CVDR372718_1Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen en betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de (fysieke en digitale) Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Westland 2015)nlregelingWestland2018-05-29WestlandElektronisch Gemeenteblad, 22-07-2015Archiefverordening gemeente Westland 2015Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2Gemeentewet, art. 107cGemeentewet, art. 108, lid 1Gemeentewet, art. 147gemeenteraadbestuur en recht2015-06-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-07-30nieuwe regelingOnbekend.Geen.Deze regeling vervangt de Archiefverordening Westland 2004.Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen en betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de (fysieke en digitale) Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Westland 2015)De raad van de gemeente Westland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 mei 2015, met nummer 15-0064991 gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, alsmede op de artikelen 107c, 108, eerste lid en 147 van de Gemeentewet;gehoord de beraadslagingen in de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving van 8 juni 2015;BESLUIT:vast te stellen de: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen en betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de (fysieke en digitale) Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Westland 2015).HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

archiefbescheiden: bescheiden zoals bedoeld in art. 1, sub c van de wet;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 en uitvoerende regelingen;

beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden;

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats;

g archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van (analoge en digitale) archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats:

de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

j beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel alsmede de griffier, adviesraden, commissies en organen (mede) ingesteld door de gemeente ('verbonden partijen");

k. documentaire verzameling bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde archiefbescheiden.

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

m. strategisch informatieoverleg: structureel overleg met als taak de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding voor te bereiden en te regisseren.

HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een (fysieke en digitale) archiefbewaarplaats, alsmede voor voldoende en doelmatige (fysieke en digitale) archiefruimten.Artikel31.De griffier is beheerder voor de gemeenteraad.2.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s) voor de overige gemeentelijke organen.Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het instellen van een Strategisch Informatieoverleg.Artikel5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel61.Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel7Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vastArtikel9Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat bij deelname door de gemeente in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen overeenkomstig de bepalingen van de wet geschiedt.Artikel10Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIII.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel11De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van deze archiefbescheiden.Artikel12De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen en/of bijstaan door ambtenaren van de gemeente dan wel door anderen.Artikel131.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel14De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de betreffende beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel15De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

opheffing samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aaneen andere beheereenheid overheidsorgaan of rechtspersoon;

b bouw. verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als (fysieke en digitale) archiefbewaarplaats respectievelijk (fysieke en digitale) archiefruimte en ruimten voor technisch beheer van informatiesystemen;

verandering van de plaats van bewaring archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering of uitfasering van een informatiesysteem; de eventuele conversie of migratie van documenten en informatiebestanden daarbij inbegrepen;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel16De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukIV.SlotbepalingenArtikel17De Archiefverordening Westland 2004 wordt ingetrokken.Artikel18Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Westland 2015.Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 30 juni 2015,de griffier, de voorzitter,N.Broekema J. van der Tak