| Organisatie | Omgevingsdienst Rivierenland |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Inkoop en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst Rivierenland |
| Citeertitel | Inkoop en aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst Rivierenland |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 13a Financiële verordening ODR
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-07-2015 | 26-11-2018 | Nieuwe regeling | 18-12-2013 Blad gemeenschappelijke regeling | 2015/219 |
De Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur en is van toepassing op de verwerving door de ODR van alle goederen, diensten en werken. Het beleid is openbaar en wordt gepubliceerd in het provinciaal blad en op de website van de omgevingsdienst (www.odrivierenland.nl). De interne regels voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden vastgesteld door het Dagelijks Bestuur conform art 13-a Financiële Verordening Omgevingsdienst Rivierenland.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de ODR plaatsvindt. De ODR leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 3). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de ODR continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van de omgevingsdienst zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de ODR.
Daarnaast gaat de ODR bij het Inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:
In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
ContractantDe in de overeenkomst genoemde wederpartij van de ODR.
DienstenDiensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Een overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten. Onder diensten worden alle prestatie begrepen die niet onder leveringen of werken vallen.
ODRDe Omgevingsdienst Rivierenland zetelend te Tiel.
Inkoop(Rechts)handelingen van de ODR gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere (externe) facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
LeveringenLeveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Een overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product. De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling).
OfferteEen aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
OfferteaanvraagEen enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de ODR voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG.
OndernemerEen ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
WerkenWerken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Het realiseren van producten van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken, die er toe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. Onder werken wordt verstaan de aanleg het groot onderhoud en het wijzigen van civiel-, groen-, cultuurtechnische en (wegen)bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud aan groenvoorzieningen en kleine reparaties aan (wegen)bouwkundige werken vallen niet onder de definitie van werken maar onder diensten.
De Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
RechtmatigendoelmatigInkopenzodatgemeenschapsgeldenop controleerbareen verantwoordewijzewordenaangewenden besteed.De ODR leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de ODR efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de ODR middelen staan centraal. De ODR houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten van de ODR.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de ODR en de Contractant. De ODR spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Eencontinuepositievebijdrageleverenaanhetgeheleprestatie- niveauvandeODR Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de ODR en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de omgevingsdienst.
DeODRstelteenadministratievelastenverlichtingvoorop voorzowel zichzelfals voorondernemers. Zowel de ODR als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De ODR verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de ODR hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De ODR maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
DeODRleeftderelevantewet-enregelgevingna.Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de ODR restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Door de Europese Unie is een richtlijn vastgesteld (EG-Richtlijn 2004/18) voor de verstrekking van overheidsopdrachten. Deze richtlijn is opgenomen in de Aanbestedingwet 2012, welke met ingang van 1 april 2013 van toepassing is. De Aanbestedingswet 2012 bevat procedureregels voor het uitvoeren van inkopen en aanbestedingen. De wet is niet vrijblijvend maar moeten worden toegepast door de omgevingsdienst bij opdrachten voor “Werken”, “Leveringen” en “Diensten” als de waarde van de opdracht het Europese drempelbedrag overschrijdt.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Algemene beginselen bij Inkoop
AlgemenebeginselenvanhetaanbestedingsrechtDe ODR neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit(evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De ODR past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Zorgvuldigheid: dient in de uitvoering van inkoop en aanbestedingsactiviteiten maximaal te worden geborgd teneinde (juridische) conflicten te voorkomen. Zorgvuldigheid vereist dat het opleggen van de algemene inkoopvoorwaarden onderdeel vormt van de offerte aanvraag en de overeenkomst, dat opdrachten uitsluitend schriftelijk worden verstrekt en dat de uitvoering van een overeenkomst pas kan aanvangen nadat hiertoe schriftelijk opdracht is verstrekt.
Zorgvuldigheid in bedrijfsvoering impliceert dat bij iedere inkoop en aanbestedingstraject bewust moet worden overwogen of de ondertekening van een geheimhoudingsverklaring door de potentiële opdrachtnemer voorwaardelijk is voor de gunning van de opdracht.
bAlgemene beginselen van behoorlijk bestuur
De ODR neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De omgevingsdienst streeft als opdrachtgever naar een zo maximaal mogelijke beperking van het financiële inkooprisico. Vermindering van het risico richt zich op situaties waarin de omgevingsdienst de rol van voorfinancier speelt, op situaties waarin de omgevingsdienst aansprakelijk kan worden gesteld voor de juiste en volledige betaling van belastingen en premies door de opdrachtnemer, op situaties van dreigende surseance van betaling of faillissement.
DeODRsteltbestuurlijkeenambtelijkeintegriteit voorop.De ODR heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De ODR heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
De ODR moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de ODR ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Inkoopvindtplaatsopbasisvaneen voorafgaandeproduct-en marktanalyse,tenzijditgeletopdewaardeofdeaardvande opdrachtnietwordtgerechtvaardigd. De ODR acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
DeODRachteentegroteafhankelijkheidvanOndernemers nietwenselijk.
De ODR streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De ODR moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
DeODRkiest voordemeestaangewezenondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de ODR door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De ODR kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
DeODRheeftoog voordelokaleeconomie,zonderdatdittot enigerlei vormvandiscriminatievanondernemersleidt.In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de ODR moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
DeODRheeftoog voorhetmidden-enkleinbedrijf(MkB).Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De ODR houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en ZZP-ers in het oog. Dit kan de ODR doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Bepalen van de inkoopprocedure
Het proces van Inkopen en aanbesteden wordt uitgevoerd conform voorgeschreven procedures. De keuze van de procedure is niet vrij maar wordt bepaald door de categorie (leveringen, diensten, werken) en de raming van het bedrag voor de opdracht: (Bedragen zijn exclusief BTW)
* De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks aangepast. Wijzigingen in de drempelbedragen worden zonder voorafgaande goedkeuring doorgevoerd.
De actuele Europese drempelbedragen zijn vastgelegd in bijlage A. De hoogte van de drempelbedragen voor onderhandse of openbare procedures is gebaseerd op de regelgeving uit de Gids Proportionaliteit. Het gebruik van een afwijkende procedure onder de Europese drempel kan uitsluitend als dit kan worden gemotiveerd op objectieve gronden. De motivatie moet worden opgenomen in het aanbestedingsdocument.
Het bedrag van de raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. De raming betreft de totale looptijd van de opdracht en omvat alle kosten gerelateerd aan de uitvoering opdracht. De rechtmatige keuze van de procedure wordt bepaald door het werkelijke bedrag van de overeenkomst. Bij grensgevallen in de keuze van de categorie wordt geadviseerd de procedure van de hogere categorie te volgen.
In de categorie diensten wordt een onderscheid gemaakt in A- en B-diensten. Voor A-diensten gelden onverkort de Europese richtlijnen. Voor B-diensten met een opdrachtwaarde boven de Europese drempel geldt een verlicht aanbestedingsregime d.w.z. de aanbesteding kan worden uitgevoerd volgens een onderhandse procedure en alleen de gunning moet worden gepubliceerd. De definitie van B-diensten ligt vast in het wettelijk kader.
De voorgeschreven procedures onderscheiden zich door de manier waarop de marktpartijen worden gevraagd deel te nemen aan een inkoop- of aanbestedingstraject
Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De ODR bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers krijgen een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de ODR een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).
Aanbestedingsreglementen zijn primair bedoeld ter praktische ondersteuning van inkopen en aanbesteden voor zowel de Omgevingsdienst als externe partijen. De aanbesteding van alle werken, ongeacht de voorgeschreven procedure, vindt plaats volgens het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW2012) of een nieuwere versie hiervan. De aanbesteding van leveringen en diensten volgens de Europese procedure vindt plaats volgens de regelgeving uit de Aanbestedingswet 2012.
Inkoopvoorwaarden zijn primair bedoeld om de verantwoordelijkheden van de Omgevingsdienst en de externe partijen te reguleren. De toepasselijkheid van de algemene inkoopvoorwaarden is verplicht voor alle inkopen en aanbestedingen, ongeacht de voorgeschreven procedure. Daar waar algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, worden deze toegepast.
De Omgevingsdienst gaat uitsluitend schriftelijke inkoop verbintenissen aan waarop de algemene inkoopvoorwaarden van de omgevingsdienst van toepassing zijn. De inkoopverbintenis kent 2 varianten, de opdrachtbrief en de overeenkomst. De opdrachtbrief is voorgeschreven in enkelvoudige of meervoudige onderhandse procedures. De overeenkomst is voorgeschreven in openbare en Europese procedures. De opdrachtbrief wordt eenzijdig door de omgevingsdienst ondertekend. De overeenkomst wordt door alle partijen ondertekend. Ondertekening van opdrachtbrieven en overeenkomsten kan uitsluitend plaatsvinden door daartoe, volgens de geldende mandaatregeling, bevoegde functionarissen.
Afwijkingen van het beleid moeten vooraf beargumenteerd ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Dagelijks Bestuurt. De argumenten kunnen betrekking hebben op markttechnische, beleidsmatige, procedurele en/of bedrijfseconomische aspecten. Voor het verkrijgen van de goedkeuring geldt als richtlijn dat er procesmatig voldoende tijd en budget gereserveerd dient te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en / of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van het beleid. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te keuren mits de afwijking niet strijdig is met wettelijke kaders.
Het functioneren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, proces, procedures, werkwijzen en (administratieve) organisatie wordt gevolgd aan de hand van overeenkomsten, rechtmatigheids onderzoeken, budgetbewaking. evaluaties van inkopen en aanbestedingen volgens de Europese en openbare procedure, de inkoop- en aanbestedingsrapportage. De management informatie in deze stelt de verantwoordelijken in staat correctieve maatregelen te nemen. Eenmaal per jaar wordt het algemeen bestuur van de omgevingsdienst geïnformeerd over de realisatie van de bestuurlijke beleidsdoelen uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De informatie wordt vastgelegd in de jaarrekening, paragraaf bedrijfsvoering.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt regulier eenmaal per 4 jaar geëvalueerd. In onvoorziene wijzigingen in regelgeving of ontwikkelingen in marktsituatie kan het noodzakelijk zijn het beleid tussentijds te actualiseren. In die gevallen zal het beleid met toelichting op de wijziging ter vaststelling worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.