Reglement van orde voor het dagelijks bestuur MRDH 2015

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

Secretaris-generaal: op grond van artikel 5.1 van de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag 2014 door het algemeen bestuur benoemde persoon of diens vervanger.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het dagelijks bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de leden.

• 3.

  Een lid van het dagelijks bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris-generaal.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergadering

• 1.

  Het dagelijks bestuur vergadert in de regel eenmaal per kwartaal op een in onderling vast te stellen plaats, dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een ander lid van het dagelijks bestuur dit nodig acht.

• 2.

  Indien een lid van het dagelijks bestuur een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

• 3.

  Voorafgaande aan ieder jaar worden door het dagelijks bestuur de data vastgesteld voor de reguliere vergaderingen.

Artikel 4 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris-generaal.

• 2.

  Wanneer de secretaris-generaal verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris-generaal vervangt.

Artikel 5 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, als regel ten minste een week van tevoren, door de secretaris-generaal aan de leden van het dagelijks bestuur een agenda met bespreekstukken toegezonden.

• 2.

  Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 48 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris-generaal, mits de voorzitter daarmee instemt.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris-generaal draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het dagelijks bestuur.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het dagelijks bestuur kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Verslag en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris-generaal draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat ten minste:

  a. de namen van de afwezige leden;

  b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  c. een vermelding van onderwerpen die aan de orde zijn geweest.

  d. een formulering van de door het dagelijks bestuur genomen besluiten (besluitenlijst).

• 3.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 4.

  Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van het algemeen bestuur. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur.

• 5.

  Indien tijdens de vergadering besprekingen worden gevoerd met derden, wordt daarvan, indien daar aanleiding voor is, een afzonderlijk verslag gemaakt.

• 6.

  Het gestelde in het vijfde lid is niet van toepassing op toelichtingen die door ambtenaren van de Metropoolregio op verzoek van het dagelijks bestuur of de voorzitter worden gegeven.

Artikel 10 Openbare vergadering

• 1.

  De vergadering van het dagelijks bestuur zijn in beginsel besloten. Het dagelijks bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Inlichtingen

• 1.

  Indien één of meerdere leden van de raad van een deelnemende gemeente inlichtingen wensen van het dagelijks bestuur, dienen zij die te verkrijgen via het lid dat namens hun gemeente in het algemeen bestuur plaats neemt . Als deze procedure niet tot een bevredigend antwoord heeft geleid, kunnen zij zich direct richten tot het dagelijks bestuur.

• 2.

  Bij een verzoek aan het dagelijks bestuur als bedoeld in het eerste lid, handelt de voorzitter het verzoek aan het dagelijks bestuur af naar bevind van zaken, waarbij het antwoord in lijn ligt met het door het dagelijks bestuur vastgestelde beleid. De voorzitter informeert het dagelijks bestuur over de wijze waarop het verzoek is afgehandeld.

Artikel 12 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het dagelijks bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op 19 december 2014.

• 2.

  Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde van het dagelijks bestuur MRDH 2015.