| Organisatie | Haren |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatbesluit gemeente Haren 2015 |
| Citeertitel | Mandaatbesluit gemeente Haren 2015 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-07-2015 | 02-05-2018 | Nieuwe regeling | 07-07-2015 | Collegebesluit 2015 9725 |
Mandaatbesluit gemeente Haren 2015
Besluit van het college van burgemeester en wethouders van Haren, de burgemeester van Haren, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar van de gemeente Haren, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,
overwegende dat het voor het efficiënt functioneren van de gemeente Haren wenselijk is een mandaatbesluit vast te stellen;
Artikel 2 Bevoegde en bevoegdheid personen
Indien het mandaat, volmacht of machtiging aan een bepaalde functionaris wordt verleend, wordt daarmee het mandaat, volmacht of machtiging eveneens geacht te zijn verleend aan de hiërarchisch hoger geplaatsten zoals gemeentesecretaris, de afdelingsmanager van de betreffende afdeling en teamleider van het betreffende team.
Artikel 3 Algemeen mandaat aan gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij of krachtens dit besluit aan de gemeentesecretarisof aan een afdelingsmanager zijn verleend, in te trekken, aan een andere functionaris toe te bedelen of in ondermandaat te verlenen. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en ter informatie aan het college gezonden, tenzij het om een concrete, individuele aangelegenheid gaat en geldt tot aan de eerstvolgende periodieke wijziging.
Artikel 10 Algemene regels, uitzonderingen
Ingeval de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde op basis van het bepaalde in het tweede lid een te nemen besluit voorlegt aan het bestuursorgaan, neemt dit bestuursorgaan het besluit zelf of geeft de voorwaarden waaronder de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger gebruik mag maken van zijn bevoegdheid, tenzij artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is.
Artikel 11 Reikwijdte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking
De bevoegdheid tot het verrichten van uitvoeringscorrespondentie en het verstrekken van informatie voor niet-gemandateerde bevoegdheden worden bij mandaat opgedragen aan alle ambtelijke functionarissen, voor zover een relatie hebbend met hun functie en geen nieuwe rechtsverhoudingen worden geschapen.
Waar uitvoering wetten, verordeningen of andere regelingen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen wordt verleend aan de gemandateerden wordt daarmee in beginsel ook de bevoegdheid tot het toepassen van bestuursdwang (artikel 125 Gemeentewet, een specifieke regeling of afdeling 5.3 van de Algemene wet bestuursrecht) c.q. het opleggen van een dwangsom (afdeling 5.4 van de Algemene wet bestuursrecht) verleend c.q. het intrekken van een besluit.
Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband kunnen houden.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De gemandateerde informeert het ter zake bevoegd bestuursorgaan desgewenst over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten.
Artikel 13 Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een functionaris, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
Artikel 15 Vermelding rechtsbescherming bij mandaat
Als tegen een krachtens mandaat genomen besluit een administratiefrechtelijke voorziening openstaat, wordt hiervan met de verzending van het besluit mededeling gedaan. Daarbij wordt gebruik gemaakt van standaardteksten.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 7 juli 2015,
De voorzitter, P. van Veen
de secretaris, M.P. de Wilde
Aldus vastgesteld door de burgemeester op 7 juli 2015
P.van Veen
Aldus vastgesteld door de heffingsambtenaar op 7 juli 2015
F.A.P. Naerebout
Aldus vastgesteld door de invorderingsambtenaar op 7 juli 2015
R.H.A. Vermeulen
Toelichting Mandaatbesluit gemeente Haren 2015
Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen, afdeling 10.1.1 Awb. In dit mandaatbesluit worden de bevoegdheden die het college van burgemeester en wethouders, de burgmeester, de invorderingsambtenaar en de heffingsambtenaar op grond van diverse wet- en regelgeving hebben, opgedragen aan medewerkers die werkzaam zijn binnen de gemeente. De besluiten worden genomen door de ambtenaar zelf (gemandateerde), maar gelden als een besluit van het bestuursorgaan (mandaatverlener); het bestuursorgaan blijft dus verantwoordelijk. Het bestuursorgaan blijft tegelijkertijd ook bevoegd om de gemandateerde bevoegdheden zelf uit te oefenen.
De in dit mandaatstatuut vastgelegd mandaten hebben het karakter van een beslissings- en ondertekeningsmandaat. De in mandaat genomen beslissing, behelst ook het afdoen ervan. Afdoen houdt in dat het uitoefenen van de bevoegdheid inhoudelijk aan de medewerker wordt overgelaten. Dit betekent dat de betrokken medewerker zowel de voorbereidingshandelingen alsook de verdere afhandeling verzorgt. Ondertekeningsmandaat betekent dat de gemandateerde medewerker de uiteindelijke beschikking namens het bevoegde orgaan mag ondertekenen.
Dit mandaatbesluit ziet niet alleen op publiekrechtelijke handelingen, maar ook op privaatrechtelijke en feitelijke handelingen. Er is voor gekozen om geen onderscheid te maken tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Door de schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb zijn de bepalingen die betrekking hebben op mandaat tevens van toepassing indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht of machtiging verleent. Wanneer in dit besluit of in het register wordt gesproken over mandaat kan het dus zijn dat het in feite volmacht of machtiging betreft.
Het mandaatbesluit bestaat uit twee delen:
In deze bepaling wordt een aantal begrippen gedefinieerd.
In dit artikel wordt naast mandaat ook gesproken over volmacht en machtiging. In het geval van mandaat gaat het om de bevoegdheid om een publiekrechtelijke rechtshandeling (het nemen van een beschikking) te verrichten. In het geval van volmacht gaat het om de bevoegdheid om een privaatrechtelijke rechtshandeling (het aangaan van een overeenkomst) te verrichten. In het geval van machtiging gaat het om de bevoegdheid om een feitelijke handeling (het voeren van het woord tijdens een rechtsgeding) te verrichten. In de Awb zijn volmacht en machtiging door middel van een schakelbepaling onder de werking van de bepalingen over mandaat gebracht, artikel
10:12 Awb. Wat geldt voor mandaten, geldt ook voor volmachten en machtigingen. Ook dit mandaatbesluit is, door middel van de schakelbepaling van artikel 12, van toepassing op volmachten en machtigingen. In dit mandaatbesluit wordt voor het gemak steeds van mandaat gesproken, ook als sprake is van volmacht of machtiging.
Mandaat wordt in de regel verleend aan een hiërarchisch ondergeschikte. In dit mandaatbesluit zijn de bevoegdheden voor het merendeel gemandateerd aan de afdelingsmanager. Op zijn beurt verleent de afdelingsmanager ondermandaat aan betreffende medewerkers, zoals is opgenomen in het mandaatregister. Lid 1 bepaalt dat het mandaat wordt geacht eveneens aan de hiërarchisch hoger geplaatsten te zijn verleend. Dit lid brengt de hiërarchische positie van leidinggevenden en met name van de gemeentesecretaris tot uitdrukking.
In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Lid 3 is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen.
Per mandaat kunnen bijzondere voorwaarden gelden (artikel 10:6, lid 1 Awb), welke staan aangegeven in de laatste kolom van het mandaatregister.
Dit artikel geeft de gemeentesecretaris de bevoegdheid om bevoegdheden die aan een bepaalde functionaris zijn toebedeeld, tijdelijk aan een ándere functionaris toe te bedelen in afwachting van de eerstvolgende periodieke wijziging van het bevoegdhedenbesluit.
In het geval van afwezigheid van de gemandateerde, is zijn plaatsvervanger of waarnemer bevoegd om het mandaat uit te oefenen. Een plaatsvervanger of waarnemer moet wel formeel als zodanig zijn aangewezen. De plaatsvervanging is horizontaal. Indien dat niet mogelijk is, kan de leidinggevende het mandaat uitoefenen.
Daarnaast kan er teruggevallen worden op de in eerste instantie bevoegde persoon. Volgens artikel 10:10 Awb vermeldt een krachtens mandaat genomen besluit namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Met het bepaalde in artikel 8 wordt aangegeven hoe hieraan op uniforme wijze uitvoering wordt gegeven.
De gemandateerde kan aan hem gemandateerde bevoegdheden in ondermandaat kan opdragen aan een onder hem werkzame medewerker, zoals vermeld in de bij dit besluit behorende mandaatregister (art. 10:9 lid 1 Awb).
Dezelfde voorwaarden die voor mandatering gelden, gaan ook op voor ondermandaat.
Bevoegheden kunnen ook aan externen, niet-ondergeschikten, gemandateerd worden. Daarom zijn er in de lijst mandaten opgenomen van niet onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan werkzame personen, aangeduid als externen. Mandaat aan externen behoeft in beginsel instemming van de externe en in voorkomende gevallen ook van degene onder wiens verantwoordelijkheid de externe werkt (artikel 10:4 Awb).
In de Awb is afdeling 10.1.3 toegevoegd betreffende attributie. Doel van deze regeling is om buiten twijfel te stellen dat bij attributie van een bevoegdheid aan een persoon of college, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een ander bestuursorgaan, het gewone staatsrechtelijke patroon niet wordt doorbroken. Hiermee is dus uitdrukkelijk geregeld dat de gemeenteambtenaar die belast is met de invordering of de heffing van gemeentelijke belastingen (invorderingsambtenaar of heffingsambtenaar) ondergeschikt blijft aan het politiek verantwoordelijke bestuursorgaan waarvoor zij werken. Het college van burgemeester en wethouders houdt dus de bevoegdheid om per geval of in het algemeen instructies te geven, ook voor de toegedeelde bevoegdheid.
In het mandaatregister zijn de algemene mandaten opgenomen. Los daarvan bestaat de bevoegdheid om voor één bepaald geval een mandaat te verlenen (artikel 10:5 Awb). Een dergelijk mandaat wordt een bijzonder mandaat genoemd. Een bijzonder mandaat wordt altijd schriftelijk verleend.
Het verlenen van mandaten, volmachten en machtigingen heeft gevolgen voor de ondertekening van brieven en besluiten.
Het eerste lid koppelt de bevoegdheid om een besluit te nemen of te besluiten een overeenkomst aan te gaan, aan de bevoegdheid om dit besluit of deze overeenkomst te ondertekenen. Dit geldt ook voor privaatrechtelijke overeenkomsten, waar de besluit- en tekeningsbevoegdheid bij verschillende organen ligt (besluiten doet het college op grond van artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet, de burgemeester ondertekent namens de rechtspersoon gemeente op grond van artikel 171 Gemeentewet). Beoogd wordt dit onderwerp helder te regelen, zonder dat er ingewikkelde ondertekeningsconstructies in contracten en brieven hoeven te worden geformuleerd.
Uit de ondertekening dient te blijken namens welk bestuursorgaan het besluit genomen is. Voor ondertekening dienen de ondertekeningsmodellenuit bijlage 2 van dit besluit te worden aangehouden.
Op grond van het tweede lid kan dus volstaan worden met het aangeven van de ondertekeningsbevoegde (het bestuursorgaan) en degene die op basis van (onder)mandaat het besluit heeft genomen en ondertekent (afdelingsmanager of betrokken functionaris). Daaronder moet ook begrepen worden de situatie waarin er een plaatsvervanging of waarneming optreedt. De ondertekening wordt dan aangevuld met de afkortingen loco (bij burgemeester of secretaris), (plv.) of (wnd.)
Het ligt voor de hand dat bij mandatering van een bevoegdheid ook de daarbij behorende handelingen, het voorbereiden, ondertekenen en afdoen van het besluit, door de gemandateerde worden verricht. In het geval dat het gaat om de bevoegdheid tot het aangaan van de overeenkomst, is de gemandateerde ook bevoegd om de overeenkomst te ondertekenen. De bevoegdheid tot het aangaan van de overeenkomst is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur en de bevoegdheid tot het ondertekenen van de overeenkomst is een bevoegdheid van de voorzitter. Het mandaat houdt derhalve beide bevoegdheden in. Voorts houdt het mandaat in de bevoegdheid om het besluit te wijzigen, beëindigen, verlengen, in te trekken en op te zeggen.
In het tweede lid worden grenzen gesteld aan de omvang van het mandaat, in die zin dat er situaties zijn waarin het mandaat niet geldt en het besluit door het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan moet worden genomen. Zo geldt het mandaat niet indien er sprake is van een afwijking van het bestaande beleid (bijvoorbeeld aanbestedingsbeleid), als er geen eensluidend ambtelijk advies is, er sprake is van een overschrijding van budgetten of kredieten.
Voorts is mandaat op grond van artikel 10:3 Awb in bepaalde gevallen uitgesloten:
In lid 4 is opgenomen dat ingeval artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is, het college het besluit zelf neemt. Artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet schrijft voor dat het college de raad vooraf inlichtingen moet verstrekken over de uitoefening van onder andere de bevoegdheden als opgenomen in artikel 160, eerste lid, onder f (voeren van rechtsgedingen), indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente.
Indien door de gemandateerde wordt gehandeld in strijd met het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat opgenomen besluit, met uitzondering van het besluit dat is genomen in strijd met het tweede lid onder f van dit artikel.
Persoonlijke betrokkenheid als bedoeld in het tweede lid onder h doet zich bijvoorbeeld voor als de gemandateerde een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom. Ook is er persoonlijke betrokkenheid, als de gemandateerde privé bepaalde activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de gemeente (bijv. de gemandateerde adviseert in zijn functie over subsidie op het terrein van welzijn en hij vervult in zijn vrije tijd een bestuursfunctie binnen een welzijnsstichting, die subsidie nodig heeft). Ander voorbeeld is, dat de gemandateerde privé actie voert tegen de sloop van een bepaald pand, terwijl hij in zijn gemeentelijke functie betrokken is bij de besluitvorming over de bestemming van het gebouw. Dit geldt evenzeer voor gemandateerden die in hun vrije tijd zitting hebben in wijk- en dorpsraden en vanuit hun gemeentelijke functie bij besluitvorming daarover betrokken zijn. Ook dan is er sprake van persoonlijke betrokkenheid. Hiervan is eveneens sprake, indien een gezins- of familielid van de gemandateerde bijvoorbeeld een vergunning aanvraagt.
Het ligt voor de hand dat bij mandatering van een bevoegdheid ook de daarbij behorende handelingen, bijvoorbeeld ondertekening van de stukken, door de gemandateerde worden verricht. In plaats van per gemandateerde bevoegdheid ook de bijbehorende handelingen te mandateren, is deze algemene bepaling in het mandaatbesluit opgenomen.
Voor de duidelijkheid en overzichtelijkheid is expliciet in lid 3 van dit artikel de mogelijkheid van toepassing van bestuursdwang en het opleggen van een dwangsom aan de uitvoering van de verleende bevoegdheid gekoppeld. Degenen die dus bevoegd is om bijvoorbeeld een besluit te nemen is in beginsel ook gerechtigd de handhaving van de nakoming daarvan te bewaken. Hieronder valt tevens de intrekking van een besluit en de invordering van een dwangsom.
Lid 4 biedt een constructie die aansluit aan op hetgeen in het tweede lid is opgenomen ten aanzien van mandaten. Bovendien wordt hiermee eventuele onduidelijkheid opgeheven met betrekking tot de reikwijdte van de verleende volmacht.
Op grond van artikel 10:6, lid 2 Awb verschaft de gemandateerde de mandaatverlener op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid.
Dit is de schakelbepaling waarin het mandaatbesluit van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op volmacht en machtiging. Zie ook de toelichting op artikel 1.
Omdat het mandaatbesluit centraal moet worden bijgehouden om een actueel overzicht te houden, is in dit artikel bepaald dat wijzigingen in het mandaatbesluit altijd in overleg met Juridische Zaken dient plaats te vinden.
Dit artikel behoeft geen toelichting.