Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen en betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de (fysieke en digitale) Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Westland 2015) |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Westland 2015 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening Westland 2004.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-07-2015 | nieuwe regeling | 30-06-2015 Elektronisch Gemeenteblad, 22-07-2015 | Onbekend. |
De raad van de gemeente Westland;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 mei 2015, met nummer 15-0064991
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, alsmede op de artikelen 107c, 108, eerste lid en 147 van de Gemeentewet;
gehoord de beraadslagingen in de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving van 8 juni 2015;
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen en betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de (fysieke en digitale) Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Westland 2015).
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een (fysieke en digitale) archiefbewaarplaats, alsmede voor voldoende en doelmatige (fysieke en digitale) archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het instellen van een Strategisch Informatieoverleg.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast
Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat bij deelname door de gemeente in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen overeenkomstig de bepalingen van de wet geschiedt.
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van deze archiefbescheiden.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen en/of bijstaan door ambtenaren van de gemeente dan wel door anderen.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de betreffende beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.