch opleidingsplan;

• 6.

  Uitvoering strategisch opleidingsplan;

• 7.

  Evaluatie en actualisatie strategisch opleidingsplan.

In de praktijk kunnen de inhoudelijke thema's als volgt bepaald worden:

Centrale opleidingsbehoeften

Deze komen tot stand n.a.v.:

• -

  doorontwikkeling in het kader van stelsel van RUD’s;

• -

  doorontwikkeling eigen organisatie;

• -

  gemeenschappelijke thema’s n.a.v. decentrale inventarisatie.

Bovenstaande ontwikkelingen brengt behoefte aan de volgende opleidingsthema’s met zich mee:

Opleidingsthema A + uitleg

Opleidingsthema B + uitleg

Opleidingsthema C + uitleg

N.B. Dit kunnen vakinhoudelijke thema’s zijn, maar het betreft veelal onderwerpen waarbij het ontwikkelen van houding en gedrag centraal staat.

Bij bovenstaande inhoudelijke opleidingsthema’s moet het volgende zo veel mogelijk centraal staan:

• -

  focus in opleiding ligt bij ontwikkeling van competenties;

• -

  bijkomend effect in opleiding is het verhogen van het leervermogen van medewerkers.

   

Decentrale opleidingsbehoeften.

Voor het jaar 2013 wordt de input uit het 0-gesprek gebruikt voor de decentrale inventarisatie en daarmee het bepalen van individuele opleidingsbehoeften.

Vanaf 2014 vindt de inventarisatie van decentrale opleidingsbehoeften plaats in de HRM-gesprekken die tussen medewerker en leidinggevende plaatsvinden. Deze worden vastgelegd in het bijbehorende gespreksformulier.

De decentrale opleidingsbehoeften worden periodiek geanalyseerd op overeenkomsten, zodat naar aanleiding daarvan besloten kan worden of specifieke thema’s die op verschillende plaatsen in de organisatie leven centraal of zelfs Gelderlandbreed opgepakt kunnen c.q. moeten worden.

2.2 Inhoudelijke input

Ontwikkelingen op verschillende gebieden zijn inhoudelijke input voor opleidingsbehoeften en bepalen daarmee de aard van opleidingen die opgevoerd worden. In dat kader moet voor de ODR o.a. gedacht worden aan:

• -

  Landelijke ontwikkelingen op het terrein van bouwen en milieu

• -

  Gelders stelsel van RUD’s;

• -

  Gezamenlijke opleidingen in het stelsel;

• -

  Bedrijfsplan ODR;

• -

  Organisatie- en formatieplan ODR;

• -

  Concernplan ODR ‘Samen bouwen aan de toekomst’;

• -

  Specifieke vakinhoud en wet- en regelgeving vanuit de verschillende afdelingen.

Jaarlijks vindt een toets plaats of de input voor het komende jaar (nog steeds) aan de orde is en/ of in hoeverre aanscherping of aanvulling noodzakelijk is. De uitkomst hiervan is terug te vinden in het opleidingsplan van het betreffende jaar.

3.Beschikbaar budget

Jaarlijks wordt 2% van de loonsom beschikbaar gesteld voor opleidingen. Voor het jaar 2013 wordt het bijbehorende bedrag aangevuld met projectbudget.

De verdeling of verdeelsleutel van dit budget ziet er als volgt uit:

• -

  Centraal budget voor de uitvoering van de centrale opleidingsthema’s;

• -

  Decentraal budget per afdeling o.b.v. aantal medewerkers voor de uitvoering van decentrale (lees: vaak individuele) opleidingswensen. De afdelingsmanager maakt keuzes (o.b.v. ontwikkelnoodzaak en/ of –behoefte c.q. -wens) over de toekenning binnen het betreffende budget.

Per jaar beslist het MT over de manier waarop de verdeling van het opleidingsbudget plaatsvindt. Dit betekent dat concreet bepaald wordt hoeveel geld beschikbaar is voor de uitvoering van centrale thema’s respectievelijk decentrale opleidingsbehoeften.

4.Prioriteiten

Het opleidingsbudget is gelimiteerd en daarom dienen er keuzes gemaakt te worden. Om opleidingsaanvragen in beeld te brengen dient er door de medewerker een aanvraagformulier ingevuld te worden (zie bijlage 2). De volgende principes worden gehanteerd voor prioritering:

-Ontwikkelnoodzaak

De organisatie ondersteunt medewerkers in hun professionele ontwikkeling om d.m.v. opleiding een geconstateerd of toekomstig probleem in de organisatie (gelieerd aan de organisatiedoelstellingen) op te lossen.

-Ontwikkelbehoefte c.q. -wens.

De organisatie wil medewerkers ook in hun loopbaan en ontplooiing begeleiden. Hierbij zijn de organisatiedoelstellingen niet meer alleen het uitgangspunt, maar ook de loopbaanwensen van de medewerkers zelf, met vaak daarbij als achterliggende gedachte blijvende inzetbaarheid.

Naast prioriteren is een slimme manier van opleiden van belang. In dat kader moet eerst aan het onderstaande gedacht worden:

• -

  De opleiding wordt in gezamenlijkheid met andere omgevingsdiensten georganiseerd waardoor er sprake is van schaalvoordelen;

• -

  de te verwerven kennis ook op een andere manier te verkrijgen is door bijvoorbeeld literatuurstudie, vakbladen;

• -

  de te verwerven kennis al bij een collega in de organisatie aanwezig is en of deze de kennis kan

overbrengen?

• -

  er meerdere collega’s zijn die dezelfde opleidingswens hebben en/of kan worden volstaan als

  één van deze medewerkers wordt afgevaardigd en deze de kennis overbrengt aan zijn collega’s?

   

  • 5.

    Toetsing en toekennen faciliteiten

Uit het beleidsdocument ‘Opleidingsbeleid Gelderse RUD’s’ is de volgende algemene informatie terug te vinden over de vergoeding van opleidingskosten:

De directe kosten van RUD opleidingen en POP opleidingen worden volledig door de RUD vergoed.

RUD opleidingen worden in werktijd gehouden. De reiskosten naar een eventuele opleidingslocatie worden vergoed als dienstreis.

Daarnaast heeft de ODR eigen, aanvullende toetsingscriteria en opleidingsfaciliteiten. Deze zijn terug te vinden in bijlage 3 onder de noemer ‘regeling studiefaciliteiten ODR’.

6.Spelregels

Voor de uitvoering van het opleidingsplan is een aantal spelregels of werkafspraken van belang. Zie onderstaand:

Opleidingsbudget

• -

  Per jaar beslist het MT over de manier waarop de verdeling van het opleidingsbudget plaatsvindt;

• -

  Afdelingsmanagers maken binnen het budget dat zij toegewezen hebben gekregen zelf keuzes voor het (verantwoord) toekennen van individuele cursussen en trainingen. Daarbij is voor de jaren 2013, 2014 en 2015 in het kader van het ILB de het volgende aan de orde:

Met ingang van 1 januari 2013 staat in de CAR/ UWO dat er voor werknemers een Individueel Loopbaanbudget (ILB; zie bijlage 4) beschikbaar komt van 500 euro per medewerker per jaar voor de komende drie jaar.

Hiervoor is binnen de ODR geen apart budget gereserveerd, maar wordt de afspraak gehanteerd dat voor de financiering van individuele en collectieve opleiding en training in eerste instantie een beroep wordt gedaan op het ILB.

Prioritering

-De principes ontwikkelnoodzaak en ontwikkelbehoefte c.q. -wens. worden gehanteerd voor prioritering. Daarnaast is een slimme manier van opleiden ook van groot belang. Zie hiervoor paragraaf 4.

Aanvragen en toekennen opleiding

• -

  Opleidingsaanvraag bevat (ook) het volgende:

  • o

    doel en rendement in de praktijk;

  • o

    borging in de praktijk, oftewel transfer van kennis en vaardigheden naar eigen werksituatie;

  • o

    Aanvraag wordt digitaal gedaan via Raet.

• -

  De regeling studiefaciliteiten ODR is van toepassing op alle medewerkers die in dienst zijn bij de ODR en wordt gebruikt bij het toekennen van studiefaciliteiten;

• -

  Afdelingsmanager bepaalt nut/ noodzaak van de opleiding en daarmee of de opleiding een verplicht of werkgerelateerd karakter heeft;

• -

  Vastleggen van gemaakte afspraken in een opleidingsovereenkomst (zie bijlage 2). Dit betreft de onderwerpen toekenning opleidingsaanvraag en studiefaciliteiten.

Monitoring

• -

  Decentrale (lees: per afdeling of organisatie-onderdeel) inventarisatie van opgedane kennis en kunde in opleiding c.q. training onder de noemer ‘Waar is welke kennis geïnvesteerd en beschikbaar?’

• -

  Financiën zorgt voor periodieke monitoring gedurende het lopende jaar van bestede opleidingsgelden. Bespreking hiervan vindt plaats in het MT. Op basis daarvan wordt bekeken in hoeverre opleidingsgelden anders verdeeld worden over de afdelingen;

• -

  Aanmelding (inclusief kosten) of offerte moet voor registratie naar Financiën. Op basis daarvan kan de hiervoor genoemde monitoring van het opleidingsbudget plaatsvinden.

Evaluatie

-Evaluatie. Eens per kwartaal vindt terugkoppeling plaats over de status van besteding van

- opleidingsgelden in het MT. Eventueel niet besteed budget wordt in onderling overleg tussen

- afdelingen anders toebedeeld.

Tot slot

Het is belangrijk om het instrument opleidingen gericht in te zetten. Dit betekent aan de ene kant aansluiten bij de onderwerpen die belangrijk zijn voor de doorontwikkeling van de organisatie. Deze worden vanuit een meer strategisch niveau bepaald. Aan de andere kant is het belangrijk om in te spelen op de opleidingsbehoeften uit de organisatie zelf. De kunst is om deze 2 benaderingen met elkaar te integreren om jaarlijks tot een passend en uitvoerbaar jaarlijks opleidingsplan te komen, zodat daarmee een bijdrage wordt geleverd aan het (verhogen van het) leervermogen van de organisatie in totaliteit.

Daarnaast als aanvulling nog een aantal uitgangspunten in het kader van opleiden in de ODR op een rij:

• -

  het opleidingsbeleid sluit aan bij hoofdstuk 17 Opleiding en Ontwikkeling van de CAR-UWO;

• -

  het opleidingsbeleid sluit aan bij ‘Opleidings- en loopbaanbeleid Gelderse RUD’s’ in de Allonge bij het Gelders Sociaal Plan;

• -

  er is continu aandacht voor persoonlijke ontwikkeling van medewerkers;

• -

  de werkgever biedt duidelijkheid over de koers van de organisatie en de kansen die deze koers biedt voor de ontwikkeling van de medewerkers;

• -

  medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun professionele inzetbaarheid en hun eigen ontwikkeling;

• -

  medewerkers houden kun kennis zoveel mogelijk up to date door zelfstudie via vakbladen, internet en via collega’s die de kennis inmiddels in huis hebben;

• -

  opleiden is niet alleen een training of cursus maar ook stage en coaching on the job;

• -

  er wordt eerst gekeken of de benodigde kennis en ervaring ook te bereiken is zonder een opleiding/ training in te kopen;

• -

  de bijgesloten studiefaciliteitenregeling is van kracht;

• -

  P&O heeft een regierol als het gaat om registreren, toekennen en evalueren van opleidingen en ontwikkelmogelijkheden;

• -

  P&O onderzoekt fiscale- en subsidiemogelijkheden ten aanzien van aangevraagde opleidingen.

   

Bijlage 1: Proces van strategisch opleiden

Stappen door het jaar heen:

• 1.

  Bepalen centrale opleidingsbehoeften c.q. thema’s;

• 2.

  Vertaling centrale opleidingsthema’s naar concrete kennis, vaardigheden en competenties;

• 3.

  Vertaling van kennis, vaardigheden en competenties naar organisatiebrede opleidingen;

• 4.

  Opstellen strategisch opleidingsplan;

• 5.

  Vaststellen strategisch opleidingsplan;

• 6.

  Uitvoering strategisch opleidingsplan;

• 7.

  Evaluatie en actualisatie strategisch opleidingsplan.

   

Bijlage 2: Opleidingsovereenkomst

Deze overeenkomst wordt opgenomen in het personeelsdossier van de betrokken medewerker.

ALGEMENE GEGEVENS

Naam medewerker:

Afdeling:

Functie:

AANVRAAGGEGEVENS

Gegevens opleidingsactiviteit

Naam opleidingsactiviteit:

Aard opleiding: 0 opleiding verplicht c.q. noodzakelijk bevonden door de werkgever;

0 opleiding op eigen verzoek.

Motivering van aanvraag:

N.B. Ga daarbij ook in op:

• -

  doel en rendement in de praktijk;

• -

  borging in de praktijk, oftewel transfer van kennis en vaardigheden naar eigen werksituatie.

Naam opleidingsinstituut:

Adresgegevens opleidingslocatie:

Datum aanvang:

Duur opleidingsactiviteit:

Tijdstip: 0 binnen werktijd

0 buiten werktijd

Studiebelasting: ….uren

(lesuren/ huiswerk)

Formalisering aanvraag

Status aanvraag: 0 akkoord

0 afgewezen

Motivatie afwijzing:

Datum: ….-….-20….

Handtekening medewerker: Handtekening leidinggevende:

BESLUIT TOEKENNING STUDIEFACILITEITEN*

De werkgever verstrekt aan de werknemer studiefaciliteiten conform de regeling studiefaciliteiten ODR. Dit betreft een (geheel en gedeeltelijke) vergoeding in geld en tijd. Zie onderstaand de gemaakte afspraken:

Vergoeding in geld

(a.d.h.v. kostenraming)

Vergoeding in tijd

(a.d.h.v. urenraming)

Overige afspraken

Resultaatverplichting:

Terugbetalingsverplichting: 0 Nee

0 Ja, terugbetalingsverplichting ondertekenen. Zie onderstaand.

Terugbetalingsverplichting

Hierbij verklaar ik, ………………………………………………………………… (naam medewerker), dat ik op de hoogte ben van de terugbetalingsverplichting, zoals genoemd in artikel 11 van de regeling studiefaciliteiten ODR. Zie onderstaande passage:

De medewerker aan wie op diens verzoek studiefaciliteiten zijn toegekend en de medewerker die

door de werkgever verplicht is een opleiding te volgen, dienen voor studievergoedingsbedragen

vanaf € 1.500,-- voor de studie/ opleiding genoten bedragen terug te betalen indien:

• 1.

  de medewerker, door eigen schuld of toedoen, niet deelneemt aan de voor de studie geldende examens, gezakt is of de uitslag van de examens niet aan de leidinggevende meedeelt;

• 2.

  de medewerker de studie waarvoor de vergoeding is verleend, door eigen schuld of toedoen, voortijdig beëindigt zonder dat de studie tot het behalen van een diploma heeft geleid;

• 3.

  de medewerker op eigen verzoek of ten gevolge aan zichzelf te verwijten feiten of omstandigheden wordt ontslagen voor het einde van de studie.

• 4.

  de medewerker op eigen verzoek of ten gevolge van aan zichzelf te verwijten feiten of omstandigheden wordt ontslagen binnen twee jaar na het beëindigen van de studie.

• b.

  Indien, naar het oordeel van de leidinggevende, één van de situaties als genoemd in lid a, sub 1, 2 of 3 zich voordoet, dient de medewerker de genoten vergoeding geheel terug te betalen.

• c.

  Wanneer een situatie bedoeld onder lid a sub 3 en 4 zich voordoet betaalt de medewerker 1/24 gedeelte van de genoten bedragen terug voor iedere volle maand, die aan de termijn van twee jaar ontbreekt.

• d.

  Indien één van de situaties als genoemd onder lid a, 1 t/m 4 zich voordoet wordt de medewerker in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze kenbaar te maken. Het college kan op basis daarvan besluiten de terugbetalingsverplichting kwijt te schelden of te verminderen.

• e.

  De bepalingen over de terugbetalingsverplichting worden voor aanvang van de opleiding bij het toekenningsbesluit meegestuurd.

N.B. De directeur kan besluiten om van de terugbetalingsverplichting af te wijken. Indien dat het geval is, wordt de achtergrond hiervan onderstaand weergegeven:

Datum: …………-………..-20……………

Handtekening medewerker:

…………………………………………………….

Ondertekening

Datum: ….-….-20…. Datum: ….-….-20….

Handtekening medewerker: Handtekening leidinggevende:

*N.B. Tegen het besluit van de persoonlijk toegekende studiefaciliteiten is bezwaar en beroep mogelijk conform de Algemene Wet Bestuursrecht.

Bijlage3:

CAO; Individueel loopbaanbudget

Met ingang van 1 januari 2013 komt er voor werknemers een Individueel Loopbaanbudget (ILB) beschikbaar komt van 500 euro per jaar voor de komende drie jaar. Hiermee vergroot de werknemer zijn inzetbaarheid en zijn arbeidsmarktpotentie gericht op een andere functie binnen of buiten de eigen organisatie. De bestemming van het budget moet loopbaan gerelateerd worden ingezet en het moet te allen tijde gaan om een reëel loopbaanperspectief. Beweging en initiatief van de werknemer wordt hierdoor gestimuleerd en door de werkgever beloond door het beschikbaar stellen van het ILB. De afspraken worden vastgelegd in een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). De afspraken over het ILB passen binnen de al bestaande afspraken zoals opgenomen in hoofdstuk 17 van de CAR.

Concreet betekent dit het volgende:

Om de eigen inzetbaarheid te bevorderen heeft een medewerker voor de jaren 2013, 2014 en 2015 jaarlijks recht op een loopbaanbudget van €500. Dit loopbaanbudget geldt voor zowel fulltimers als deeltijders en kan ingezet worden voor loopbaangerelateerde activiteiten, zoals opleiding, training, scholing, loopbaanadvies, coaching en ontwikkeling die gericht zijn op een reëel loopbaanperspectief. Het budget kan gedurende drie jaar opgespaard worden, om daarmee een duurdere activiteit te financieren, maar dit dient wel vastgelegd te worden in het persoonlijk ontwikkelingsplan. Indien hierover geen afspraken in het persoonlijk ontwikkelingsplan worden gemaakt om het individueel loopbaanbudget te benutten, vervalt het.

De financiering hiervan vindt plaats uit bestaande middelen, namelijk het centrale deel van het opleidingsbudget.