Organisatie | Oisterwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van documenten van de gemeentelijke organen 2015 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Oisterwijk 2015 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening Gemeente Oisterwijk 2015
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-07-2015 | Onbekend | 07-07-2015 EGB 2015-63065 | Onbekend |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris belast met het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk uit te oefenen toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden;
Hoofdstuk 3 van de regeling is mede van toepassing op archiefbescheiden die op grond van de voor de gemeente Oisterwijk geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk IIVerantwoordelijkheden voor de informatiehuishouding
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit de gehele gemeentelijke organisatie aangemerkt.
Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer functionarissen, alsmede aan een andere beheereenheid.In het mandaatregister wordt vastgelegd wat de gemandateerde taken enverantwoordelijkheden zijn van degenen die daartoe gemandateerd zijn
1.Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd en heeft
in die vorm rechtskracht. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging c.q. migratie.
2.Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens de wet
en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van: Informatie-architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding, duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening
Productie en vernietiging van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige duurzame materialen dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor toepassing van de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging in geval van wijzigen, verwijderen of vernietigen van zowel digitale als analoge archiefbescheiden, of onderdelen daarvan.
Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending het archiefexemplaar opgeslagen en door de beheerseenheid bewaard; een kopie wordt geauthentiseerd verzonden.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt conform binnen de gemeentelijke organisatie geldende procedures zorg voor het digitaal berichtenverkeer en specifiek voor de behandeling van ingekomen en uitgaande post en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van archiefbescheiden
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het aanleggen en bijhouden van een toegang op informatie, waarin die informatie wordt beschreven en in verband kan worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Uit de in artikel 14 van dit besluit bedoelde toegang blijkt te allen tijde waar informatie en eventuele onderdelen zich bevinden, wanneer of aan wie ze zijn overgebracht of overgedragen danwel of ze vernietigd of vervreemd zijn.
Hoofdstuk IV Beheer van archiefbescheiden
Bewaring van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het bewaren van de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen voor het beheer van de archiefruimten.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van zowel analoge als digitale archiefbescheiden behoeven naast de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk, ook goedkeuring van de archivaris.
Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke archiefbescheidenuit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. Voor raadpleging van digitale archiefbescheiden is een vergelijkbare autorisatiestructuur van toepassing.
Het is verboden archiefbescheiden te vernietigen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
in aanmerking komende archiefbescheiden.
2.Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van
geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college van
burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk slechts toegestaan aan
die functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met de
behandeling van de betreffende aangelegenheid.
3.Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het mededelen aan degenen aan
wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, welke archiefbescheiden aan enige
bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Hij bepaalt eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.
4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het college van
burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk voorwaarden verbinden.
Vervanging van archiefbescheiden
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Bij overdracht van archiefbescheiden aan andere beheerseenheden wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Selectie en vernietiging van archiefbescheiden
informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden bij de identificering van de archiefbescheiden zoals omschreven in artikel 11 van dit besluit.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van archiefbescheiden
Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem met bijbehorende handleiding en documentatie, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Hoofdstuk V De archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen alsmede van de in een e-depot opgenomen digitale archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit door hem voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris of een door hem aan te wijzen medewerker desgevraagd onderzoek in de door de archivaris beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen of van derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad van de gemeente Oisterwijk bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer gemeente Oisterwijk 2007.
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Gemeente Oisterwijk 2015.
Vastgesteld in de vergadering van het college burgemeester en wethouders van de
Het Besluit Informatiebeheer gemeente Oisterwijk 2015 (hierna: het Besluit) is gebaseerd op artikel 7, eerste lid, van de Archiefverordening Gemeente Oisterwijk 2015. Het Besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden. De bepalingen van het Besluit zijn van toepassing zowel op digitale archiefbescheiden (in verschillende bestandsformaten) als op papieren archiefbescheiden.
Het Besluit sluit nu beter aan bij de digitale ontwikkelingen in de eigen organisatie alsmede de steeds groter wordende nadruk op ketensamenwerking en de ontwikkeling van het e-depot: duurzame digitale opslag van informatie.
Voor de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding is aansluiting gezocht bij de organisatiestructuur van de gemeente. (Keten-)Samenwerking krijgt uitvoering in nieuwe vormen en ook in deze gevallen houdt de gemeente een eigen verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
In essentie wordt het origineel van een document (een “minuut”) bewaard en is het te verzenden document een kopie. Vergelijk de notariële akte: de ondertekenaar krijgt slechts een exemplaar mee “voor eensluidend afschrift”. Deze bepaling met een archief technische achtergrond dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures, mits daarbij rekening gehouden wordt met algemeen geldende procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren is dat echter wel noodzakelijk.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een samenhangend overzicht vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Bewaring van archiefbescheiden is de verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheerseenheid. Hij dient de bewaring conform de daarvoor geldende regels te organiseren alsmede te zorgen dat op archiefruimten aan de eisen voldoen.
De toetsing van de archiefruimten inclusief de opslag voor digitale bescheiden is de wettelijke taak van de archivaris (artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995).
Informatiebeveiliging is de verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheerseenheid. Voor de analoge omgeving is nog sprake van uitlening, terwijl in het digitale domein autorisatiestructuren toegepast dienen te worden.
Vernietiging van archiefbescheiden is aan regels gebonden. Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten door moedwillige vernietiging of ondeskundig beheer verloren gaan.
Om diverse redenen, o.a. privacywetgeving en openbaarheidsbeperkingen, dient geheimhouding van archiefbescheiden mogelijk te zijn of te geschieden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het hoofd van de beheerseenheid en is in de leden van het artikel nader uitgewerkt.
Bij vervanging, vervreemding en overdracht dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De vernietigingslijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
De in dit artikel genoemde taken zijn wettelijke verplichtingen: ook bij uitbesteding van deze bewaar- en beheerfunctie dient daarmee een archivaris te worden belast.
In dit artikel krijgt de archivaris de bevoegdheid om in de archiefbewaarplaats naast het archief van de gemeentelijke organisatie archieven van derden onder te brengen. Voor de gemeente Oisterwijk wordt dat uit cultuurhistorisch oogpunt van groot belang geacht.
De noodzaak om verslag te doen van het beheer van de archiefbewaarplaats is duidelijk.