| Organisatie | Meerssen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatbesluit gemeente Meerssen 2015 |
| Citeertitel | Mandaatbesluit gemeente Meerssen 2015 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Onbekend.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-07-2015 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 30-06-2015 - | Onbekend. |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Meerssen resp. de burgemeester van de gemeente Meerssen geven -ieder voor zover bevoegd- met onderstaand mandaatbesluit de in het bij dit besluit behorende “Mandaatbesluit gemeente Meerssen 2014” aangewezen ambtenaren van de gemeente Meerssen volmacht en mandaat voor het uitoefenen van de hieronder genoemde bevoegdheden namens het college resp. de burgemeester
het ten behoeve van het bereiken van deze organisatiedoelstellingen van de gemeente en uit het oogpunt van efficiency wenselijk is, om de uitvoering van taken en bevoegdheden namens het college en de burgemeester zoveel mogelijk op te dragen aan de afdelingshoofden resp. behandelend medewerkers van de gemeente Meerssen;
Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht, alsmede op alle daarvoor in aanmerking komende wettelijke bepalingen, voorschriften en richtlijnen;
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
Artikel 2 Mandaat (beslissingsbevoegdheid)
Mandaat wordt verleend aan de functionarissen conform het bij deze regeling behorende bevoegdhedenregister, en bij hun afwezigheid aan hun plaatsvervangers zoals in artikel 5 is bepaald. De bevoegdheden worden door de functionarissen uitgeoefend namens – dus in naam van en onder verantwoordelijkheid van – het ter zake bevoegde bestuursorgaan.
Artikel 3 Ondertekeningsmandaat
Ondertekeningsmandaat wordt verleend voor alle zaken waarvan de beslissingsbevoegdheid bij het college van Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester blijft, aan de functionarissen zoals vermeld in het bij deze regeling behorende bevoegdhedenregister, en bij hun afwezigheid aan hun plaatsvervangers, zoals in artikel 5 is bepaald.
Artikel 6 Algemene uitzonderingen
Het mandaat heeft, onverminderd het bepaalde in artikel 10.3 van de Awb, geen betrekking op besluiten indien:
de afdoening van een zaak niet als routine kan worden aangemerkt en/of een afzonderlijke specifieke beoordeling of afweging noodzakelijk is. Hiertoe worden in elk geval gerekend:
het beslissen op bezwaarschriften en/of klachten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
het vaststellen, wijzigen of intrekken van kaders, beleidsregels en besluiten van algemene strekking zoals algemeen verbindende voorschriften aan de orde is dan wel anderszins het bevoegdheden betreffen waarvoor ingevolge de Awb of in enig ander wettelijk voorschrift is bepaald dat mandaat niet kan worden verleend;
Artikel 8 Besluitvorming door bestuursorgaan
Een ambtelijk advies/voorgenomen besluit wordt in ieder geval ter verdere besluitvorming aan het verantwoordelijke bestuursorgaan voorgelegd, als:
Artikel 9 Integrale besluitvorming
Indien bij het gebruiken van de verleende bevoegdheid (te weten mandaat, volmacht of machtiging) een andere afdeling eveneens belang heeft of de betreffende zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, legt de gemandateerde alvorens tot ondertekening of afdoening over te gaan, het stuk voor medeparaaf of instemming voor aan de betreffende medewerker van dat cluster of die afdeling. Indien met deze geen overeenstemming wordt bereikt legt de gemandateerde de zaak ter afdoening voor aan de mandaatgever.
Artikel 10 Eisen aan het bij mandaat genomen besluit
Indien tegen een besluit dat krachtens mandaat is genomen, bezwaar kan worden gemaakt, beroep of een andere administratiefrechtelijke voorziening kan worden ingesteld, wordt daarvan bij de bekendmaking en bij de mededeling van het besluit melding gemaakt op de wijze zoals dat in gemeente Meerssen gebruikelijk is.
Degene aan wie de bevoegdheid is (onder)gemandateerd een besluit te nemen wordt geacht het in mandaat genomen besluit te ondertekenen. In geval namens het college van burgemeester en wethouders wordt getekend, worden uitgaande stukken in de ‘wij-vorm’ geredigeerd. In geval namens de burgemeester wordt getekend, worden uitgaande stukken in de ‘ik-vorm’ geredigeerd.
“Namens het college van Burgemeester en Wethouders” resp. “Namens de burgemeester”
---------------------------------
Burgemeester en wethouders van de gemeente Meerssen resp. “Burgemeester van de gemeente Meerssen”
Overeenkomstig het besluit van d.d. [datum besluit]
---------------------------------
bovenaan de overeenkomst komt een tekst waaruit blijkt dat degene die de overeenkomst tekent daarvoor een volmacht van de burgemeester heeft. De tekst “die handelt op grond van mandaat’ geeft aan dat degene ook bevoegd was namens het college te besluiten tot het aangaan van de overeenkomst.
“de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Meerssen, gevestigd te ((6231 LE) Meerssen aan de Beekstraat 51, vertegenwoordigd door [naam, functie], die handelt op grond van mandaat en is gemachtigd door de burgemeester mevrouw M.A.H. Clermonts, hierna: Gemeente Meerssen”.
De overeenkomst wordt dan als volgt ondertekend:
----------------------------------------
Als het gaat om het ondertekenen van overige brieven zonder rechtsgevolg (bijvoorbeeld een informatieve brief) is de ondertekening als volgt:
“Namens het college van Burgemeester en Wethouders” resp. “Namens de burgemeester”
Meerssen, 30 juni 2015
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MEERSSEN,
------------------------------- ------------------------------
De secretaris, De burgemeester,
Mr. J.J.M. Eurlings, M.A.H. Clermonts-Aretz
We spreken over het verlenen van mandaat als een bestuursorgaan een ander machtigt om in zijn naam en onder zijn juridische verantwoordelijkheid de aan het bestuursorgaan toekomende bevoegdheid uit te oefenen. Hierbij blijft de mandaatgever niet alleen bevoegd om zelf te beslissen, maar hij blijft ook volledig verantwoordelijk voor alles wat de gemandateerde heeft gedaan of nagelaten binnen de grenzen van het verleende mandaat.
In een enkel geval blijft het bestuursorgaan zelfs ook verantwoordelijk voor activiteiten verricht buiten de grenzen van het mandaat; dit dient per geval beoordeeld te worden. Wanneer mandaat niet wettelijk is uitgesloten en de aard van de bevoegdheid mandatering van de bevoegdheid niet in de weg staat, dan is de mandaatverlening geïmpliceerd in de aan het bestuursorgaan toekomende bestuursrechtelijke bevoegdheid.
In het tweede lid van artikel 10.3 Awb wordt aangegeven in welke gevallen de aard van de bevoegdheid zich in ieder geval tegen mandaatverlening zal verzetten. Daarnaast zal in elke situatie moeten worden beoordeeld of een bepaald mandaat zich wel verdraagt met de wettelijke regeling. De beslissing om een ander te machtigen om een bevoegdheid uit te oefenen is een op (publiekrechtelijk) rechtsgevolg gerichte rechtshandeling. Dat betekent dat als zo’n beslissing door een bestuursorgaan wordt genomen en op schrift wordt gesteld, we te maken hebben met een besluit in de zin van de Awb. Dat besluit strekt er toe dat de gemandateerde zich tegenover de burger kan gedragen als vertegenwoordiger van de mandaatgever en dat zijn handelingen in principe tegenover de burger tot binding van de mandaatgever leidt.
De mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend. Ondermandaat houdt in dat aan de gemandateerde de bevoegdheid wordt gegeven om zelf een ander aan te wijzen die met de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid wordt belast. Dit kan zelfs een externe persoon zijn, bijvoorbeeld de brandweer. Bij ondermandaat gelden alle bepalingen die voor mandaat van toepassing zijn. Omdat de mandaatgever ten volle verantwoordelijk blijft, zal voor ondermandaat wel de eis gelden dat mandaatverlening door de gemandateerde enkel kan plaatsvinden met instemming van de mandaatgever. Die eis blijkt ook uit artikel 10.9 Awb waarin is bepaald dat de mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend.
Van de verschillende soorten mandaten zullen de volgende in dit mandaatbesluit zijn opgenomen:
Beslissingsmandaat: hierbij wordt de beslissing geheel overgelaten aan de gemandateerde. In het bevoegdhedenregister is gekozen voor de omschrijving: “het beslissen op een aanvraag van …”. Onder deze bevoegdheid vallen alle handelingen die vereist zijn om tot een besluit op aanvraag te kunnen komen.
Dat wil zeggen alle voorbereidingshandelingen, zoals het inwinnen van advies en het verzoeken om aanvullende informatie maar ook bijvoorbeeld het buiten behandeling laten wegens onvolledigheid van de aanvraag. Ook valt onder dit mandaat de bevoegdheid tot het verbinden van voorschriften aan een vergunning. In het ondermandaat van elke afdeling kunnen deze bevoegdheden nader zijn uitgewerkt.
Ondertekeningsmandaat: hierbij gaat de verleende machtiging niet verder dan tot ondertekening namens het bestuursorgaan. In het register is een bevoegdheid opgenomen voor ‘het ondertekenen van alle correspondentie ter zake van de uitvoering van de door de afdeling voorbereide raadsbesluiten en besluiten van het college”. Hiermee wordt uitsluitend een ondertekeningmandaat bedoeld voor besluiten die door het college of de raad zijn genomen. Het gaat daarbij in feite alleen om de bekendmaking van een besluit dat door het bestuursorgaan is genomen. Inhoudelijk heeft het bestuursorgaan het besluit zelf genomen. Met een ondertekeningmandaat kunnen bijvoorbeeld geen voorschriften aan een besluit worden verbonden als die niet expliciet in het besluit van het bestuursorgaan zijn vermeld.
Het aangaan van overeenkomsten
Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij de gemeente Meerssen partij is. Het gaat daarbij om de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om het college of de burgemeester als bestuursorganen. Omdat de gemeente als bestuursorgaan niet bestaat, is het college op grond van de Gemeentewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 160 lid 1 onder e). Het college zal dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan.
Vervolgens is bepaald dat de burgemeester de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 171 Gemeentewet). Dit houdt in zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De burgemeester is daarom degene die overeenkomst namens de gemeente ondertekent.
Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van het college (voor de beslissing om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de burgemeester om de overeenkomst te ondertekenen.
Welke overeenkomsten worden in mandaat genomen (besluit en ondertekening)
Voor overeenkomsten die worden aangegaan ter uitvoering van een bepaalde functie waarvoor een budget is vastgesteld, is een algemene bepaling opgenomen. Voor deze overeenkomsten geldt een mandaat voor het besluiten tot het aangaan van de overeenkomst. Het mandaat is beperkt tot besluiten waarmee een direct financieel belang is gemoeid van maximaal € 25.000,-.
Voor overeenkomsten waartoe in mandaat is besloten is een algemene volmacht opgenomen zodat deze ondertekend kunnen worden namens de burgemeester.
Welke overeenkomsten worden door het college genomen (besluit en ondertekening)
Er is mandaat verleend voor het aangaan voor overeenkomsten tot een bedrag van € 25.000,-. Besluiten die dit bedrag te boven gaan worden aan het college ter besluitvorming voorgelegd. Voor privaatrechtelijke rechtshandelingen waartoe het college zelf heeft besloten, dient de burgemeester te tekenen.
Ook is mandaat/volmacht opgenomen voor het vorderen van nakoming van de overeenkomst die in mandaat zijn aangegaan. Dit houdt in dat degene die in mandaat heeft besloten tot het aangaan van een overeenkomst en die in volmacht heeft getekend, ook bevoegd is om nakoming van de overeenkomst te eisen. Dit geldt voor het vorderen van nakoming buiten rechte, dus zonder gerechtelijke procedures. Het besluiten om een gerechtelijke procedure te starten valt buiten dit mandaat.
In de Awb staan de spelregels van het bestuursrecht. Voor mandatering zijn met name de hoofdstukken 3 en 4 van belang die de regels geven voor de totstandkoming van besluiten. In het bevoegdhedenregister is een algemeen mandaat opgenomen voor het behandelen van aanvragen. De verschillende bevoegdheden die hierover in de Awb staan, zijn in het register niet nader gespecificeerd. In het bevoegdhedenregister van elke sector wordt vervolgens gedetailleerd aangegeven welke bevoegdheid bij welke functionaris ligt.
Bij mandaatverlening is geen wettelijke grondslag nodig omdat er geen verschuiving van bevoegd- en verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan naar de gemandateerde plaatsvindt.
Ingevolge artikel 10.5 Awb wordt bij het verlenen van een algemeen mandaat de eis gesteld dat het schriftelijk geschiedt. Dit impliceert dat ook de beëindiging van dit mandaat schriftelijk zal moeten plaatsvinden. Naast de eisen van schriftelijkheid dient een krachtens mandaat genomen besluit te vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen (artikel 10.10 Awb). Het verlenen van mandaat, als publiekrechtelijke rechtshandeling, zal draagkrachtig gemotiveerd moeten zijn.
BEVOEGDHEDENREGISTER BEHOREND BIJ MANDAATBESLUIT GEMEENTE MEERSSEN 2015, IN WERKING GETREDEN D.D. 9 JULI 2015
Leeswijzer bevoegdhedenregister
De opbouw van het bevoegdhedenregister sluit aan bij de structuur van de organisatie en is daarmee onder verdeeld in de volgende hoofdstukken:
Eerste kolom beschrijving bevoegdheid
In de eerste kolom is de bevoegdheid omschreven die wordt gemandateerd of waarvoor een machtiging wordt verleend, dan wel volmacht wordt gegeven.
Tweede kolom bevoegd functionaris
In de tweede kolom is aangegeven aan welke functionaris het mandaat wordt verleend of aan welke functionaris de machtiging/volmacht wordt gegeven. Mandaten worden altijd verleend aan functionarissen en niet op naam. In beginsel zijn de bevoegdheden gemandateerd aan de afdelingshoofden van de verschillende afdelingen. Voor een aantal mandaten is een rechtstreeks mandaat aan een bepaalde functionaris gegeven.
In de derde kolom is aangegeven aan welke functionaris bevoegdheden zijn ondergemandateerd. De mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend. Degene die het mandaat heeft gekregen kan die bevoegdheid daarmee nog een keer doorgeven. De afdelingshoofden kunnen de aan hen gegeven bevoegdheden ondermandateren aan medewerkers en aan een aantal externe organisaties. De regels voor (onder) mandaat gelden ook voor volmachten aan ondergeschikten en voor machtigingen.
Vierde kolom specifieke instructies
De vierde kolom geeft aan welke bijzondere voorwaarden opgelegd worden dan wel welke beperkingen gesteld worden, ten aanzien van het verleende mandaat. Deze instructies dienen in acht te worden genomen. Ook staat hier expliciet vermeld als naast de beschreven gemandateerde bevoegdheden er tevens een volmacht voor is verleend.