CVDR372893_1Archiefverordening gemeente Tilburg 2015nlregelingTilburg2018-05-01TilburgGemeenteblad 2015, 64632naam Archiefverordening gemeente Tilburg 2015Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2015-07-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-07-242018-02-05nieuwe regeling13-07-2015, 211.Besluit informatiebeheerGeenArchiefverordening gemeente Tilburg 2015De raad van de gemeente Tilburg;gezien het voorstel van burgemeester en wethouders;Gemeentewet, art. 149Archiefwet artikelen 30, 31 en 32BesluitVast te stellen de Archiefverordening gemeente Tilburg 2015.In te trekken de Archiefverordening gemeente Tilburg 2007, zoals
vastgesteld op 16 april 2007 met inbegrip van de nadien doorgevoerde
wijzigingen.Hoofdstuk I Algemene bepalingenArtikel 1. BegripsbepalingenDeze verordening verstaat onder:de wet: Archiefwet 1995besluit: Archiefbesluit 1995 archiefregeling: Archiefregeling, zoals gepubliceerd in de
Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 en van 17 december
2012, nr. 26238archiefbescheiden: de in de Archiefwet in artikel 1, onder c,
bedoelde archiefbescheiden gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, sub b 1e , van de wet, voor zover behorende tot de
gemeente, alsmede andere beheerseenhedenzorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de
uitvoering van de Archiefwet 1995college: het college van burgemeester en wethouders van de
gemeente Tilburgbeheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering
van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en
toegankelijke staat te brengen en te bewarende archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen bewaarplaats(en)archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van
archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de
archiefbewaarplaatse-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en
procedures, financieel beheer, personeel, databeheer,
databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam
beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris; belast met het beheer van de
archiefbewaarplaatsen en het onder de bevelen van het college
van burgemeester en wethouders uit te oefenen toezicht op het
beheer van de niet overgebrachte archiefbescheidenbeheerder: het hoofd van een beheerseenheid beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie,
adviesraden en commissies stichting: stichting Mommerskwartier, gevestigd te Tilburginformatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan
worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard,
geordend en geraadpleegdinformatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de
informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen
en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn.Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden.Artikel 2 Het college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als
de overgebrachte archiefbescheiden.Artikel 3Het college benoemt de archivaris.Artikel 4Het college draagt zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden
van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet,
hierbij tevens begrepen een e-depot. Hij draagt zorg voor voldoende en
doelmatige archiefruimten en voor een veilige digitale beheeromgeving
waarin de digitale archiefbescheiden duurzaam worden bewaard.Artikel 5Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd
personeel c.q. voor voldoende middelen voor de werkzaamheden verbonden
aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel 6Het college draagt zorg voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen
op de gemeentebegroting ter dekking van de kosten, die aan de zorg voor
en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop,
zijn verbonden.Artikel 7Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden
voorschriften vast;Het college ziet er op toe dat bij deelname in, of oprichting
van specifieke (privaatrechtelijke) rechtspersonen, of
samenwerking binnen andere beheerseenheden het beheer van
archiefbescheiden overeenkomstig de bepalingen van de wet
gebeurt;Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de
bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze,
dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke
bewaartermijn is gewaarborgd;Het college draagt er zorg voor, dat de archiefbescheiden in
geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard
zodanig, dat het behoud van deze bescheiden gedurende de
wettelijke bewaartermijn is gewaarborgd.Artikel 8Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek
Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad
omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hij
overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn
uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsen.Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de
archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. Artikel 9De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de
bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of te laten bijstaan. Artikel 11De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak
noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht
te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van
hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn
opgenomen.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het
toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de
voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen,
toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht, hieronder begrepen zowel
archiefruimten als informatiesystemen.Artikel 12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke
voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten
worden getroffen.Artikel 13De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
tot:Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere
(privaatrechtelijke) beheerseenheid, overheidsorgaan of
rechtspersoon;Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;Voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen;Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.Artikel 14Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte en/of archiefbewaarplaats
inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden behoeft de
goedkeuring van de archivaris.Artikel 15De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college betreffende de
uitoefening van het toezicht over de niet-overgebrachte
archiefbescheiden. Hoofdstuk IV. Beheer van de archivaris van de overgebrachte
archiefbescheiden.Artikel 16De archivaris is belast met het formele beheer van de overgebrachte
archiefbescheiden.Artikel 17De beheertaak van de archivaris met betrekking tot de overgebrachte
archiefbescheiden omvat:Formele opname in de archiefbewaarplaats.Formeel beheer van de overgebrachte archieven en
collecties.Toe- en afwijzen van een verzoek tot raadpleging van
niet-openbare archiefbescheiden voor zover de bevoegdheid in de
akten van overbrenging bij de archivaris is belegd.Formeel uitlenen van archieven en collecties aan
overheidsorganen en particulieren, die archieven en collecties
hebben overgedragen.Verstrekken van gewaarmerkte afschriften van authentieke
akten.Vaststellen van akten van overbrenging van archieven en
collecties, zoals geregeld in verschillende mandaten.Vaststellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden,
die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het
opdracht geven tot daadwerkelijk vernietigen.Nemen van besluiten van vernietiging uit en vervreemding van
overgebrachte archieven en collecties.Jaarlijks vaststellen van een lijst van de door de gemeenten en
particuliere eigenaren overgebrachte nieuwe archieven en
collecties.Toezien op het op een juiste wijze en overeenkomstig het
bedrijfsplan uitvoeren van de werkzaamheden met betrekking tot
het uitbestede archiefbeheer door de stichting en hiertoe zo
nodig adviezen en dwingende aanwijzingen geven.Het zelfstandig namens de gemeente overbrengen van een
particulier archief of collectie naar de archiefbewaarplaats,
mits het behoud van het archief of de collectie van historisch
belang is.Artikel 18De uitvoering van het feitelijke beheer vindt plaats overeenkomstig de
wet en de ter uitvoering daarvan gegeven wettelijke voorschriften door
de stichting Mommerskwartier; de stichting zal daarbij de aanwijzingen
van de gemeentearchivaris in acht nemen. Artikel 19De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college over het
formele beheer van de overgebrachte archiefbescheiden en
collecties.Hoofdstuk V SlotbepalingenArtikel 20 InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de achtste dag na die van
haar bekendmaking.Met ingang van die dag vervalt de Archiefverordening gemeente
Tilburg 2007 zoals vastgesteld door de gemeenteraad van Tilburg
bij besluit van 16 april 2007 met inbegrip van nadien
doorgevoerde wijzigingen.Artikel 21 CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam Archiefverordening
gemeente Tilburg 2015. Memorie van toelichtingDe archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit
1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de
aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. In 2007 is de
Archiefverordening 1997 naar aanleiding van de dualisering aangepast. In 2015
spelen andere fundamentele veranderingen een rol: digitalisering,
ketensamenwerking en veranderingen in het toezicht. De archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de
regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt
voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer
van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals de Archiefwet en Archiefbesluit, niet alleen van
toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn,
is geregeld in art. 3 van het Archiefbesluit 1995.Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid
van de wet.Artikelsgewijze toelichting:Artikel 1Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening
een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 4Het college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en
als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een
archiefbewaarplaats. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats wordt in een
collegebesluit vastgelegd. De ministeriële regeling stelt op grond van artikel
13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en
inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 5Het aanwijzen van een beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer van de
gemeente Tilburg. Artikel 8Door de grotere nadruk op horizontaal toezicht dient het college te rapporteren
aan de Raad. Tweejaarlijkse rapportages over de staat van de
informatiehuishouding en het beheer van de archiefbewaarplaats krijgen daarmee
meer belang in het geheel van het beheer van informatie. Artikel 9De archivaris voert het toezicht (de inspectie) uit over de nog niet
overgebrachte bestanden.Artikel 10De archivaris kan zich laten vertegenwoordigen door een of meerdere
archiefinspecteur(s). Dit kan een interne of externe functionaris zijn. De
gemeentearchivaris blijft eindverantwoordelijk. Artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in
de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De
wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden –
bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te
begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan
worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met
de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een
andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een
term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine
leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is
verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend
aan Algemene wet inzake rijksbelastingen en Wet Bescherming Persoonsgegevens. Artikel 12Op basis van de uitgevoerde inspectie wordt door de archivaris een rapport
opgesteld. Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot
gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden.Artikel 14Dit artikel komt voort uit de verdergaande digitalisering. Voor analoge en
digitale archiefbescheiden gelden verschillende eisen ten aanzien van de opslag.
De rol van de archivaris is om die reden niet (meer) beperkt tot het passief
kennis nemen van voornemens tot bouw, verbouw, verandering van inrichting of
ingebruikneming. Hij dient zijn goedkeuring te hechten aan plannen om zodoende
een duurzame (digitale) opslag te garanderen. Artikel 15Dit artikel sluit aan bij de verantwoordelijkheid van het college te rapporteren
aan de raad over de staat van de informatiehuishouding. Dat is eerst mogelijk,
wanneer de archivaris daartoe het onderliggende rapport aanlevert. Artikel 16Dit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995.Artikel 18De werkzaamheden zijn nader omschreven in de overeenkomst die de gemeente met de
stichting Mommerskwartier heeft afgesloten in het kader van de uitvoering van
archiefbeheerwerkzaamheden.Artikel 19Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en
van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad over het beheer van
de archiefbewaarplaatsen. Het college overlegt daarbij het verslag, dat door de
archivaris aan hen is uitgebracht over het beheer van de
archiefbewaarplaats.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 juli 2015de voorzitter, de secretaris,