| Organisatie | Regionale uitvoeringsdienst Zeeland |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2015 RUD Zeeland |
| Citeertitel | Inkoop- en Aanbestedingsbeleid RUD Zeeland 2015 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2015 | Nieuw beleid | 10-11-2014 Provinciaal blad d.d. 20 november 2014. Jaargang 2014 Nr. 3128. | Onbekend |
De RUD Zeeland spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de RUD Zeeland plaatsvindt. De RUD Zeeland leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de RUD Zeeland continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de RUD Zeeland.
Daarnaast gaat de RUD Zeeland bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
2. Doelstellingen van de RUD Zeeland
De RUD Zeeland wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De RUD Zeeland leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de RUD Zeeland efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. De RUD Zeeland houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot opdrachten van de RUD Zeeland.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de RUD Zeeland en de Contractant. De RUD Zeeland spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de RUD Zeeland ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de RUD Zeeland
Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de RUD Zeeland en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de RUD Zeeland.
De RUD Zeeland stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.
Zowel de RUD Zeeland als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De RUD Zeeland verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de RUD Zeeland hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De RUD Zeeland maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’. (Verklaring te ondertekenen door inschrijver waarin ze aangeven aan de voorwaarden uit de offerte aanvraag te voldoen)
In het bijzonder sluit het beleid aan op de volgende documenten:
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De RUD Zeeland leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de RUD Zeeland restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
De RUD Zeeland streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De RUD Zeeland past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop- en aanbesteding
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De RUD Zeeland neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeen komsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De RUD Zeeland past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de RUD Zeeland de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de RUD Zeeland een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de RUD Zeeland op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregelingen (zoals de Budgethoudersregeling) van de RUD Zeeland. De RUD Zeeland wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
De RUD Zeeland stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De RUD Zeeland heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vigerende gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De RUD Zeeland contracteert enkel met integere Ondernemers.
De RUD Zeeland wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
Bij inkopen neemt de RUD Zeeland milieuaspecten in acht.
De RUD Zeeland heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De RUD Zeeland streeft er naar om daar waar redelijkerwijs mogelijk duurzaam in te kopen.
De RUD Zeeland neemt bij inkoop ook sociale en milieuaspecten mee in de afwegingen. Voor deze ‘nieuwe’ manier van inkopen bestaan de volgende aangrijpingspunten:
Het zal in de praktijk niet altijd mogelijk zijn de gemaakte duurzaamheidsafspraken tot op detail te kunnen controleren. Aanvaarde instrumenten zijn bij voorbeeld certificaten. Ook kan afhankelijk van de te leveren prestatie daadwerkelijk bij de uitvoering worden gecheckt of voldaan wordt aan de gemaakte duurzaamheidsafspraken.
Daarnaast heeft het Agentschap.nl met betrekking tot een aantal ‘product- groepen’ zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De RUD Zeeland acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelikheid en keuze voor de ondernemersrelatie ond ernemersrelatie
De RUD Zeeland acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. De RUD Zeeland streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De RUD Zeeland moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
De RUD Zeeland kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de RUD Zeeland door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De RUD Zeeland kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
De RUD Zeeland heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de RUD Zeeland moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
De RUD Zeeland heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De RUD Zeeland houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de RUD Zeeland doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De RUD Zeeland hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingsverbanden binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de RUD Zeeland de volgende methode:
De RUD Zeeland zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit- bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de RUD Zeeland ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag: de RUD Zeeland vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag: de RUD Zeeland vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Nationaal aanbesteden: onder de (Europese) drempelbedragen zal de RUD Zeeland nationaal aanbesteden. De RUD Zeeland zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Europees aanbesteden: boven de (Europese) drempelbedragen zal de RUD Zeeland in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.6 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve vooraf gaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De RUD Zeeland wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De RUD Zeeland bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de RUD Zeeland een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De RUD Zeeland wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Inkoop is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd en wordt uitgevoerd door inkopers van de organisatie die de RUD faciliteert. Inkopers worden ingeschakeld bij aankopen vanaf €25.000,-.
Inkoop wordt concreet voorbereid en uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het dagelijks bestuur kan deze bevoegdheid in mandaat verlenen aan de directeur van de RUD Zeeland. Deze kan het vervolgens in ondermandaat verlenen.
Onder nazorg wordt in dit verband verstaan: klachten, monitoring, evaluatie en rapportage.
In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen RUD Zeeland en Ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de aanbestedingsprocedure gehandeld wordt. Dit kan leiden tot een klacht. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is voor een ieder de mogelijkheid opgenomen om een klacht in te dienen over gedragingen op het terrein van aanbesteden bij aanbestedende diensten die tevens bestuursorgaan in de zin van de Awb zijn (titel 9.1 “Klachtbehandeling door een bestuursorgaan”).
Monitoring, evaluatie en rapportage van het inkoopbeleid zullen worden meegenomen in de reguliere management- en bestuursrapportages.
Aldus besloten door het Dagelijks Bestuur van de RUD Zeeland op 10 november 2014.
De voorzitter, W.V.L. Ginjaar
De secretaris, A. van Leeuwen
Standaardafwijkingen RUD Zeeland op het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Van het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, wordt op de navolgende wijze afgeweken:
Algemeen: Daar waar gemeente staat, dient men RUD Zeeland te lezen
Artikel 8 Intellectueel eigendom
Artikel 8 wordt geheel gewijzigd en komt te luiden als volgt:
8.1. Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten)met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Contractant, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de Gemeente. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.
8.2. Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de Gemeente en/of derden.
8.3. In geval partijen ingevolge artikel 8.1 anders overeenkomen, doet de Contractant voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.
8.4. In de situatie als vermeld onder 8.1, waarin de IE-rechten volledig bij de Contractant berusten, verkrijgt de Gemeente een onbeperkt gebruiksrecht met betrekking tot alle resultaten voorvloeiende uit de Overeenkomst. Dit gebruiksrecht omvat mede het recht om de resultaten – indien overeengekomen ook buiten het kader van de Overeenkomst waaruit de resultaten voortvloeien – onbeperkt te verveelvoudigen, te wijzigen, openbaar te maken en toe te passen
8.5. In geval partijen ingevolge artikel 8.1 anders overeenkomen, behoudt de Gemeente zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud.
8.6. De Contractant garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren alsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.
8.7. In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.
8.8. In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering
Aan artikel 14 wordt lid 5 toegevoegd, luidend als volgt:
14.5 Tenzij anders is overeengekomen is de in het kader van de Overeenkomst door de Contractant te vergoeden schade beperkt:
a. voor Overeenkomsten waarvan de waarde minder bedraagt dan EUR 1 miljoen: tot het bedrag van de schade per gebeurtenis maar niet meer dan EUR 1 miljoen;
b. voor Overeenkomsten waarvan de waarde EUR 1 miljoen of meer bedraagt: tot het bedrag van de schade per gebeurtenis, maar niet meer dan de waarde van de overeenkomst.
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
3.4 Grensoverschrijdend belang
4. Ethische en ideële uitgangspunten
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
5.6 Raming en financiële budget
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen