CVDR373479_1Beleidsregel Internetconsultatie MRDH 2015nlregelingMetropoolregio Rotterdam Den Haag2017-05-16AlbrandswaardBarendrechtBrielleCapelle aan den IJsselDelft's-GravenhageHellevoetsluisKrimpen aan den IJsselLansingerlandLeidschendam-VoorburgMaassluisMidden-DelflandNissewaardPijnacker-NootdorpRidderkerkRijswijkRotterdamSchiedamVlaardingenWassenaarWestlandWestvoorneZoetermeergemeentebladen deelnemende gemeentenBeleidsregel Internetconsultatie MRDH 2015artikel 2:1, eerste lid, gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag 2014algemeen bestuurbestuur en recht2014-12-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-01-30nieuwe regeling1739GeenGeen Beleidsregel Internetconsultatie MRDH 2015 Het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag, Gelet op artikel 2:1, eerste lid, van de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag 2014, Besluit:

de volgende beleidsregel vast te stellen:

Voorstellen die een significante verandering brengen in de rechten en plichten van burgers, bedrijven en instellingen of die grote gevolgen hebben voor de uitvoeringspraktijk worden via internet geconsulteerd, tenzij:

het een voorstel van spoedeisende aard is;

de uitzonderingsgronden van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing zijn;

het gaat om voorgestelde regelgeving waarin consultatie niet in betekenende mate kan leiden tot aanpassing van het voorstel.

Indien een voorstel in consultatie wordt gegeven, wordt de periode waarin de consultatieprocedure loopt, afgestemd op wettelijke of in de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag 2014 geregelde procedures van inspraak en zienswijze;

De consultatieprocedure wordt afgestemd op de door de regering gevolgde consultatieprocedure;

Dat jaarlijks wordt gerapporteerd over de uitvoering van deze beleidsregel.

Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag op 19 december 2014 de secretaris, mr. M.J. Toet de voorzitter, ing. A. Aboutaleb Toelichting Internetconsultatie wordt veelvuldig door de rijksoverheid gebruikt om burgers, bedrijven en instellingen te consulteren bij beleidsvoornemens of voorgenomen regelgeving. Via de website worden belanghebbenden en anderen geïnformeerd over wetgeving in voorbereiding en kunnen daarop via de website een reactie geven. Internetconsultaties kunnen plaatsvinden over voorgenomen beleid en over voorgenomen regelgeving. Internetconsultatie is vooral effectief bij voornemens die veranderingen aanbrengen in rechten en plichten van burgers of die grote invloed hebben op de uitvoeringspraktijk. Internetconsultatie vergroot de transparantie van beleid en vergroot de mogelijkheden van publieke participatie rn levert een bijdrage aan de kwaliteit van de beleidsvoornemens/regelgeving. Wij stellen voor om deze werkwijze ook voor de MRDH toe te passen. Het reglement van orde van het algemeen bestuur anticipeert op een toepassing door de MRDH waarin wordt bepaald dat de voorzitter (onder meer) is belast met het presenteren van de resultaten van consultatie met raadsleden van deelnemende gemeenten en met derden. Het AB krijgt daarvoor een beleidsregel voorgelegd (bijlage). Het principe daarvan is "ja, tenzij". Voor de uitzonderingen zie de beleidsregel. De beslissing om een internetconsultatie te starten geschiedt door naar keuze het management van de MRDH of de bestuurscommissie die het aangaat of het DB. Bij de toepassing moet rekening worden gehouden met enkele aandachtspunten en spelregels. Allereerst is het belangrijk om duidelijk te maken wat de status van het voorstel is en in welk stadium het zich bevindt. Ook dient helder te worden gemaakt dat een voorstel waarover geconsulteerd wordt later nog kan wijzingen (anders is de consultatie sowieso overbodig). De organisatie bepaalt het moment waarop de internetconsultatie start. Dat moment kan al vroeg in het proces liggen, bijvoorbeeld omdat vroegtijdig beter zicht nodig is op belangentegenstellingen in het veld of omdat zo meer en beter informatie kan worden verzameld die zicht geeft op de problematiek en mogelijke oplossingen. De consultatie kan ook worden uitgevoerd over een bijna afgerond voorstel. In dat stadium kan bijvoorbeeld gericht geïnformeerd worden naar de verwachting van burgers, bedrijven en organisaties van de werking van specifieke onderdelen van de regeling in de praktijk. Er dient uiteraard wel nog ruimte te zijn om nog iets te kunnen doen met de reacties van de internetconsultatie. Internetconsultaties kunnen ook meer dan een keer worden uitgevoerd. Een eerste keer in de fase van beleidsvorming (consulteren over probleemstelling, doelstelling, of keuze van instrumenten) en een tweede in de fase dat er een concept wetsvoorstel ligt. Internetconsultatie vergroot de transparantie van het bestuurlijke proces, verbetert de mogelijkheden voor publieke participatie en levert een bijdrage aan de kwaliteit van voorstellen. De consultatie biedt voor betrokkenen ook inzicht in de afwegingen die de MRDH maakt. De toepassing vraagt wel om spelregels. Het hiernavolgende is afgeleid van de handleiding internetconsultatie van het rijk. De afhandeling geschiedt door MRDH-organisatie, de website verschijnt in een MRDH-omgeving waarbij de techniek wordt gehost door GVOP. Voor iedere consultatie wordt een aparte mailbox geopend die doorgelinkt wordt naar de betrokkenmedewerker(s). De consultatie vraagt om betrokkenheid vóóraf van voorlichting/communicatie over publiciteit en benaderen van doelgroepen, en over taalgebruik. Er gelden spelregels over deelname en openbaarheid. Baggeropmerkingen kunnen worden verwijderd, maar alleen in geval van haatzaaiende boodschap, discriminerend taalgebruik of op een andere wijze misbruik maken van de website (bijvoorbeeld om reclame te maken). Publiceren van reacties tijdens de looptijd van de consultatie maakt de site levendig, maar het kan ook achteraf. Mensen zien hun reactie en die van anderen. Bij de keuze voor publicatie tijdens de looptijd plaatst het systeem de reactie, waarbij geen bezwaar is gemaakt tegen publicatie, direct op de site. De medewerker kan deze reactie desgewenst van de site verwijderen. Dat gebeurt echter alleen in die gevallen dat de reactie niet tegemoet komt aan de voorwaarden voor deelname. Ingekomen reacties worden met naam en e-mailadres op de internetconsultatiesite gepubliceerd, tenzij de respondent daar bezwaar tegen maakt en behoudens wettelijke verplichtingen, zoals die op grond van de WOB. Plaatsing tijdens de looptijd van de internetconsultatie vraagt een regelmatiger tijdsinvestering van de medewerker omdat men regelmatig moet bekijken welke reacties zijn geplaatst en deze zo nodig moet verwijderen. Voor derden (bijvoorbeeld journalisten ) is het overigens wel altijd mogelijk om met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur alle binnengekomen reacties op te vragen, dus ook de reacties die niet gepubliceerd zijn op verzoek van de respondent. Respondenten ontvangen feedback in de vorm van een verslag van de consultatie (op hoofdlijnen) dat op de website voor internetconsultatie wordt geplaatst. Dit verplichte verslag is de feedback aan individuele personen en organisaties die een reactie hebben gegeven en die hen door het systeem voor internetconsultatie wordt toegezegd. Het verslag dient in elk geval te bevatten; • het onderwerp van de consultatie; • de looptijd van de consultatie; • de voorgelegde vraag of vragen; • de opbrengst van de consultatie (hoeveel reacties en (globaal) van welke doelgroepen); • wat is op hoofdlijnen met de opbrengst gedaan (vermeld de veranderingen in het voorstel en de toelichting en licht deze toe). De rapportage wordt betrokken bij de besluitvorming door de bevoegde organen en dient dus daaraan voorafgaand gereed te zijn. Dat vraagt tijdige planning. Als doorlooptijd voor de publieke consultatie geldt 4 weken excl. voorbereidingstijd. Daarop volgt dan het schrijven van het rapport e.d. De toelichting bij het voorstel geeft antwoord op de over aanleiding en doel van de voornemens e.d. Wij stellen voor om een pilot te houden met als onderwerp de Agenda Economisch Vestigingsklimaat. Om de pilot te kunnen nuitvoeren moet er gebruik gemaakt kunnen worden van het systeem zoals het rijk die hanteert. Daarover nemen we contact op met het GVOP dat ook ingeschakeld zal worden voor onze elektronische bekendmakingen. Als hierop een positief antwoord komt, is de volgende stap het openen van een mailbox, schrijven van een toelichting e.d. en aanwijzen van een medewerker die de ontvangen reacties beheert.