CVDR373947_2Archiefverordening Omgevingsdienst Rivierenland 2013nlregelingOmgevingsdienst Rivierenland2017-08-29GelderlandBurenCulemborgGeldermalsenLingewaalMaasdrielNeder-BetuweNeerijnenTielWest Maas en WaalZaltbommelProvinciaal BladArchiefverordening Omgevingsdienst Rivierenland 2013artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995algemeen bestuurbestuur en recht2013-06-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2013-07-01Nieuwe regeling2013/196GeenGeenArchiefverordening Omgevingsdienst Rivierenland 2013Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Rivierenland,gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Rivierenland,gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, Besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van het Dagelijkse Bestuur voor de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst Rivierenland, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (Archiefverordening Omgevingsdienst Rivierenland 2013).HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1Algemene BepalingenIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

Dagelijks Bestuur: Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst;

Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst;

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de benoemde gemeentearchivaris van de plaats van vestiging;

beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

beheereenheid: een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

HoofdstukII.De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheidenArtikel2Het Dagelijks Bestuur wijst de archiefbewaarplaats van de gemeente Tiel als archiefbewaarplaats aan en de archiefruimte van Tiel als archiefruimte. En draagt zorg voor een veilige digitale beheeromgeving waarin de digitale archiefbescheiden duurzaam worden bewaard.Artikel3Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Artikel4Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel5

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel6Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de Omgevingsdienst die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel8Het Dagelijks Bestuur doet ten minste éénmaal per twee jaar aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan haar zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel9De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.Artikel10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel11

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.

Artikel12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel13De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het Dagelijks Bestuur een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf, invoering, conversie of migratie van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel14De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het Dagelijks Bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukIVSlotbepalingenArtikel15Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 2013.Vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 27 juni 2013.de voorzitter, de secretaris,C.A.H. Zondag A. SchipperMemorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt. 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en per die datum gewijzigde Archiefwet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De in art. 1e bedoelde archivaris is de directeur-archivaris van het Regionaal Archief Rivierenland te TielArtikel2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De Omgevingsdienst Rivierenland heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel8en artikel 14Binnen één zittingsperiode verneemt het Algemeen Bestuur op deze manier twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een twee jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.Artikel11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel14De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur zoals bedoeld in artikel 8.